醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探討

施曉蕾

(云南省腫瘤醫(yī)院 昆明醫(yī)科大學(xué)第三附屬醫(yī)院，云南 昆明 650118)

引言：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)療事業(yè)得到了快速發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備也不斷的完善，檔案管理工作成為醫(yī)院各項(xiàng)工作開展的重要組成部分，推動(dòng)了醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。但是，醫(yī)院檔案管理工作也存在諸多問題，采取行之有效的創(chuàng)新措施加以解決是至關(guān)重要的。

一、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

(一)缺乏健全的管理制度

目前檔案管理工作中的突出問題就是管理制度不健全，不健全的制度阻礙了工作的開展，只有制定健全的管理制度，才能夠制約員工的行為，從而保證醫(yī)院的檔案管理工作順利開展。醫(yī)院不重視檔案管理工作，因此，在內(nèi)容收集時(shí)員工之間意見不一致，導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理資料不完整。在實(shí)際管理工作中，沒有發(fā)揮檔案的主要作用，使用率偏低，例如在諸多的臨床實(shí)驗(yàn)中，沒有人進(jìn)行記錄的工作，導(dǎo)致了檔案缺失及檔案管理工作不受重視的現(xiàn)象。醫(yī)院加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，有利提高醫(yī)院管理工作的效率，推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展[1]。

(二)檔案的更新與保護(hù)困難

目前，我國諸多檔案管理工作采用紙質(zhì)版或者卷宗的形式進(jìn)行保存，隨著時(shí)間的推進(jìn)，檔案的數(shù)量越來越多，不利于查找相關(guān)的資料，同時(shí)，卷宗放置時(shí)間長會(huì)出現(xiàn)腐爛的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案管理的保存。

(三)檔案查找效率低

現(xiàn)階段，檔案管理工作未能引起醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視，將工作重點(diǎn)放在醫(yī)院人員的工作效益上。而醫(yī)院的檔案管理對(duì)醫(yī)院工作的有序開展具有重要的作用，較為科學(xué)的檔案管理工作有利于反應(yīng)醫(yī)院工作人員的思想狀況和生活狀況，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況提出相應(yīng)的對(duì)策是至關(guān)重要的。但是檔案查找效率偏低是目前醫(yī)院面臨的主要問題，由于醫(yī)院檔案的管理是采用紙質(zhì)版或者卷宗的形式進(jìn)行保存的，在查找的過程中，需要通過人工來完成，卷宗的數(shù)量直接降低了檔案管理的工作效率。

(四)醫(yī)院檔案管理意識(shí)欠缺

現(xiàn)階段醫(yī)院建設(shè)的重點(diǎn)是對(duì)新醫(yī)療技術(shù)的研發(fā)，但是醫(yī)院管理人員沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，檔案管理的工作人員欠缺對(duì)任務(wù)重要性的認(rèn)識(shí)，造成醫(yī)院檔案管理工作形式化；此外，檔案管理者缺乏對(duì)檔案管理的意識(shí)，只將檔案進(jìn)行整理、保存等工作，限制了方案管理工作的創(chuàng)新，降低了檔案的效率。

二、醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新措施

(一)完善檔案管理制度

先進(jìn)的檔案管理工作模式需要完善的檔案管理制度給予支持，完善檔案管理制度是醫(yī)院管理工作中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。醫(yī)院的檔案管理部門應(yīng)該制定出一套較為完善的、健全檔案管理制度，對(duì)崗位職責(zé)、檔案分類及保存等進(jìn)行分析，有利于完善相關(guān)制度，控制工作人員的行為，提高管理的效果。此外，檔案管理者應(yīng)該制定健全的庫房管理機(jī)制，適應(yīng)實(shí)際發(fā)展需求，創(chuàng)新現(xiàn)代化管理制度，調(diào)動(dòng)工作人員對(duì)檔案的重視，從而保證的檔案的完整與安全。完成醫(yī)院各項(xiàng)任務(wù)的目標(biāo)，促進(jìn)檔案管理工作的有序開展，推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。完善檔案管理制度有利于加強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)。

