機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性探究

曹莉莉

(伊春區(qū)新聞宣傳中心，黑龍江 伊春 153000)

檔案管理工作具有技術(shù)性強(qiáng)、時(shí)間跨度大等特點(diǎn)，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)控管理工作的重點(diǎn)。在新的歷史時(shí)期，機(jī)關(guān)事業(yè)單位迎來(lái)了改革發(fā)展的新契機(jī)，檔案管理工作的深入推進(jìn)，為檔案管理工作的創(chuàng)新、改革發(fā)展的推動(dòng)，提供了切實(shí)有效的保障。當(dāng)前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位紛紛推進(jìn)檔案管理建設(shè)，在很大程度上提高了檔案管理質(zhì)量。

一、新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位是社會(huì)管理的重要參與者，是服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的重要承擔(dān)者，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位深化改革發(fā)展的重要資源庫(kù)。當(dāng)前，我國(guó)正處于全面深化改革發(fā)展的新時(shí)期，檔案管理的重要性更加顯著，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作查考的依據(jù)，是深化機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革的重要保障，也是宣傳教育的主要素材。因此，新的歷史時(shí)期，檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位建設(shè)及發(fā)展中有著重要的作用，并集中體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.檔案管理能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作查考提供依據(jù)：檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期而系統(tǒng)的工作，完善的檔案資料庫(kù)能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位的資料查考提供依據(jù)。首先，檔案管理記錄著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事建設(shè)及改革發(fā)展等內(nèi)容。這是對(duì)歷史情況和過(guò)程的記錄，能夠?yàn)閱挝还ぷ鞯膭?chuàng)新改革，提供資料依據(jù)；其次，檔案資料是單位在實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物，有的是當(dāng)事人的親筆簽署、批示或手稿，這些檔案資料可以作為憑證，用于機(jī)關(guān)查考工作提供依據(jù)；再次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的系統(tǒng)性、復(fù)雜性，需要檔案管理工作的開(kāi)展，為單位工作的情況、成果等內(nèi)容進(jìn)行歸檔、整理，進(jìn)而更好地反映單位的現(xiàn)狀。因此，檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要工作，需要建立完善的工作制度，確保檔案管理工作長(zhǎng)期有效的開(kāi)展。

2.檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位深化內(nèi)控管理改革的重要內(nèi)容：深化內(nèi)控管理改革，是新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革建設(shè)的重要內(nèi)容。首先，檔案管理工作的信息化，加快了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，為內(nèi)控管理改革創(chuàng)設(shè)了良好的內(nèi)在環(huán)境；其次，檔案管理為內(nèi)控管理改革提供了依據(jù)，為改革工作方法的制定及推進(jìn)，夯實(shí)了基礎(chǔ)，也保障了內(nèi)控管理改革的全面開(kāi)展；再次，檔案是宣傳教育的主要素材，為單位工作的開(kāi)展、改革的推進(jìn)，創(chuàng)設(shè)了良好的宣傳陣地。因此，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位深化改革的當(dāng)前，應(yīng)扎實(shí)推進(jìn)檔案管理，并逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

機(jī)關(guān)事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理工作，是基于內(nèi)控管理建設(shè)的內(nèi)在要求。但從實(shí)際情況來(lái)看，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理仍存在諸多問(wèn)題，如管理工作落實(shí)不到位、人員素質(zhì)偏低、設(shè)施條件落后等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的有效開(kāi)展。

1.落實(shí)不到位：管理缺乏重視，工作缺乏群眾基礎(chǔ)：機(jī)關(guān)事業(yè)單位在內(nèi)控管理建設(shè)中，更注重業(yè)務(wù)能力的提高，內(nèi)控管理制度體系的建立，對(duì)于檔案管理工作缺乏重視。首先，檔案管理工作的地位低，從實(shí)際來(lái)看，很少有機(jī)關(guān)事業(yè)單位成立專門的檔案管理科室，檔案管理工作的重視程度不夠；其次，領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理工作中，缺乏有效的領(lǐng)導(dǎo)組織，難以實(shí)現(xiàn)有效的管理效果；再次，檔案管理缺乏干部職工基礎(chǔ)，干部職工對(duì)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)，檔案資料隨意處理，對(duì)檔案資料的歸類、整理等工作，帶來(lái)較大的困難。

