企業(yè)保護(hù)紙質(zhì)檔案資源的措施

郭曉丹

(平頂山天安煤業(yè)股份有限公司四礦，河南 平頂山 467000)

對于我們煤炭企業(yè)來說，因?yàn)槭芙?jīng)濟(jì)形勢、企業(yè)發(fā)展、人員計(jì)算機(jī)操作能力等各方面因素的影響，我們的大量檔案信息資源還是處于紙質(zhì)化狀態(tài)，電子檔案信息少，是一種紙質(zhì)檔案與電子檔案共存以紙質(zhì)檔案為主的情況，所以我們并不能一味追求電子檔案的發(fā)展，而忽略了自己現(xiàn)有紙質(zhì)檔案資源的保護(hù)和修復(fù)。檔案保護(hù)是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)和條件，是檔案工作者的第一天職，所以如何做好紙質(zhì)檔案資料的保護(hù)工作已是今天我們從事檔案工作者的當(dāng)務(wù)之急和重要任務(wù)。

我礦于1989年成立了包括人事、會計(jì)、科技、文書、聲像類檔案的綜合檔案室。檔案室實(shí)現(xiàn)“三三四四”的工作制度，建筑面積達(dá)到600平方米，截止到2019年室存紙質(zhì)檔案有23711件(卷)。記錄了從1958年建礦以來所有的重大改革，重要決策，領(lǐng)導(dǎo)變動(dòng)等重要內(nèi)容。檔案庫房按照國家檔案局的要求配備了各項(xiàng)檔案設(shè)備，在環(huán)境方面都比以前有很大的改善，我們根據(jù)檔案庫房現(xiàn)有的設(shè)備更加精細(xì)化的從三個(gè)方面來更好的保護(hù)這些珍貴的紙質(zhì)檔案資源。

一、人員方面

一是加強(qiáng)學(xué)習(xí)提高檔案工作人員保護(hù)檔案的意識。檔案是一種不可再生資源，是企業(yè)的文化遺產(chǎn)，是一種隱性的財(cái)富。對已有的檔案財(cái)富如何進(jìn)一步保護(hù)好，這就需要進(jìn)一步提高檔案保護(hù)意識。我礦檔案室對檔案的價(jià)值、檔案的作用進(jìn)行宣傳，大力開展檔案服務(wù)職工，助推企業(yè)發(fā)展的宣傳活動(dòng)，增加檔案室的親和力；檔案利用者也可以借助法律賦予的知情權(quán)與檔案親密接觸。通過這樣的雙向互動(dòng)，保護(hù)檔案意識得到很大的提高

二是加強(qiáng)管理全程追蹤離開檔案庫房檔案的質(zhì)量。一些檔案難免會有離開檔案庫房，被借閱到其他的部門和其他工作人員手中的機(jī)會，對于這些檔案，更要加強(qiáng)保護(hù)意識。離開檔案庫房，所處的環(huán)境不一定能夠達(dá)到檔案庫房的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，要控制好借閱的時(shí)間，盡量提高工作效率，縮短檔案在庫房外的時(shí)間。還要和借閱人簽訂責(zé)任書，保證檔案的完整，不能被損壞，歸還時(shí)，仔細(xì)檢查歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)損壞，及時(shí)修復(fù)。

二、環(huán)境方面

一是根據(jù)企業(yè)自身情況制定更精確的檔案室溫度和濕度。檔案庫房內(nèi)溫濕度的變化情況，是檔案室最為基礎(chǔ)也最為重要的環(huán)境因素之一，直接與保護(hù)檔案和延長檔案壽命有關(guān)。

我們國家檔案室溫濕度標(biāo)準(zhǔn)相對于其他國家相對寬松。我們根據(jù)所處氣候環(huán)境，以及現(xiàn)有的設(shè)備因素,在國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，進(jìn)一步精確了范圍。利用中央空調(diào)、加濕器、去濕機(jī)等現(xiàn)有的設(shè)備把檔案庫房溫濕度值差最小化,把溫度標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整到16℃～22℃,濕度調(diào)整到50%～55%，在這個(gè)溫濕度值范圍內(nèi)，可以把對檔案的影響降到最低，有效的延長檔案的壽命。

