圖書館檔案管理的意義和有效途徑探索

肖力

（江西中醫藥高等專科學校圖書館，江西 撫州 344000）

圖書館檔案是一種信息的資源，是在圖書館進行各種業務活動之時產生的文字、數字或者影像一類的信息資料，它不僅可以記載圖書館的發展狀況，還可以體現出圖書館的業務能力以及情況，是圖書館的工作人員在工作的過程之中形成的寶貴信息資源，可以為圖書館的發展總結過往的發展經驗、探索發展規律并且為圖書館未來的發展提供重要的參考，是圖書館信息的重要組成部分。但是，圖書館以往的人工保存的方式早已不能適應目前時代的發展狀況，高校圖書館的檔案管理需要進行轉型，探索新的檔案管理的路徑。

一、高校圖書館檔案的作用以及進行管理的必要性

（一）高校圖書館檔案的作用

1.高校圖書館的檔案所代表的是高校圖書館的歷史，是學校進行編寫年鑒的信息依據，它是在圖書館建立以來就開始進行記錄，可以客觀真實的展現出圖書館的發展歷程，也可以從圖書館檔案之中看到圖書館自建立以來所開展的活動以及活動的具體情況。

2.圖書館的檔案可以為管理人員以及領導階層提供一些進行決策的信息資源依據，是領導進行決策的基礎。圖書館的檔案資源可以反映出圖書館近年的狀況以及成敗的經驗，所以圖書館的領導在進行一些決策之時可以參考圖書館的檔案資源，以此來提升工作的效率，健全制度，完善各個崗位的職能。而且圖書館檔案對于新來的領導也有很大的作用，可以為新來的領導提供圖書館的基本信息情況，適應圖書館的發展狀況，讓他們可以盡快上手進行工作。

3.圖書館的檔案還可以為其未來的發展提供參考資料。高校圖書館檔案記載了它在建立以來的各個時期所取得的成就，是其進行建立的第一手資源，在信息化全面發展的背景下，圖書館的檔案對于其自身的規劃發展具有重要的作用。

4.圖書館的檔案是讀者入館之前進行學習的一類資源。因為圖書館的檔案來自它日常的各類業務活動之中，它記載著各個時期圖書館所取得的成就，而且它所記載的各類數據可以為讀者展示圖書館的具體狀況，其服務設施以及方式可以激起讀者對于圖書館的熱情。

（二）高校圖書館進行檔案管理的必要性

1.圖書館是各個高校進行校內文化傳播的主要途徑，也是知識、資源與各類信息的一個聚集地，圖書館的檔案更是我們國家進行民族文化傳播的重要部分，進行檔案管理工作可以為民族文化的傳播建設與發展提供保障與資源的支持，有利于我國傳統民族文化的發展建設與傳播。

2.圖書館的檔案本身就可以幫助圖書館的領導進行決策，增強圖書館的檔案管理可以使得圖書館的領導更加明確的參考以往的檔案資料，以此來完善圖書館的制度，對于圖書館領導的決策有很大的幫助。

3.圖書館的檔案是進行業務工作之時產生的資料，可以幫助圖書館進行進一步的發展，有助于圖書館進行服務的改革。

二、高校圖書館進行檔案管理中現有的問題

（一）圖書館對于檔案管理的意識淡薄

檔案是圖書館進行信息儲存的一部分，是圖書館每天所進行的一項必要的日常工作，但是由于以往觀念的束縛，很多圖書館的信息管理人員對于檔案管理的重要性缺乏深刻的認知，所以在日常的管理工作之中缺乏保管的意識，對于一些日常檔案不注意保存。

（二）圖書館的管理方式落后，信息化進程較慢

目前大多數的高校圖書館缺少專業人員，而且也沒有進行檔案管理的檔案室，會把檔案管理安排到其他部門之下，所以這樣分散的管理方式會使得圖書館檔案管理工作效率降低，引起信息丟失的現象。還有就是圖書館的管理模式還是之前比較傳統的人工模式，信息化管理方面比較落后，無法滿足目前圖書館的信息建設情況。

（三）圖書館的檔案管理缺乏標準

圖書館的檔案管理與整合對于圖書館的運行十分重要，但是目前圖書館的檔案管理方式比較分散，在各類檔案之中他們的分類管理缺少科學性，而且對于每個檔案的管理期限以及保存的方式也不合理。圖書館的每個部分都是根據自己部門的習慣進行管理，各個部門之間的檔案管理保存不規范，導致檔案缺乏，甚至丟失。

（四）圖書館檔案管理人才隊伍不健全

目前一些圖書館雖然設立了相關的部門進行檔案的管理工作，但是由于大家對于檔案管理的不重視，認為這項工作沒有必要性，所以圖書館在人員配置方面也就比較輕視，沒有聘請專人進行管理，大多數管理工作人員都屬于兼職，所以檔案管理工作還是不到位。

三、解決目前圖書館檔案管理中問題的有效路徑

（一）重視圖書館的檔案管理工作

圖書館檔案管理工作是否可以做好，首先就要看其自身對于檔案管理工作的態度以及重視程度，只有重視檔案管理，檔案的作用才能被發揮出來，所以在圖書館進行檔案管理之中，應該加強檔案管理工作職員對其的重視意識，將檔案管理工作真正落實下來。

（二）檔案管理的規范性

為了將檔案管理的作用發揮出來，圖書館的檔案管理應該有一個標準與規范，讓檔案管理逐漸與數字化技術相結合，以此來提升檔案管理的能力。并且工作人員要可以熟練的操作技術設備，提高檔案的服務水平，增加利用率，而且在保存方面也需要做好相關工作，延長其使用的時間。

（三）提升檔案管理人員的專業素養與綜合素養

隨著時代的發展，檔案管理也應當逐漸數字化，與此同時，對于檔案管理的工作人員也有了更高的要求。需要為檔案管理工作配備專業的計算機人才與技術人員，設置專門的工作崗位，讓圖書館的檔案管理更加專業化，服務水平更高。

（四）提升檔案資源的開發與使用程度

在圖書館的檔案管理之中，應該與網絡相結合，做好宣傳工作，進行檔案資源的深度利用，避免出現以往圖書館檔案的閑置情況，浪費現有資源。