淺談如何發(fā)揮計生業(yè)務檔案數(shù)字化管理的服務職能

梁秋英

（周口市商水縣化河鄉(xiāng)計劃生育服務中心，河南 商水 466131）

一直以來計生業(yè)務檔案的管理都是受到條件和管理以管理體制等方面的約束，存在很多的問題，導致服務職能發(fā)揮不完全，也制約了相關(guān)部門和機構(gòu)的管理。我國是人口眾多的國家，信息量龐大，所以科學的管理方法非常重要，應用數(shù)字化可以快速處理工作中的問題，使計生業(yè)務檔案管理不斷完善適應現(xiàn)代化發(fā)展需求，提高服務質(zhì)量發(fā)揮其服務社會的職能。

一、計生業(yè)務檔案管理服務職能的現(xiàn)實狀況分析

（一）計生業(yè)務檔案管理人員的服務意識

現(xiàn)代社會信息化全面普及應用，計生業(yè)務檔案管理也在不斷提高，由于計生業(yè)務檔案管理都是被動服務的，所以要想改變這樣的狀態(tài)激發(fā)其服務職能，就要轉(zhuǎn)變計生人員服務意識。隨著人口數(shù)量的不斷增加，計生檔案管理工作也越來越重，這樣的情況促使許多檔案管理人員將基礎性工作作為工作中心。忽略了服務行工作，因為這些工作無法在檔案中顯示，也無法反應檔案管理人員的工作效果，所以不被重視導致檔案資源價值沒有得到充分的激發(fā)。

（二）計生業(yè)務檔案管理不規(guī)范

由于計生業(yè)務檔案管理規(guī)范性不強，限制了檔案管理的效率，影響其服務職能的發(fā)揮也影響了工作效率。數(shù)字化管理下，因檔案信息管理不完善錄入不及時，使檔案查找調(diào)用不方便快捷，檔案使用需求得不到滿足，對檔案服務滿意度低。

（三）計生業(yè)務檔案管理者與資源需求者沒有建立良好的溝通機制

在實際工作中應當與檔案的使用者進行溝通，這樣的方式有助于快速了解使用者的需求，根據(jù)需求提供精準的服務。由于體制的原因計生業(yè)務檔案管理人員都歸屬于衛(wèi)生和計劃生育部門的管理下，獨立性較低所以導致溝通較少，也受溝通形式的影響，使得計生檔案使用者和需求者與計生檔案管理人員存在很大的距離，難以深入了解滿是實際需求。

二、制約計生檔案管理數(shù)字化發(fā)揮服務職能的因素，堅持發(fā)展計生業(yè)務檔案數(shù)字化管理

（一）制約計生檔案管理數(shù)字化發(fā)揮服務職能的因素分析

現(xiàn)階段數(shù)字化管理模式是在原來紙質(zhì)管理上建立的，其主要的管理特點和模式?jīng)]有發(fā)生改變，所以原來的缺點也是存在的。信息的載體是管理的核心，要想根本改變是控制對象，將原則的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案管理。實際情況是很多的計生業(yè)務檔案管理者沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓，數(shù)字化收集意識不夠，對其重要性沒有足夠的認識，對檔案整體流程了解不夠，導致對檔案經(jīng)常使用的材料不能進行及時的處理和處理的不夠完善。

