淺析如何做好醫院檔案開發利用工作

李智霞

(湖南省湘潭市第一人民醫院，湖南 湘潭 411101)

一、醫院檔案開發、利用中的突出問題

(一)基礎工作不到位

醫院檔案資料的開發、利用工作開展以前必須做好一些基礎工作。目前，我國已大體形成了檔案法律體系，相關的法律在檔案管理中也發揮了特有的價值。然而，檔案資源信息開發、利用方面的法規建設不到位。例如：檔案立法對數字檔案、電子文件中的法律地位、檔案信息開發、利用涉及的保密條例等。檔案資料具有一定的存儲與管理標準，因此，傳統的醫院檔案硬件設施越來越不能適應現代化醫院發展要求，例如：自動調溫、自動通風條件薄弱，庫房空間狹小，缺少檔案管理經費等問題，導致紙質材料受損、重要檔案受潮、部分檔案在較差的庫房設施以內，在沒有形成檔案以前就失去價值，造成醫院檔案資源的嚴重浪費。

(二)輕視檔案價值

現階段，我國很多醫院管理者沒有對檔案的價值予以充分地了解，給檔案管理工作帶來不利影響。檔案是對歷史事件的真實記載，其憑據、證明功能形成了檔案的基本價值——憑證價值。檔案成為醫生處理問題的第一手資料，起到重要的參考作用，這種廣泛、可靠的參考作用，形成了檔案的情報價值。因此，醫院領導必須對檔案的價值予以充分地重視。然而，當前部分醫院領導依然堅持“重發展、輕檔案”的思想，誤以為檔案管理只是檔案人員負責的工作，直接影響了檔案資源的開發、利用效率。

(三)傳統的服務理念

檔案材料不齊全，缺少規范性。長期以來，檔案資料的形成機構因協調能力不足，未做到責任到個人，使得檔案材料的采集存在嚴重的拖拉、不規范現象。檔案工作人員對檔案材料的采集非常被動，“你送我收，不送不收”的現象普遍存在，錯誤地認為檔案管理工作呈現滯后性，以為只要做好日常的歸檔、立卷、鑒定、保管等工作即完成任務，缺少應對新問題的經驗，此外，醫院檔案管理范圍不清晰，內容劃分不明確，使得很多本應劃入管理范圍的檔案得到有效的管理，流失了大量寶貴的檔案資料。

(四)編研成果呈現滯后性

當前我國醫院的編研資料多數源自于院內的原始資料，往往是某些基本事實的簡要陳述，很少涉及外部信息，因平時缺少主動編集、編研的意識，導致檔案資料的編研成果呈現滯后性。此外，編制的檔案資料未在大范圍產生宣傳、教育作用，極大地降低了檔案資源的利用率。

二、我國醫院檔案開發利用的有效策略

(一)積極地更新工作理念

現如今，在創新、開放、和諧的社會環境下，醫院檔案管理人員一定要積極地更新理念，對自己的角色進行重新定位，從傳統的保管、利用的角色轉化為一邊保管，提供利用，一邊擔負知識分子的責任，形成了自主服務的意識。為深化醫院各個職能機構、臨床科室了解科研、醫療、教學工作對檔案資料的需求，有目的性地提供各類專題檔案，讓檔案利用者更好地意識到檔案管理的價值。利用醫院內部網站、報刊，大力宣傳我國頌布的檔案法律，增強檔案管理意識，讓醫院領導層、中層干部、一般職工對檔案工作予以高度地重視，促進醫院的檔案工作與各項科研、管理、經濟建設等工作緊密聯系。

(二)提高編研人員業務能力

為了充分地發揮檔案人員前期工作的作用，提升醫院檔案資源的利用率，必須做好檔案資料的編研工作。相關工作者應當加大對醫院現有的檔案的利用程度，以編寫衛生志、院志、印發畫冊、舉行展覽等方式，對檔案信息的價值進行有效地宣傳，讓醫院內部的職工系統地了解醫院的發展史，增強廣大職工的榮譽感、歸屬感。對于醫院領導關注的工作熱點，可以進行有效地編研，例如：《醫院應急事件指南》、《醫院規章制度匯編》等專題，從而為領導做出重大決策帶來可靠的參考。

(三)有效進行檔案鑒定

檔案管理的有兩個期限，即定期、永久。醫院的檔案資料一旦到了預先規定的保管期限時，必須組織專業人員加以鑒定，以確定檔案是否需要銷毀，或者繼續保管。對于利用周期長，利用率較高的檔案，若已經達到規定的保管期限，也要予以期限的延長，這表明了檔案具有較高的應用價值。相反，如果檔案的利用率低，就算沒有到達相應的保管期限，也要適當下調保管的期限，表明該檔案資料的保存意義不大。有的檔案需要進行反復的鑒定，其保存價值也要具體結合實際需要進行調整，以確定最佳的保管期限。

(四)強化檔案管理者的培訓力度

可以說，醫院檔案人員的綜合素質直接關系到內部檔案資料的管理質量。相關領導有必要加強檔案管理人員的培養力度，并劃入醫院的人才培養計劃中。由于檔案管理工作存在較大的變數，檔案人員既要提升自身的修養以及業務能力，又要積極地參與各類學術論文、學術研究的撰寫，經常瀏覽一些檔案書籍，深度挖掘檔案價值，具備高度的責任感，潛心鉆研醫院檔案的特點，最大化地發揮醫學檔案的作用。

(五)啟動檔案資源動態管理模式

長期以來，醫院進行檔案管理時均采用靜態模式，側重于檔案資料的整理、儲存，降低了檔案的利用率。而動態的檔案資源管理模式，有利于檔案利用率的提升。相關工作者可以在利用醫院內部各類檔案期間，加強對醫療工作中動態形成的檔案信息的編輯、撰寫，加強醫院文化建設，設立新的科研項目、推廣科研成果，廣泛地宣傳醫院的專家名醫、特色的醫療服務、重點學科，為百姓就醫提供更大的便利。此外，還需要建立檔案利用的反饋機制，最大化地滿足檔案資源利用的需求。

結束語：

總之，檔案管理關系社會的發展，醫院檔案是我國醫院機構重要的財富。如果未能有效地得開發、利用檔案資源，檔案的價值就難以體現。在信息時代下，醫院領導及相關檔案管理人員必須對檔案價值予以充分地認識，不斷地從檔案中獲得營養，為醫院開展醫療服務、科學研究、專業教學提供參考，促進醫院可持續發展。