淺談事業單位檔案管理的現狀與對策

方偉波

(扶溝縣疾病預防控制中心，河南 周口 466000)

一、檔案管理工作的重要性

檔案信息作為事業單位的重要決策依據，對其進行精細化管理尤為重要。將檔案管理工作中的各個環節進行細化和分解將精細化理念融入日常工作中，總結和歸納出最佳的工作流程和方法，提升工作效果和質量。檔案建設是全面建設和長遠發展最基礎性的、不容缺失的重要內容，建立系統、科學、民主的管理制度，對其生存與發展極為重要。事業單位檔案工作制度建設，就是按照規范化的質量和效率，適應事業單位協作化、規范化、科學化運行的需要，并便于監督和評價。在事業單位發展的過程中會有很多重大事件發生，檔案就記錄著這些重大事件的發生、發展、處理，檔案管理可以提供具有法律效力的憑證。因此，通過規范化的細化流程操作做到各項工作的數據化和標準化,將檔案管理涉及的各項流程按照環節進行精確、高效、持續的協作運行,從而落實檔案管理責任,明確崗位職責,對于日常工作中發現的問題要及時檢查、發現、處理、糾正,確保檔案管理的順利開展。

二、現階段檔案管理存在的問題

(一)檔案管理機制不完善，檔案室保管條件較差。缺乏完善的法律法規，現階段針對事業單位的檔案管理工作沒有完善的規章制度，單位對于檔案管理工作不夠重視，導致開展檔案精細化管理困難重重,缺乏規范的支撐和理論基礎依據。少數單位綜合檔案室變成了雜物室，設施設備老化，有的綜合檔案室設施設備不齊全，檔案柜也不統一，比較零亂。個別單位檔案室設防意識不強，設施設備不完善，管理體制不到位，使部分檔案信息泄露，缺失等問題。

(二)信息化應用程度偏低，檔案資料的利用水平有限。現階段事業單位在檔案管理部門的資金投入較低,導致其缺乏高效的管理設備,對檔案精細化管理體系的建設帶來一定的影響,造成檔案管理效率不高,制約了標準化工作流程的開展。針對檔案的功能性發展存在滯后性,造成檔案利用觀念落后，現有的檔案管理流程無法方便、快捷地支持檔案資料的調閱和查詢功能,導致檔案資料利用率不高。

(三)檔案管理人員缺乏足夠的職業素養。我國大部分的檔案管理人員缺乏相關的職業素養，專業管理人才缺乏，檔案人員業務素質還相對薄弱，部分單位檔案人員因業務不精，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠精確，出現檔案不能按時立卷歸檔或未及時移交綜合檔案室等情況。對自己的工作缺乏熱情，在工作中不求有功但求無過，導致檔案管理工作非常粗糙。

三、事業單位檔案管理的對策

(一)提高認識，加強組織領導。加大宣傳力度，對檔案管理責任要加以明確。各級事業單位要提高對檔案管理工作的重視程度，建立檔案管理工作的領導機構。通過不斷的宣傳，讓相關的領導和職員充分認識到檔案管理的重要性。建立起檔案管理達標升級考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核。同時應參考國家檔案建設的有關標準，建立起以國家為標準適應各單位自身的檔案管理體系。

(二)信建立完善的法律體制，完善責任制度。為確保事業單位檔案管理的科學化和規范化，必須完善相應的法律法規，在我國現在法律法規上學習西方的經驗，結合我國事業單位資源利用的現實進行適時的改進，這樣不僅能夠確保事業單位的檔案資料能夠被有效的得以利用，還能夠結合我國實際情況，更好的解決檔案管理工作中出現的問題，從而確保檔案管理工作的各個環節有法可依、有法可循，確保管理工作的標準化、規范化。對檔案管理責任要加以明確，創新檔案管理制度，規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應事業單位檔案管理的需要。

(三)提高各種信息化技術的利用效率。合理使用各種信息化技術，構建功能完善的檔案管理系統，有利于提高檔案管理工作質量，及時地處理實際管理工作開展中存在的各種問題，有利于現代化事業單位檔案管理水平的不斷提升。在可靠的檔案管理系統支持下，事業單位檔案管理中的各種信息傳遞效率將會不斷地提高，各部門之間的協調性也將得到進一步增強，確保了各種檔案資源在實際的應用中可以得到有效利用。在利用信息化技術的過程中，檔案管理人員需要強化自身的信息化信息，加強對各種信息化技術的理解，促使最終構建的檔案管理系統在實際的應用中能夠達到預期的效果。

(四)完善軟硬件建設環境，加強檔案保密工作。首先，要改善保管方式。檔案的庫房管理是檔案保密的重點，庫房應該與辦公室和閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，借閱檔案需要審批，無關人員一律禁止入內。其次，做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本行政事業單位工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。

(五)加強隊伍建設，提高檔案管理人員工作水平。加大檔案管理人員的培訓力度，檔案規范化建設與檔案人力資源隊伍的建設不可分割，必須要具備高素質的檔案管理人才，檔案管理規范化才能得以實現。所以說事業單位領導者以及管理人員應該將檔案管理人才培養納入單位戰略發展部署，積極開展實踐性、專業性強的檔案管理培訓活動，全面提升檔案管理人員的整體素質，增強他們的工作責任心以及職業道德，使其能夠認識到檔案管理工作的重要性以及自身的責任，進而在未來的管理中能夠嚴格遵守各項規章制度，充分發揮自身職能，促進檔案管理規范化建設。