（二）堅持發(fā)展計生業(yè)務檔案數(shù)字化管理

管理者在進行數(shù)字化管的過程中，為了符合數(shù)字化檔案管理的要求應當對應用數(shù)字化進行信進行有效的監(jiān)管，使計生業(yè)務檔案發(fā)展更加便利快速。計生業(yè)務檔案管理數(shù)字化能夠讓操作人員運用更加合理且方便快捷，檔案管理和查詢快速便利，更好的發(fā)揮服務職能為檔案使用者提供更好更高效的服務。信息化數(shù)字化是現(xiàn)代管理的必然，在未來的發(fā)展進程中數(shù)字化將會被很多領(lǐng)域所應用，計生檔案管理也會大量的應用數(shù)字化管理，更好的服務計劃生育工作，發(fā)揮其輔助作用。使計劃生育工作人員不僅可以快速準確的查詢檔案，也可以更好的建立檔案管理制度，更方便管理計生檔案，在計算機網(wǎng)絡的覆蓋下創(chuàng)建高科技的工作管理環(huán)境，并不斷發(fā)展壯大逐漸加大普及范圍，使人們對計生業(yè)務檔案數(shù)字化管理和服務更加了解并充分發(fā)揮其服務職能。

三、發(fā)揮計生業(yè)務數(shù)字化管理服務職能的策略和方法

（一）培養(yǎng)高素質(zhì)人才

計生業(yè)務檔案管理人員的素質(zhì)決定著計生業(yè)務檔案管理和服務水平，計生業(yè)務檔案管理者要盡快適應數(shù)字化管理的模式，隨著數(shù)字化的廣泛引用，靈活掌握使用數(shù)字化的人員應當給以重視，重點培養(yǎng)成為業(yè)務骨干，帶領(lǐng)新員工，激發(fā)其他工作人員的工作積極性。使所有的工作人員都能快速的熟練掌握理論基礎并熟練運用，計生業(yè)務人員不僅要掌握現(xiàn)代化的檔案管理制度也要熟練掌握計算機網(wǎng)絡技術(shù)，精通計生檔案數(shù)字化管理業(yè)務，成為技術(shù)全面業(yè)務能力強的復合性人才。計生業(yè)務管理者也要不斷引進新的人才來進行管理，可以自主培養(yǎng)也可以引起人才，通過各種方式方法來提高計生檔案人員的知識結(jié)構(gòu)和綜合素質(zhì)，為計生檔案業(yè)務數(shù)字化管理培養(yǎng)一支優(yōu)秀的人才隊伍，使計生檔案數(shù)字化更好的服務社會。

（二）創(chuàng)新意識的培養(yǎng)

計生檔案管理人員要善于總結(jié)經(jīng)驗發(fā)現(xiàn)問題，結(jié)合實際工作為計生檔案服務獻計獻策，運用新的理念和思路為計生檔案管理增添新活力，改變原有的傳統(tǒng)思想，轉(zhuǎn)變思維方式創(chuàng)新管理和服務理念，促進計生檔案管理發(fā)展。

（三）加大投入，強化計生業(yè)務檔案管理規(guī)范化建設

在數(shù)字化過程中，要運用各類軟件完善基礎建設，所以要相關(guān)的機構(gòu)和管理部門加大投入力度，使計生業(yè)務檔案部門擁有先進的設備，有利于計生業(yè)務的開展，支撐檔案管理更加科學更好發(fā)揮其服務職能提供強有力的保障。強化計生業(yè)務檔案管理規(guī)范化建設，要先強化檔案管理基礎工作規(guī)范化，然后要定期歸檔并對其進行檢查。其次規(guī)范信息的錄入，要求信息完善準確錄入，為檔案使用者查找和調(diào)用提供方便。

（四）加強計生業(yè)務檔案的監(jiān)控和情報監(jiān)控

數(shù)字化進程中，不斷運用新模式能夠有效的增強檔案的標準與安全性，在信息情報管理過程中，進行網(wǎng)絡監(jiān)督詢問能有效控制更新計生信息得到最新資料。

結(jié)束語：

結(jié)合全文，就如何發(fā)揮計生檔案數(shù)字化管理進行簡要的闡述和分析，數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，如何將其優(yōu)勢充分發(fā)揮，使計生檔案管理更加科學合理，更廣泛的服務于社會，是計生部門應當關(guān)注的問題。如何制定合理的政策和完善服務體系，使檔案管理走向更科學的發(fā)展道路，更能服務于社會，促進我國計生檔案數(shù)字化管理發(fā)展進程。