(二)創(chuàng)新檔案管理的形式

在檔案管理期間，為了能夠?yàn)榛颊咛峁┹^為準(zhǔn)確的信息，檔案的快速搜集，需要檔案管理工作者對(duì)檔案管理形式進(jìn)行創(chuàng)新，通過電子檔案的方式取代傳統(tǒng)的紙張管理的方式，利用電子方案進(jìn)行收集與整理，充分的利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行搜索,通過對(duì)電子檔案的應(yīng)用，有利于檔案的保存，節(jié)省了物力及財(cái)力，提高了管理工作的工作效率，保證檔案管理的多樣化，有利于檔案的保存，加強(qiáng)的檔案管理的安全性。工作人員也可以將紙張管理與電子檔案相結(jié)合，既能夠?yàn)楣ぷ魈峁┍憷材軌蚪档凸ぷ鞯娘L(fēng)險(xiǎn)，提高檔案管理的效果，保證檔案管理的安全性。

檔案管理部門在完善電子檔案管理的過程中，設(shè)置相關(guān)的權(quán)限，從而提高數(shù)據(jù)信息的安全，對(duì)信息進(jìn)行管理及控制，避免出現(xiàn)相關(guān)信息泄露的問題，確保網(wǎng)絡(luò)的安全與可靠。同時(shí)，管理工作者需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，在電子檔案的使用中，加強(qiáng)自身的管理工作力度，提高自動(dòng)化辦公的水平，推進(jìn)電子檔案管理工作的發(fā)展，更好地適應(yīng)管理工作的要求[2]。

(三)提升檔案管理的效率

數(shù)字化模式是現(xiàn)代醫(yī)院管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，然而信息技術(shù)現(xiàn)代醫(yī)院管理工作提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持。醫(yī)院的檔案管理工作通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行有效的管理，提高了檔案管理的工作效率。現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)?fù)雜的信息進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化醫(yī)院檔案管理，但是數(shù)字化檔案管理并不是通過一個(gè)網(wǎng)頁就能夠滿足檔案管理的所有需求，數(shù)字化信息技術(shù)具有高效的數(shù)字化信息整合系統(tǒng)，有利于滿足醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)的整合及利用，進(jìn)而提高醫(yī)院檔案管理的效率，推進(jìn)檔案管理工作的開展。

(四)加強(qiáng)檔案管理意識(shí)

為了保證醫(yī)院檔案管理工作的有效開展，需要加強(qiáng)醫(yī)院管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，使其明確醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院在工作中的重要組成部分，定期對(duì)員工進(jìn)行檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并且加強(qiáng)員工對(duì)檔案管理的意識(shí)，是其明確檔案管理在醫(yī)療服務(wù)中占重要的位置，增強(qiáng)員工的服務(wù)意識(shí)，不斷對(duì)服務(wù)的理念和手段進(jìn)行創(chuàng)新。對(duì)檔案管理工作的管理意識(shí)和方式的提高是醫(yī)院檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)檔案管理工作方式的創(chuàng)新有利于提高自身檔案管理的能力，也有利于增強(qiáng)員工的管理意識(shí)。提高工作人員對(duì)檔案管理工作的效率，增強(qiáng)醫(yī)院對(duì)檔案的使用率，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，不僅有利于提高醫(yī)院檔案管理工作的工作效率，有利于加強(qiáng)醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的重視，從而推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的有序進(jìn)行。

結(jié)論：綜上所述，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，醫(yī)院檔案管理工作也發(fā)生相應(yīng)的變化，面對(duì)檔案管理的諸多問題，采取行應(yīng)的創(chuàng)新措施對(duì)于醫(yī)院檔案的管理工作有重要的意義，有利于提高醫(yī)院管理工作的工作效率，加強(qiáng)醫(yī)院工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，從而促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)又好又快的發(fā)展。