電力企業(yè)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)策略研究

潘琴

（國(guó)網(wǎng)安徽省電力有限公司懷寧縣供電公司，安徽 懷寧 246121）

現(xiàn)如今，在經(jīng)濟(jì)全球化的大背景下，國(guó)內(nèi)的電力企業(yè)也不甘落后，正在飛速向國(guó)際化邁進(jìn)。從改革開放至今，國(guó)內(nèi)電力企業(yè)發(fā)展自動(dòng)化設(shè)備已經(jīng)投入大量的資金且獲得了良好的效果，控制系統(tǒng)的許多設(shè)備都已達(dá)到全球一流的水平，但對(duì)創(chuàng)建信息系統(tǒng)卻始終不夠重視，同時(shí)國(guó)內(nèi)電力企業(yè)相對(duì)落后還體現(xiàn)在檔案管理的工作中，檔案作為一個(gè)企業(yè)不可缺失的一部分，必須得到妥善的管理與保護(hù)。因此，電力企業(yè)加強(qiáng)檔案管理力度已是勢(shì)在必行。

一、檔案管理現(xiàn)狀存在的弊端

（一）檔案開發(fā)利用不足

檔案開發(fā)利用是檔案管理的終極目的，許多電力企業(yè)也建立了數(shù)字檔案館，檔案管理系統(tǒng)能與企業(yè)各部門系統(tǒng)互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、管理功能，但是數(shù)字化檔案各項(xiàng)功能并未得到充分利用，部分功能可能尚在開發(fā)之中，還有些功能還不夠完善無(wú)法使用。況且，檔案信息化本身就是一項(xiàng)有始無(wú)終的進(jìn)程，需要不斷開發(fā)、建設(shè)和應(yīng)用，決不能停下來(lái)坐享其成，在信息化過(guò)程中有這樣的想法會(huì)使企業(yè)檔案信息化成果很快落伍。

（二）檔案服務(wù)單一

檔案服務(wù)水平是衡量電力企業(yè)檔案管理質(zhì)量的重要標(biāo)志。隨著電力企業(yè)對(duì)外交往活動(dòng)的日益頻繁，對(duì)企業(yè)檔案服務(wù)能力提出了更高要求，然而現(xiàn)階段電力企業(yè)檔案服務(wù)形式過(guò)于單一，只能提供借閱、檔案資料初步編研這樣的服務(wù)形式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、日常管理、企業(yè)決策等對(duì)檔案服務(wù)提出的多樣化需求，而且現(xiàn)有服務(wù)也往往是被動(dòng)提供的，在主動(dòng)提供服務(wù)方面仍然存在很多不足。

（三）現(xiàn)代技術(shù)利用率低

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)檔案信息化成為發(fā)展的必然趨勢(shì)，由此造成檔案數(shù)據(jù)量急劇增加，但沿襲自傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的一套模式遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案信息化管理的需求 。而要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，電力企業(yè)檔案部門就必須轉(zhuǎn)變“重管理，輕服務(wù)”的觀念，充分利用現(xiàn)代技術(shù)為企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，然而如何開發(fā)先進(jìn)的平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變，對(duì)于許多電力企業(yè)來(lái)說(shuō)仍處于彷徨、觀望、等待之中，缺乏實(shí)質(zhì)行動(dòng)的結(jié)果就只能繼續(xù)沿襲過(guò)去的檔案管理模式。

二、電力企業(yè)檔案管理的有效措施

（一）提升企業(yè)對(duì)檔案管理的重視程度

電力企業(yè)的檔案管理人員若是想使檔案管理中存在的問(wèn)題逐一解決，就必須得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持，檔案管理只有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視才能有足夠的資金與人力投入，才能充分發(fā)揮其對(duì)企業(yè)的重大作用。但是檔案管理人員畢竟是執(zhí)行工作的主體，若只是讓領(lǐng)導(dǎo)來(lái)要求與強(qiáng)調(diào)，檔案管理工作依舊不會(huì)得到實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展，因此，管理人員需要積極主動(dòng)學(xué)習(xí)更多管理知識(shí)，在實(shí)踐中不斷探索更成熟有效的檔案管理方法，才能更好地促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升。

