房產檔案信息系統的價值與思考

李依韓

(巴彥縣房產住宅局，黑龍江 哈爾濱 151800)

一、檔案管理運用的現代化管理手段

房產檔案是房產管理活動中具有保存價值的歷史記錄，它對城市經濟和房地產事業的發展具有十分重要的作用。結合實際，對檔案的收集、分類、整理、保管、利用等工作環節提出了指導意見。如：“產權交易查檔驗證的初復審核具體操作規程”，很好地協調和理順了檔案與其它相關部門的工作銜接關系；完善了“檔案立卷歸檔制度、權屬檔案歸檔范圍和保管期限。房屋產權檔案屬于財產檔案，含金量高。產權檔案記載的情況，直接關系到權利人的經濟利益。在信息化社會的影響下，轉變檔案管理思想，與時俱進。檔案管理人員應使用現代化的管理方式，比如建立數字化的檔案管理系統，管理人員要錄入檔案信息，然后進行電子化歸檔，建立數字化系統，確保查詢檔案更加方便。數字化的數據庫的建立，能夠融合電子檔案和實物檔案，從而降低檔案損壞的幾率。

二、房產檔案資料準確性的數字化服務

房產檔案作為房屋的“身份證”，其唯一性、憑證性、公正性在房地產行政管理、司法協助、產權交易等工作中發揮著不可替代的重要作用，對穩定房地產市場，保護權利人的合法權益起著關鍵性作用。房產權屬檔案的信息化管理，加強專業人才的培養和培訓工作，使房產檔案管理有法可依、有章可循，為權利人提供更加便捷、高效的檔案服務，促進經濟社會的快速健康發展。隨著經濟的發展，人們的生活水平不斷提高，社會各界對房產檔案資料的需求日益增強，并且呈現出需求多樣化的發展趨勢，這就給房產檔案管理工作者提出了很大的挑戰。在這樣的時代背景下，房產檔案管理部門要化被動為主動，樹立主動式服務意識，在服務態度、服務手段、服務機制上不斷完善和提高。加大對房產檔案的宣傳服務力度，提高社會公眾對房產檔案管理的認知，使其正確認識到房產檔案管理的重要性及其價值，掌握房產檔案檢索系統的正確使用技能；房產檔案管理部門還要加大房產檔案信息資料開發利用的研究工作，以不斷提高服務質量，不斷滿足大眾的需求為目標，為公眾提供更便捷、更貼心的服務，在房產檔案信息化管理系統建立過程中需要將相應的信息積極向電子形式轉變，并能夠被電腦明確的識別與處理，在大部分信息都轉變為數字化形式之后，可以建立相應的房產資料信息管理系統，并積極實現對信息的全面收集與管理，將原來傳統的房產檔案資料積極向現代化的數字化形式轉變，在檔案信息的查閱上積極實現便捷性。在我國房地產檔案的登記過程中，結合時代發展特征實現檔案管理信息系統的建設，直接解決完了房地產檔案信息在登記過程中需要對原始檔案進行手動查詢的問題。與此同時信息檔案的電子化在很大程度上能夠實現房產權利狀況的良好反應，在對房產檔案信息進行查詢時，實現了信息登記的準確性，防止出現以往手動登記信息帶來的錯誤。房地產權屬可不斷轉移和變更，房地產權屬檔案是合法房地產取得和變更行為的確認依據：為房地產交易審查服務，確認交易行為的合法有效性；為法院解決房地產糾紛服務，伴隨著房地產市場的繁榮與發展，房地產抵押行為也日益增多，糾紛也在呈上升趨勢，因此權屬檔案便成了司法部門解決房地產糾紛的主要依據。因而在日后工作中要主動服務于社會，真正做到向公眾開放，實現檔案資源集約化和服務社會優質化，以更好地達到創新服務的目的。在接待窗口設立了便民服務、服務指南告知單、意見箱簿、展示牌等資料和設施，要求接待人員做到來有迎聲、問有答聲、去有送聲，查閱接待做到熱情、高效、規范、更好地為市民服務。

三、房產檔案管理系統的建設與思考

在城市化不斷發展的過程中，城市建設與管理工作的展開是建立在房產檔案管理的基礎之上，房產檔案是房產產權得到準確確認的重要依據。房產檔案是社會信息資源的重要組成部分，新時代社會發展將全面走向信息化，信息化的核心是最大限度地開發利用各種信息資源。房產檔案作為一種真實記錄，客觀地反映了房地產經濟運行的真相，記錄了一個個房地產項目建設的過程，它所承載的信息來自實踐，這些資料能否得到有效的開發，它所承載的科技信息是否得到有效利用，直接影響社會信息化進程。房產檔案管理工作的展開具有高度的事務性，信息變動量也較高，整個工作還具有復雜的變動關系。并且在住房制度得到改革的環境下，房產行業中的經濟活動實現了迅速的活躍，房產產權檔案得到了迅猛發展，因此整個檔案工作也得到了頻繁的展開。房地產權屬檔案管理專用軟件必須實現系統內同一卷檔案中所包含的檔案材料的統一，并且根據檔案中任一信息記錄可找到該案卷，查看到該卷全部的業務過程，達到檔案管理系統軟件中的數據與紙質檔案內容完全統一、吻合。比如利用者只提供了產權人姓名、產權人身份證號、房屋坐落、產權證號、房地產權屬檔案號等主要信息中的一條簡單信息就可以查找出所需的全部信息內容。因此，房地產權屬檔案管理專用軟件，可以實現房地產權屬檔案的多方位快速檢索，為利用者快速查詢到所需信息，減少查詢時間，提高工作效率。充分利用計算機技術、網絡技術等現代科學技術，實現信息處理自動化，提高檔案處理的工作效率。作為檔案管理工作者應該提升自己的檔案管理知識和技巧，讓自己能夠掌握現代檔案管理方法，順應形勢需要，堅持走依法治檔的道路，才能因地制宜、靈活有效，實現檔案管理工作的制度化，最大限度的發揮其應有的社會作用。

房產檔案管理的各個方面發生深刻變化，使房產檔案管理的整體水平顯著提高。因此，我們的房地產權屬檔案行政主管部門和檔案業務部門都應高度重視房地產權屬檔案的管理，在制定和完善房地產權屬檔案專業標準和規范的基礎上，實現房產權屬檔案的信息化管理，為權利人提供更加便捷、高效的檔案服務，促進經濟社會的快速健康發展。