淺談當前如何做好建設工程檔案管理工作

李偉倩

（周口市建設工程質量安全監督站，河南 周口 466000）

隨著網絡技術、信息技術的推廣應用，檔案信息化管理對企業的可持續發展、管理提升、經濟效益增長有重要作用。建設工程檔案是建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的基建文件、監理文件、施工文件和竣工圖的統稱。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理在立項、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件，工程檔案管理是建設工程質量控制的關鍵環節。在對建設工程質量、造價和工期進行管理的同時，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。

一、建設工程檔案管理的重要性

在建筑工程建設過程中，建筑工程檔案管理是基礎性工作。建筑工程項目實施過程中會產生各種文檔材料，包括前期批文、施工過程記錄、竣工驗收記錄、工程設備維護記錄等。這些檔案材料客觀、真實地反映了工程的詳細狀況。無論是在工程質量評定還是在工程竣工后的維護、管理當中，這些檔案材料都具備了十分重要的價值。同時，加強建筑工程檔案資源開發，有利于建筑企業累積管理經驗，或者說建筑工程檔案是建筑企業技術儲備的重要手段。在工程項目完成投入運營后，一旦出現問題，也能將工程檔案作為維護、管理依據，包括工程擴建、結構維修、局部改造等均需要原始檔案材料作為支持。建筑工程檔案不僅對項目本身具有指導作用，對其他同類型項目設計、建設活動等也具有一定的參考、借鑒價值。也就是說，建筑工程檔案能夠被反復利用、開發，其價值將不斷地被發掘出來。總體上來看，建筑工程檔案蘊藏了巨大的潛在經濟價值與社會價值。通過開發利用，落實相關管理工作，盡可能將這些價值發揮出來，進一步促進建筑工程項目建設。

二、目前建筑工程技術資料檔案管理中存在的問題

首先，檔案管理制度不完善。目前我國對工程檔案管理已經有文件制度和規定，但在執行過程中并沒有嚴格按照文件的規定去執行。建筑企業在施工時想到哪里就記錄一下，導致檔案的內容不夠全面，不能真實反映工程的實際情況，為工程在使用過程中帶來諸多麻煩。目前的施工中各個部門缺乏溝通交流，檔案也是各自進行管理，會出現一些漏記或者誤記的情況。其次，沒認識到檔案工作的重要性。在工程建設中只追求工程的經濟利益，忽視了檔案的建立和管理工作，沒認識到檔案對于整個工程所具有的重要意義，等到工程馬上竣工時才想起來檔案這回事，然后就憑記憶馬馬虎虎的整理檔案，應付檢查。造成這方面問題的主要原因是我們的審核部門對于工程結束時的檔案驗收工作不夠嚴格，才出現這么多不負責任的檔案問題。再次，缺乏專業的管理人才。目前，工程檔案的管理人員都是兼職管理，沒有專業理論做支撐，缺乏必要的技能，不能對檔案進行科學的管理，檔案管理者不能與時俱進，建立網上檔案管理平臺，完善檔案管理工作。

三、如何做好建設工程檔案管理工作

（一）加強對檔案管理的重視，促進檔案管理規范化。相關領導要樹立正確的檔案管理理念，轉變“重建設、輕檔案”的傳統觀念，增強責任感，采取積極正確的工作態度，促使全體人員對檔案管理有正確的認識，確保檔案管理工作能夠順利的開展。同時促進檔案管理機制的完善與規范化管理。應結合工程的特點對檔案管理制度進行完善，促使檔案管理更具有針對性和實效性。對檔案的收集、整理、歸檔及借閱等機制進行完善，促使檔案管理工作能夠有章可循。同時對相關的激勵機制進行完善，制定相應的規范和約束，提高相關工作人員的積極性，促進檔案管理工作效率的提高。

（二）完善管理技術，加強隊伍建設，實現檔案管理信息化。信息化時代工程檔案管理工作應逐步實現現代化管理。要加大工程檔案管理投入，更新管理技術及管理模式，提升檔案管理質量及效率，將其潛在價值充分發掘出來。通過計算機信息技術作為媒介，在部門之間構建檔案信息檢索、管理系統，能夠提升各部門檔案管理整體水平。同時，借助計算機信息化技術能夠在各部門間創建一個工程檔案信息互動平臺，保證檔案信息的流通性，有利于各部門協調好工程檔案管理工作。借助計算機技術進行檔案管理，能夠促進各個部門檔案管理水平的提高，同時促使各個部門能夠相互協調，提高檔案資料的有效利用效率，促進檔案管理工作效率的提高。同時按照檔案的性質和類型對其進行管理整理，并按照部門和類別進行分類，做好編號工作，更加方便之后的查閱。優化工程檔案管理人才隊伍，加強管理人員隊伍的建設，對檔案管理工作人員進行培訓，促進管理人員綜合素質的提高，采取多種培訓的方式促進檔案管理人員知識和技能的提高，檔案管理人員要不斷更新業務技能，促進建筑工程檔案管理工作效率和水平的提高。

（三）做好現場調查，做好檔案管理工作。工程的施工是一項復雜的工程，在這個過程當中會產生很多隱性信息，因此，在建筑工程檔案管理者要做好現場調查工作，多方收集信息并將其融入到工程檔案當中。對于其中的問題及時發現、及時提出和解決，這不僅能夠保證檔案信息的客觀性與準確性，一旦出現問題，檔案人員也能夠及時查閱相關信息，為問題解決提供信息依據，確保施工質量達到要求。通過這樣的方式能夠提高工程施工的質量，同時促進建筑工程檔案管理工作的完善。在建筑工程施工完成后，對工程竣工進行備案是工程檔案管理的重要內容。工程備案和工程檔案管理有著相同的本質，因此，在工程竣工后的備案工作應當和檔案管理工作進行聯系，對管理的機制進行深化，促使檔案的搜集、整理以及歸檔工作更加完善。