（二）有效提升工作人員的檔案管理意識(shí)

電力企業(yè)在將員工的個(gè)人信息、工作表現(xiàn)以及杰出貢獻(xiàn)轉(zhuǎn)化成文件、圖紙與資料等的過(guò)程中，投入了大量人力、物力與財(cái)力，但在部分企業(yè)進(jìn)行產(chǎn)權(quán)改革的時(shí)候，檔案的管理工作太過(guò)于敷衍，只是走個(gè)形式，檔案資產(chǎn)完全沒(méi)有得到應(yīng)得的開發(fā)利用。檔案是有形資產(chǎn)與無(wú)形資產(chǎn)記錄和憑證，它在某種意義上可以說(shuō)是企業(yè)資產(chǎn)的一部分。檔案部門可以利用現(xiàn)代化的方式，利用各種媒體來(lái)對(duì)檔案規(guī)范管理工作進(jìn)行強(qiáng)勢(shì)的推廣與宣傳，如此在引起領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的同時(shí)，還能夠受到社會(huì)各方的支持與監(jiān)督，使檔案管理的工作質(zhì)量能夠再進(jìn)一步。

（三）強(qiáng)化檔案管理機(jī)制

傳統(tǒng)的電力企業(yè)檔案管理都是處于比較“被動(dòng)”的狀態(tài)，檔案管理人員都是被動(dòng)等待需要保管的檔案，而通過(guò)完善檔案管理機(jī)制，加大對(duì)檔案管理人員的管理，實(shí)行績(jī)效考核管理機(jī)制，一方面可以督促員工的工作，讓員工有一個(gè)良好的參考機(jī)制，更好地完成本職工作；另一方面可以促使員工更加積極認(rèn)真地工作，主動(dòng)走出去聯(lián)系各部門，將等待檔案上門變成積極主動(dòng)工作，把收集變成搜集，使得檔案更加完善和豐富。同時(shí)，把晉級(jí)考核列入到平時(shí)的考核中去，讓個(gè)人的工作業(yè)績(jī)直接掛鉤到平時(shí)的晉級(jí)考核中去，將工作落到實(shí)處，做到事事有人管，事事有人負(fù)責(zé)。

（四）融入現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高檔案管理平臺(tái)的水平

首先，要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，因?yàn)闄n案大都涉及到公司的核心信息，其所存在的價(jià)值“不可估量”，一旦泄露，將會(huì)給公司造成巨大的損失，這就要求檔案管理人員必須具備高度的責(zé)任感和使命感，加強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng)和道德素養(yǎng)。另外，檔案管理人員還要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，及時(shí)了解行業(yè)新規(guī)，根據(jù)國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，及時(shí)變更和完善對(duì)檔案的管理工作，更好地為檔案管理服務(wù)。其次，要提高對(duì)檔案管理人員理論與實(shí)際相結(jié)合的運(yùn)用能力，將固有的理論基礎(chǔ)更加靈活和創(chuàng)新地運(yùn)用到實(shí)際工作中去，采取多種多樣的工作模式、豐富工作內(nèi)容，提高檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，讓其掌握先進(jìn)技術(shù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和摒棄已有的工作弊端，突破和創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的作用下，電力企業(yè)承受的競(jìng)爭(zhēng)壓力會(huì)越來(lái)越大，為使經(jīng)濟(jì)效益得到有效的提升，采用先進(jìn)的管理方法已是刻不容緩。受到信息時(shí)代影響的企業(yè)更應(yīng)該將其充分利用起來(lái)，做好基礎(chǔ)工作之后，將檔案管理工作信息化，使檔案的利用率以及管理人員的工作質(zhì)量得到行之有效的提升，因此，電力企業(yè)必須在對(duì)檔案管理采取措施的同時(shí)注重信息化管理，才能夠更好更穩(wěn)地發(fā)展下去。