事業單位行政事務人員日常事務處理技巧淺析

陳立軍

（響水縣農機安全監理所，江蘇 響水 224002）

行政事務人員崗位隨著社會不斷變革，本質未變，只是從業性質和職能以及作用各不相同。在事業單位中，行政事務人員承擔著重要角色，作用不言而喻。對領導日常事務的處理，乃至協調、組織等都發揮著不可替代的功效。其工作性質比較繁雜和瑣碎，工作內容包羅萬象，既有接聽重要電話，又要進行信息的有效處理，作出會議的安排，包括還要做好公務接待，文檔處理等。可見，要想成為一名優秀的行政事務人員，需不斷在實踐中學習才行，從經驗中獲得更加有效的做事技巧和辦事方法，可極大的提高辦事效率，才能進一步有助于事業單位的相關工作正常開展。本文以行政事務人員的實際工作經驗作為研究的起點，重點介紹了行政事務人員對日常事務的具體處理發方法，進而為其在工作效率提升作出建議總結。

一、事業單位行政事務人員必備的事務處理辦法

對從業人員的實際情況加以總結和概括發現，行政事務人員有五種方法可選擇，以讓事務處理更高效。它們分別是臺賬分類、追根究底、舉一反三、日志記錄、全局統籌，這些是事業單位行政事務人員最為常見且應該把握的幾種方法。

（一）臺賬分類法

臺賬分類法從表面含義理解，即指在日常工作處理中，建立工作相關臺賬，并能實時維護和更新，進而提升工作效率。這種方式的好處很多，一方面可讓工作變得更加清晰有序，另一方面解決了繁瑣的工作外，還能使工作程序更加標準和規范。在數字化時代下，計算機臺賬的處理辦法也發生了改變，相關模式更能體現出臺賬計算方法的科學性和有效性，極大的促進臺賬系統及數據庫的建立，以更好的模式對相關問題作以更新和維護，讓工作更加得心應手，不會影響工作進程，也不會造成工作失誤，整體上極大的提升了工作效率。

（二）追根究底法

面對領導交辦的事務，很難找到一種適合的辦法，而追根究底法提供了解決思路。因為，領導交代的特殊事務，一般都存在線索少，難度大的特點，而領導不會很詳細的交代整個事務的做法和思路以及其他方面，在比較籠統的情況下，相關從業人員要想從根本上解決問題，順利完成領導交代的任務，就必須要尋根究底，不僅要對問題本身進行尋查和努力，還要對事務的根源加以追查，理清事務的來龍去脈和前因后果搞清楚之后，能很大程度的把握事情重點，進一步領會領導指示，以最正確的方法切入問題的核心，進而快速而準確的解決問題，否則會事與愿違，背道而馳。

（三）舉一反三

處理日常事務不能按部就班，要學會觸類旁通，舉一反三，這樣才能更大程度把握解決問題的要領，不至于陷入問題的泥潭里無法自拔，只有做到靈活、遷移，才能很大程度的為領導分憂，幫助其順利的開展相關工作。工作開展的及時性和效率高低，乃至是否優質，在一定意義上影響著事務本身的結局和一切工作的開展狀況，還對事務人員的考評掛鉤，決定著其能否獲得較好的評價和獎勵。這種方法本質意義上是一種將問題的本質搞清楚后，對問題開展一系列的挖掘與探討，進而作出可行性的意見和建議，推動整體工作向著更加良性的角度和狀態發展。

（四）日志記錄法

行政工作看似簡單，實則很繁瑣，每天都有大量的信息要處理，倘若方法不當勢必導致事倍功半，相反則事半功倍，只有能將雜亂無章的事務處理的井井有條，才能在該項工作中獲得成就感。顯然，個人日志記錄法具有一定的解決問題的優越性，能很大程度上對相關事務進行整理和規劃，形成有效記錄，每一件事都有設定和提醒，才能做到不遺漏的現象。

（五）全局統籌法

在工作進行全方位的統籌規劃，使工作得到有效梳理，采取合并同類項或者其他方式對相關問題有效整合，并進一步的按計劃完成工作安排，通過將傳閱文件和相關緊急文件分開處理，更好的將領導交代的任務妥善完成。

二、事業單位行政事務人員需學會日常事務處理辦法

日常事務處理中，有方法和技巧可循，事業單位行政事務人員通過技巧學習，讓相關工作的開展和問題的解決更得心應手。在方法上可從以下幾個角度作參考。

（一）信息處理辦法

信息處理是行政事務人員重要的一項工作內容，每天都需面對。信息技術發展到現在，內部信息對于事業單位至關重要，內部信息對于一個單位的穩定和發展有著直接的作用，促進整體運行。行政事務人員務必要注重信息的歸納和處理，并能按照分類臺賬和其他的方法進行有效處理，及時且準去的將工作中所需的信息能準確提供，并且能促進事業單位充分的發展，在這方面行政人員要積極的探索。

（二）協調溝通辦法

事業單位行政工作對于有效溝通的重視程度很大，因為，其本質上反應了比較多的溝通。這樣一來，如果采取更好的溝通辦法，對問題的解決則更有利。在溝通中，從業人員要有大局意識和整體思路，能站在領導者的角度考慮問題、分析問題，并擁有明確且清晰的思路，調動一切有效力量。行政事務人員要求處理好上下級的關系，在一定程度上做好聯絡性工作，加強技巧性探索，能面對不同職務和個性的人有較為穩妥的表達，進行提升溝通的有效性。

（三）文檔處理辦法

文檔的處理要有幾個基本的程序，即簽收，登記，呈批，以及復印發送等，事務處理人員首先得明確這些步驟。另外還有學會原始材料的管理，電子文檔材料的管理，能在一定意義上保證文檔的正常發行，實現管理的科學化，也能較為穩妥的幫助部門人員實現文檔歸庫管理。不僅如此，在會以安排、電話接聽上，需做到及時準備和匯報，對于突發事件能做好應急反應，讓會議有條不紊的如期進行；接聽電話能有效的控制好語速、語調、語氣、時間把控，更加專業化的完成上級布置的任務，促進事業單位工作順利開展。

三、結語

面對繁瑣的事業單位行政事務，只要事務人員能擺正態度、調整心態、明確任務、熟悉技巧、善于行動、敢于創新、熱愛學習，就能在經驗總結中不斷提煉做事的最佳途徑，為增強辦事能力打下結實基礎，進而成為稱職的辦事人員。