新形勢下做好企業檔案管理工作的思考

張鳳宇

（天津市第二煤氣有限責任公司，天津 300000）

一、前言

企業檔案是指在生產經營、科學研究活動中形成的各種有價值的資料的總和。它與企業的經濟信息和相關信息共同構成了企業的信息資源，對企業的經營管理、戰略決策等起到了積極的作用。檔案管理是企業管理的重要組成部分。它對規范企業行為，提高企業工作質量和效率具有十分重要的作用。完善企業檔案管理是維護企業歷史的重要任務。隨著社會主義經濟體制的逐步完善，企業已成為市場競爭的主體。它們的地位、功能、內部機制和外部環境都發生了重大變化。企業檔案管理的內容、范圍和復雜性不斷深化和擴大，檔案信息在收集和管理中的數量不斷增加。因此，企業檔案管理的規范化、科學化在很大程度上反映了企業的績效和管理水平，但目前我國部分企業檔案管理工作能力薄弱，檔案積壓嚴重，對企業的發展有很大影響。為了全面提高企業檔案管理的水平和質量，更好地發揮企業檔案的作用，必須加強企業檔案工作，實現企業檔案工作的順利發展。

二、新形勢下如何做好企業檔案管理工作

（一）重視企業檔案管理工作，加強檔案人員和領導人員的管理意識

企業檔案的發展，不僅要著眼于近期的實施計劃，而且要制定長期規劃計劃和短期實施計劃，建立各種規章制度，改善企業檔案管理條件，明確檔案、資料室和辦公室。目前，檔案管理工作還存在一些不足，無法完成企業的全面發展，阻礙了企業的發展前景。檔案管理是一項集服務與管理為一體，貫穿各單位各部門的高度專業化工作。檔案資源以文本、圖像、視頻等多種載體形式存在。在市場經濟環境下，檔案資源是單位的重要無形資源，是重要信息的來源，是領導科學決策的基礎。隨著全球經濟一體化進程的推進，檔案工作者的工作重點是檔案信息資源的開發利用。檔案工作者通過對檔案資源的整理、挖掘和提取，開發有價值的信息資料，為用戶提供及時的服務，使用戶得到啟發，激活檔案信息，成為現實生產力，為經濟發展提供服務。檔案管理不應局限于檔案室，而是為本單位的發展服務環境。檔案工作者不僅要有專業的、系統的檔案管理知識，而且要加強管理人員和企業員工的檔案意識。檔案工作人員不僅要定期培訓學習，而且要全員學習，檔案工作人員要不斷學習檔案管理的工作方法，全員學習公司檔案制度的檔案。只有通過學習，才能提高全體員工的檔案素養，創新工作方法，否則只能堅持舊方法。此外，建立檔案員晉升機制，是穩定檔案建設的有力措施，也是檔案員積極探索、學習檔案管理的良藥。

（二）建立健全完善的企業檔案管理制度

加強制度建設是完善檔案管理機制、開展檔案工作的保證。檔案管理人員應當根據工作實際，制定切實可行的檔案管理操作規程，努力做到有章可循。當前，要修訂和完善現有的檔案制度，實現檔案管理的制度化、規范化。由于檔案管理工作是一項復雜的工作，具有保密性，檔案工作應采取集中管理、統一存儲的方式。所有檔案都要由專職人員管理、歸檔、保管，形成一條工作線，使檔案管理工作規范化、制度化。在新形勢下，有效的檔案管理首先要把法律規定擺在首位，建立健全法律法規，使檔案管理制度具有法律依據。但是，企業領導和員工也要提高法律意識，強化法律觀念，使企業檔案管理合法化、規范化。企業應當及時發現檔案管理中存在的問題和漏洞，建立健全檔案管理制度和規章制度，限制承辦單位遵守規章制度，確保檔案信息的正確管理和使用。

（三）重視企業檔案的搜集工作，將信息化建設融入到企業檔案管理中來

目前，企業檔案工作還存在著收集結構不合理、檔案組成優化不充分、收集不全、重量輕、重量輕、使用輕等不合理因素。這將制約企業的生存和發展，必須盡快加以改變。檔案收集是檔案工作的基礎和出發點。沒有檔案的收集，就不會形成檔案。檔案的收集質量直接影響到檔案的質量。企業檔案（室）要加強檔案的收集，千方百計擴大檔案的范圍和種類，努力建設數量充足、內容豐富、結構合理、質量優化、特色鮮明的檔案信息資源保障體系。信息化是檔案管理發展的重要方向，是經濟發展的必然要求。實現檔案信息的數字化存儲與處理，實現檔案信息的收集與傳遞網絡化。因此，企業必須加快檔案管理現代化，堅持檔案信息化建設與企業信息化建設同步的原則，把檔案信息化建設納入企業整體。在信息化建設的規劃和規劃中。按照統籌規劃、分步實施、安全保護的原則，實現信息資源共享和信息服務網絡化，提高檔案管理水平和檔案利用價值。提高企業檔案的管理水平，必須從大量的信息資料中選擇企業可以使用的有價值的信息，在入庫時嚴格控制質量，按不同屬性進行科學分類，將各種信息資料結合起來。在找出它們之間的有機聯系的基礎上。在企業檔案的整理、鑒定、保存等各種業務基礎上，應注意保證檔案的高質量。

（四）提高企業檔案人員的職業素養

檔案工作人員的專業素質直接影響著檔案管理工作的質量。要使檔案工作者適應檔案管理的需要，首先要充分發揮檔案工作者的積極性和創造性，努力提高檔案工作者的知識水平和管理能力。檔案工作人員應當具備語言文字能力、信息開發能力、運用現代科技手段和創新能力。為了適應時代的發展，檔案工作者應通過專業培訓和自學相結合，不斷學習新的知識和技能，以滿足現代檔案管理的需要，滿足用戶的需要，更好地為廣大用戶服務。

三、結束語

總之，在新形勢下，只有與時俱進，才能開創檔案管理的新局面。做好檔案的開發利用工作，可以為社會進步作出重大貢獻。檔案管理的未來充滿了機遇和挑戰。檔案工作者必須積極把握時代的節奏。在檔案管理工作的實踐中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，使檔案工作與企業的發展和創新保持同步。