淺談電子考勤的優勢及簡介

朱春梅

(中國石化共享東營分公司人力資源業務服務部薪酬計發業務部，山東 東營 257000)

如何在電子考勤系統中完成考勤填報、考勤審核、數據傳輸等工作。人事資源共享分中心在勝利油田進行深入調研，明確基層的考勤模式、考勤管理方式、考勤現狀及實際業務需求，同中原油田、河南油田、江蘇油田、江漢油田、華東石油局等油田兄弟企業的考勤主管人員共同探討油田板塊企業考勤管理上的共性及差異性，再結合煉化企業的考勤管理特點及要求，梳理出各個直屬企業的考勤模式、管理方式、出缺勤項目和特殊出勤項目。

一、電子考勤的建設背景

(一)企業考勤現狀：(1)手工維護多張考勤表；(2)考勤數據須層層匯總，層層審批；(3)考勤管理人員不方便監控、核查考勤信息；(4)重復性工作量繁重，容易引起人為錯誤。

(二)電子考勤平系統臺優勢

1.簡便：考勤錄入簡便，日考勤數據可按排班自動錄入，考勤管理員僅需修改員工的特殊考勤項；考勤審核簡便，可隨時查看考勤結果；員工查看方便，可隨時查看考勤情況。2.靈活：可靈活搭建考勤架構，考勤員可填報多個機構中的不同考勤班組的考勤。考勤項目可根據單位實際設定，部分項目標準可自行設置。3.高效：只需維護考勤明細，考勤明細高度一致；考勤結果即時匯總，無需人工計算，便于及時核對；考勤結果審核后，可一鍵傳輸。4.準確：考勤結果系統自動匯總，減少手工操作，減少出錯概率；考勤結果可即時反查，即時修改。

二、電子考勤邏輯構架

（一）平臺的系統構架，考勤的基礎配置：

1.基礎支撐 統一授權，統一登錄，統一集成，電子考勤中的組織機構信息直接從SAP中調取，人員登錄的信息與中石化統一賬戶信息一致。

2.業務功能：用戶可根據前期的配置，完成班組管理、人員排班等員工分配操作。根據權限的劃分，可完成考勤填報和考勤審核。

3.系統管理：企業可根據自身要求進行機構、人員、班次、權限、考勤類型和考勤工資項的配置。

4.統計分析：維護考勤時，可在考勤匯總里實時看到所有考勤項的匯總，同時可以查看歷史考勤信息。考勤提交系統后，可導出考勤公示表

（二）考勤權限的處理，人員的分工

1.考勤錄入員：基層勞資員：根據員工出勤情況維護考勤內容，核實考勤匯總結果，確認無誤后提交上級審核。

2.勤管理員：負責企業人員、機構、班組的配置和日常工作中人員班組的調整。根據企業需求，可設置兩級審核；三級審核員：審核基層提交的考勤數據是否正確。發現錯誤時及時更改。確認無誤后，若二級需要審核時，將本單位考勤提報二級；若不需要二級審核時，可直接向HR系統發送考勤數據。二級審核員：審核三級單位提交的考勤數據，發現錯誤可打回三級單位進行更改。若數據無誤，可提交HR系統，完成考勤的維護。

三、電子考勤系統的操作指南

考勤系統的配置、填報、審核等操作。

（一）瀏覽器設置：使用IE9以上版本的瀏覽器；前期的兼容性視圖和歷史記錄的配置可保證人員操作時頁面格式的正確；若未完成配置，可導致使用者看不到操作按鈕或者界面空白等情況。

（二）系統配置：電子考勤初次上線時需要對所有人員完成配置，維護的順序依次為：機構設置—班組設置—人員排班—人員管理，若未完成配置，會影響正常使用。

（三）考勤填報：考勤填報可批量操作，也可單獨維護；機構設置中維護自動填報時，系統可每日自行填報考勤，無需人工點擊班次出勤；點擊考勤匯總可顯示所有人員出勤類型、天數；確認無誤后點擊提交，報上級審核。考勤狀態可隨時查看，方便企業核對該人員考勤數據處于何種狀態，有利于日常的檢查與核對。

考勤周期說明：按照集團要求考勤周期為月初至月末，部分考勤周期非月初至月末的單位，根據業務規范要求進行適應性調整。特殊出勤項目：大夜班、小夜班、節假日加班、休息日加班、付薪平日加班、野外出勤、艱苦地區出勤、一線工作出勤、灘海工作出勤。

（四）考勤審核、提交HR 待審核：基層單位已填報完成，提交考勤；已審核：三級審核員已審核通過基層單位考勤；被打回：被上級審核員駁回的考勤數據；未提交：基層單位尚未提交考勤。

四、推廣前景

（一）推廣狀況 目前，勝利油田應用覆蓋率已達到80%以上，每月錄入近8萬人的考勤，均成功用于工資計發。企業只要在考勤系統中錄入了考勤，就不需在SAP系統中再做考勤錄入及審批的操作。在勝利油田成功應用的基礎上，我們也針對安工院、儀征化纖、華北石油局、河南油田等企業的考勤需求，由盈科顧問進行了適應性分析對接，齊魯石化也專程到我們共享中心學習了考勤系統，做了深入的探討交流。

（二）應用現狀

明顯縮短考勤填報周期，效率大幅提高。以前基層單位需同時填寫多張考勤表，現在我們考勤系統一個界面即可滿足需求，手段由繁至簡；各級管理員可以直接查看到每名員工的考勤情況，管控力度得到提升；企業開通權限后，員工可在自助平臺隨時查看個人的考勤。

（三）系統展望

請銷假功能：集團公司的請銷假功能已開始調研論證，它將使考勤系統的功能更加完備。員工可通過系統隨時提出申請，管理人員可直接通過網絡審核員工申請，審核通過的假期直接集成到考勤中，實現系統出缺勤的自動錄入。員工請銷假更加便捷，管理人員審核更加及時、監督更加到位。將來還會發布統一的接口規則，規范接收外圍系統提供的考勤數據。實現與主流考勤機的數據對接；對于企業自建考勤系統，可直接與我們集成考勤結果數據。差旅報銷系統中的差旅假期數據也可實現集成。