基于現代人力資源管理的人事檔案管理初探

李俐虹

（重慶日報報業集團，重慶 401120）

前言：現代人力資源管理將人才的開發與培養作為根本目標，而人事檔案是記錄人才各方面信息的主體。所以，基于現代人力資源管理的要求，人事檔案管理工作必須變革與創新，從而滿足人資管理的需求。

一、現代人力資源管理與人事檔案管理的關系探微

人事檔案管理發的主要對象是人事檔案，其中記錄了各崗位工作人員的基本信息、健康情況、入職時間、崗位績效情況以及技能資格水平等各類信息，這些信息在人力資源管理實踐中將會成為主要的依據，基于人事檔案中所記錄的信息進行細化與拓寬，可以獲取更多的員工信息資源，進而為現代人力資源管理提供有效依據。由此可見，人事檔案是現代人力資源管理的重要依據。

二、現代人力資源管理視角下人事檔案管理分析

第一，現代人力資源管理視角下，人事檔案的收集機發生改變。傳統人事管理指導下，人事檔案主要包含的就是各崗位工作人員的基本信息。隨著現代人力資源理論的誕生與實踐，對于人事檔案信息提出了新的要求，不僅需要基礎信息作為基礎人事管理的依據，由于現代人力資源管理側重戰略性管理，立足人才開發與培養，所以要求人事檔案中必須包括各崗位工作人員的職業技能、職業素養以及職業精神等相關方面的信息，這些信息都需要檔案管理工作人員在日常工作實踐中積極的搜集、分析與整理。為了挖掘上述隱性的信息，檔案工作者必須要積極轉變傳統工作理念，明確現代人力資源管理的目標與宗旨，根據單位人資管理制度以及各項考核制度，定期展開考核工作，在考核的過程中分析各崗位職工的工作能力、發展潛力以及職業素養、道德品質等相關信息，并將其整理之后納入到人事檔案當中。與此同時，還要將各崗位工作人員對于崗位以及單位內部管理等方面的想法、建議、意見等納入人事檔案信息系統當中，尤其一線工作人員對于崗位以及工作的態度更應該重視[1]。由此可見，現代人力資源管理對于檔案工作人員提出了更高的要求，需要相關工作者在實踐中可以實事求是、與時俱進，結合單位實際情況以及人力資源管理機制，在搜集檔案信息的過程中拓寬思路，注意搜集各崗位工作人員在實踐中所產生的隱性信息，從而為單位的管理活動以及決策提供依據，確保單位內部形成良性的發展機制。另外，檔案工作人員在日常工作中一定要積極與各崗位工作人員溝通，了解他們的內心想法，聆聽他們的聲音，進而挖掘更多有價值的隱性信息。

第二，現代人力資源管理視域下，人事檔案的管理機制需要變革。在傳統人事檔案管理實踐中，主要針對的是各崗位工作人員的基礎性信息進行歸檔與保管，不需要對信息進行深入性的挖掘，檔案管理活動只是一些基礎性的工作。而從現代人力資源管理的角度出發，為了確保現代人資管理機制的順利構建與落實，檔案管理人員需要從宏觀戰略的角度出發，科學規劃檔案管理工作的流程，制定檔案管理工作的目標體系與運行機制，例如如何對人事檔案進行細化與深度挖掘等。在開展人事檔案管理工作的過程中，需要相關部門領導對其進行監督管理，及時檢查檔案管理工作的目標達成情況，同時需要對檔案工作人員實施考核，將檔案工作者的目標達成情況與薪酬福利掛鉤，從績效考核與激勵機制的視角激活檔案工作人員的積極性，使其可以按照現代人資管理要求展開工作。基于此，事業單位檔案管理人員應該進一步強化對人事檔案分類與匯總的力度，集中針對知識成果以及技能水平提升方面“做好功課”，從而使得單位內部的各類信息可以有次序的保存下來，促進單位內部各崗位工作人員知識水平的動態性提升[2]。眾所周知，在一個單位內部人員是存在一定流動性的，所以檔案信息一定要實時更新，這就需要檔案工作人員能夠時效性的掌握個工作崗位人員的最新信息，并將其整理歸檔。為了達成這一目標，事業單位的檔案工作人員要變被動為主動，積極主動的搜集單位內部的人事檔案信息，并且快速的整理歸檔，提取具有價值的信息。

第三，基于現代人資源管理的人事檔案管理必須充分利用信息化技術，所以構建完善的人開始檔案信息管理系統當務之急。傳統的人事檔案通常為紙質形式，紙質人事檔案在管理、提取、查閱等過程中具有一定的難度，不僅增加了檔案管理工作的工作量以及難度，同時也不利于人事檔案利用效率的提升。為了適應信息時代的需求，全面提高人事檔案的利用效率，事業單位應該借著信息化時代的“東風”，積極構建人事檔案信息管理系統，將人事檔案電子化，全部納入到信息系統當中，方便各部門的查找與傳遞，從而滿足各部分工作的需求。與此同時，信息化檔案管理系統的構建，可以為人事檔案的實時更新提供方便，將會極大程度的提高人事檔案的管理效率。在事業單位中，人事檔案信息管理系統可以利用Web的B/S模式，充分利用網頁瀏覽器連接到人事部門的人事檔案管理客戶端，為了確保檔案信息的安全，需要在系統當中設置系列管理權限，區分管理人員與用戶的身份，從而便于人事檔案的查找、提取、調閱與管理，方便人事檔案信息的利用，滿足單位人才開發與人力資源規劃等方面的需求。

結語：綜上所述，人事檔案在現代人資源管理中發揮關鍵作用，可以為現代人力資源管理機制的構建與運行提供依據。為了更好的適應現代人力資源管理的需求，人事檔案的搜集機制、管理機制以及運行機制都要變革與創新。希望通過文章的闡述，可以使得事業單位檔案工作人員深刻認識到人事檔案管理工作的重要意義，結合現代人力資源管理理論與要求，與時俱進的轉變工作理念，實事求是分析當前工作的不足，積極探索人事檔案管理工作的創新路徑。