2.素質(zhì)偏低：檔案管理人員素質(zhì)偏低，難以勝任工作檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)而系統(tǒng)的工作，要求檔案管理人員應(yīng)具備良好的專業(yè)能力。但從實(shí)際來(lái)看，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員普遍存在以下幾個(gè)問(wèn)題：檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，一些檔案管理人員非專業(yè)出身，而是兼職的形式，參與到檔案管理工作之中；一些人員缺乏信息技術(shù)知識(shí)，在檔案信息化管理中，難以適應(yīng)新的崗位環(huán)境。

三、強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)對(duì)措施立足檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位建設(shè)中的作用，但審視當(dāng)前的管理問(wèn)題，要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)強(qiáng)化檔案管理的創(chuàng)新改革，優(yōu)化管理環(huán)境、提高管理力度，為檔案管理價(jià)值的體現(xiàn)創(chuàng)設(shè)良好的條件。在筆者看來(lái)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)立足管理現(xiàn)狀，切實(shí)做好以下幾點(diǎn)工作，提高檔案管理的質(zhì)量及效率。

1.完善檔案管理制度，提高管理效力：檔案管理工作的全面開(kāi)展，應(yīng)建立完善的管理制度，明確管理職責(zé)，轉(zhuǎn)變當(dāng)前管理松散的局面。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理工作，建立健全管理制度，對(duì)管理職責(zé)進(jìn)行細(xì)化，提高管理人員的工作積極性；其次，落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案管理工作落到實(shí)處。為了更好地推進(jìn)工作的開(kāi)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也要強(qiáng)化管理監(jiān)督，提高檔案管理效力；再次，以創(chuàng)新發(fā)展為驅(qū)動(dòng)，依托制度創(chuàng)新，優(yōu)化檔案管理模式，為檔案管理改革發(fā)展提供新的思路，以更好地適應(yīng)新的管理環(huán)境。

2.推進(jìn)檔案管理信息化，優(yōu)化管理環(huán)境：新的歷史時(shí)期，要求檔案管理應(yīng)轉(zhuǎn)變思維模式，以信息化管理為導(dǎo)向，提高管理效率、創(chuàng)新管理方式。在筆者看來(lái)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化，應(yīng)做好三點(diǎn)工作：一是提高管理人員的綜合素質(zhì)，不僅需要具備專業(yè)的知識(shí)及能力，而且需要具備一定的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，以更好地適應(yīng)新的工作崗位；二是落實(shí)信息系統(tǒng)建設(shè)工作，特別是對(duì)于信息系統(tǒng)硬軟件的投入，是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)；三是科學(xué)規(guī)劃，有序推進(jìn)。檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)過(guò)程，需要單位立足實(shí)際情況，進(jìn)行科學(xué)有效的規(guī)劃，有序推進(jìn)各項(xiàng)工作。

總而言之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在深化內(nèi)部管理建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)強(qiáng)化檔案管理工作的開(kāi)展，為內(nèi)控管理改革、檔案管理工作開(kāi)展，提供有力保障。在筆者看來(lái)，檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中具有重要的地位，管理工作的深入開(kāi)展，著力點(diǎn)在于三個(gè)方面：一是完善檔案管理制度，提高管理效力，為檔案管理工作的開(kāi)展創(chuàng)設(shè)良好的內(nèi)在條件；二是推進(jìn)檔案管理信息化，優(yōu)化管理環(huán)境；三是強(qiáng)化檔案管理服務(wù)，提高利用價(jià)值，這是檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中的重要性體現(xiàn)。