二是注重空氣質(zhì)量對檔案保護(hù)的影響。檔案室?guī)旆靠諝庵械乃嵝詺怏w，氧化性氣體，粉塵等污染物質(zhì)對紙質(zhì)檔案的危害是非常嚴(yán)重的。我們首先采取在檔案庫房周邊種植能凈化空氣的花草和樹木，不僅能美化環(huán)境，對檔案庫房空氣的凈化也起到一定的作用。其次在檔案庫房內(nèi)放置炭包，活性炭纖維能有效的吸附空氣中的有害物體。最后給檔案庫房配置空氣凈化器，通過凈化器對有害物質(zhì)的不斷吸及、過濾、凈化，使檔案室的空氣越來越潔凈。

三、技術(shù)手段方面

一是選用防霉效果最佳的材料。檔案由于制成材料本身特點(diǎn)所致,多數(shù)檔案不易保存,霉菌是紙質(zhì)檔案發(fā)生霉變造成損毀的主要原因之一，而霉變是紙質(zhì)檔案耐久保存的隱患之一。自制隔卷布不僅具有防霉效果，對阻燃和保護(hù)檔案顏色都有很好的效果。我礦檔案室?guī)旆坎捎玫木褪沁@種自制隔卷布新型的材料，為檔案營造了特殊的保護(hù)環(huán)境。

二是采取有效的去酸手段。紙張只要含有酸，即使檔案只藏不用或者使其處于良好的保管條件下，也不能抑制其變質(zhì)。紙張被酸破壞后，紙的機(jī)械強(qiáng)度下降，且為外界其他有害成分破壞紙張打開了缺口。紙的pH值越小，酸對紙張的破壞作用越大。當(dāng)紙張的pH＜6時(shí)，75年之后，紙張耐久性降低50%；PH＜5，75年之后，紙張基本變脆。加上酸化反應(yīng)很多都是在紙張內(nèi)部進(jìn)行的，如果沒有出現(xiàn)紙張“發(fā)黃”、“變脆”、“長霉”等現(xiàn)象，人們很難從表面上看出紙張已經(jīng)酸化。

我礦目前有大量的已經(jīng)酸化的紙質(zhì)檔案需要除酸，目前把這些紙質(zhì)檔案除酸是一項(xiàng)工作量很大的工作，也不可能在短期內(nèi)全部完成，我們先把這些需要去酸的檔案分類，分成重要緊急、緊急不重要、重要不緊急、不重要不緊急四類。首先對于第一類檔案應(yīng)采取優(yōu)先去酸原則，依次類推，做到有條不紊。目前液相去酸和氣相去酸技術(shù)的研究利用比較成熟，是國內(nèi)外很多圖書館、檔案館采用的主要去酸方法。我礦檔案室根據(jù)檔案本身的材質(zhì)結(jié)合這兩種去酸技術(shù)的優(yōu)缺點(diǎn)，給檔案除酸，除酸后檔案的壽命可以延長2.5倍。

三是重視檔案生成環(huán)節(jié)。要想更好的保護(hù)檔案，更應(yīng)該在檔案生成的源頭下足功夫。在檔案形成的過程采用適合長久保存的材質(zhì)，通過對紙張的抗張程度、耐折程度、撕裂度、酸度和白度的測試比較以及紙張老化原因的分析，發(fā)現(xiàn)手工紙、納米紙比機(jī)械紙更耐久。與檔案產(chǎn)生的各個(gè)部門和單位采購部門協(xié)商，選用這種更耐久耐老化的紙張材質(zhì)。除了紙張的選擇外，字跡也要采用墨汁、油墨或碳素墨水，印尼等耐久字跡材料，不能選用純藍(lán)墨水，鉛筆，圓珠筆等字跡材料。這也是延長檔案壽命，保護(hù)檔案的措施之一。

網(wǎng)絡(luò)的普及，信息時(shí)代的蜂蛹而至，但是紙質(zhì)檔案不會退出歷史的舞臺，相反紙質(zhì)檔案的不可替代性日益呈現(xiàn)出來，從某種意義上講，電子檔案還講依賴于紙質(zhì)檔案而存在。我們制定了可行的保護(hù)規(guī)劃，采取了有效的保護(hù)措施，最大限度的延緩了紙質(zhì)檔案老化、酸化的速度，使紙質(zhì)檔案以其獨(dú)特的魅力，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮其應(yīng)有的作用。