論新形勢(shì)下如何做好文書檔案管理工作

張彥宗

（吳起縣職稱評(píng)審和工人技術(shù)等級(jí)考試服務(wù)中心，陜西 延安 717600）

文書檔案是一切社會(huì)組織、工作單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)中形成的有重要價(jià)值的文件。文書檔案管理水平影響著單位整體的管理水平，所以在新時(shí)期新形勢(shì)下，文書檔案管理人員應(yīng)該提高自身的管理水平，技術(shù)水平和工作效率，提高總體工作能力，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化、科學(xué)化，為提高單位整體管理水平做貢獻(xiàn)。筆者在本文中結(jié)合工作實(shí)際，提出幾點(diǎn)初步認(rèn)識(shí)。

一、新形勢(shì)下文書檔案管理的特點(diǎn)

（一）文書檔案管理工作龐雜、煩瑣

文書檔案管理工作的主要內(nèi)容是對(duì)各種資料的匯集和歸檔。主要針對(duì)人事資料、事件記錄、過程采集和重要文件收錄等。方法主要是通過各種工具記錄，之后整理和存放。工作量巨大，同時(shí)整理的過程龐雜、煩瑣。

（二）做好文書工作是管理的前提

在文書檔案管理工作中，管理屬于后期工作，基礎(chǔ)工作是文書工作，包括資料的催收、登記、整合、存放等。經(jīng)歷過文書工作才能形成檔案，而管理就是在文書工作基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的分類、統(tǒng)計(jì)、保存到最后能進(jìn)行檢索查找以使利用方便。因此，文書工作的質(zhì)量水平?jīng)Q定了管理的質(zhì)量和水平。

（三）文書檔案內(nèi)容豐富、載體多樣

在當(dāng)今的多元化信息化時(shí)代，文書資料的形式越來越多種多樣，包括圖片、音頻、視頻、電子文檔等，承載載體也在日益豐富。涉及方面越來越廣，比如黨群機(jī)關(guān)、行政部門和特別機(jī)密等。這對(duì)現(xiàn)今文書檔案的管理工作提出了更高的要求。

（四）文書檔案管理工作的其他要求

考慮到文書檔案的正規(guī)性、隱私性、服務(wù)性和規(guī)范性等特點(diǎn)，文書檔案管理工作對(duì)檔案的無差無誤要求很高，同時(shí)要注意防止泄露，這就要求管理文書檔案工作者要具有高度責(zé)任心，事無巨細(xì)，全心全意投入到工作中。

二、新時(shí)代背景下文書檔案管理工作中的矛盾點(diǎn)

（一）文書管理制度缺陷

文書檔案管理工作的制度還很老舊，缺乏創(chuàng)意也存在缺陷。主要表現(xiàn)在各社會(huì)組織都在創(chuàng)新經(jīng)營管理，但是卻忽略文書檔案的管理，管理制度十幾年甚至幾十年依舊，制度不創(chuàng)新難以跟上社會(huì)進(jìn)步的步伐，限制了文書檔案管理工作的效率。

（二）檔案管理水平低下

現(xiàn)今并沒有統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)管理軟件標(biāo)準(zhǔn)，阻礙了文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和科學(xué)化。舉例說明：有些軟件的開發(fā)著眼于如何快速準(zhǔn)確地將文件檔案歸檔這一過程，卻忽略了檔案和文書的鏈接，尤其在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)施后，文書檔案管理的軟件不能準(zhǔn)確高效地與OA系統(tǒng)建立鏈接，多數(shù)電子文檔不能及時(shí)歸檔。

（三）文書檔案管理工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

在當(dāng)下，各單位都有固定的文書檔案管理專職人員，但是普遍低學(xué)歷，低文化，缺乏專業(yè)技能，在信息時(shí)代的大環(huán)境下無疑是拉低了管理文書檔案的水平，管理人員的專業(yè)素質(zhì)不能進(jìn)行文書檔案管理工作的信息化深度研究。

（四）檔案資源開發(fā)停滯不前

文書檔案管理目前停留在被動(dòng)接受和存檔的階段，工作團(tuán)隊(duì)沒有人主動(dòng)去開發(fā)資源，文書檔案管理層次較淺。

三、如何更好地做好文書檔案管理工作

（一）建設(shè)健全管理體制，加強(qiáng)管理力度

在老舊的管理機(jī)制上進(jìn)行創(chuàng)新完善，針對(duì)各個(gè)管理部門創(chuàng)建適合的“文檔處置施行策略”，在合理合法基礎(chǔ)上將文檔管理、歸檔、文檔查詢使用、保密性、檔案注銷等工作為統(tǒng)一體系，規(guī)范化發(fā)展，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理軟件體系。舍棄不夠先進(jìn)的管理制度，創(chuàng)建適合新時(shí)代新形勢(shì)的新規(guī)則新制度。

（二）將信息化技術(shù)手段應(yīng)用到文書檔案管理中

在自動(dòng)辦公系統(tǒng)中，文件的接收和發(fā)送均是利用OA系統(tǒng)，已經(jīng)基本替代了傳統(tǒng)手動(dòng)模式。這就要求檔案管理工作者應(yīng)該熟練掌握管理軟件，在通過軟件按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行文檔的接收、存儲(chǔ)以及后期的編碼、檢索利用等工作中之后，能有效地與OA系統(tǒng)建立安全可靠高效的鏈接，在系統(tǒng)中直接歸檔，之后對(duì)文本文件還要進(jìn)行排序整理，與電子檔案保持與一致。

（三）吸納人才，提高隊(duì)伍整體文化素質(zhì)

各單位應(yīng)該在對(duì)現(xiàn)有的文書檔案管理工作人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上吸納具有一定專業(yè)知識(shí)的新進(jìn)人才。檔案管理者的思想需要與時(shí)俱進(jìn)，不能保守陳舊的觀念，要在做好本職工作的同時(shí)，通過多方渠道學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識(shí)，加深文書檔案管理的層次，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)將所學(xué)知識(shí)結(jié)合本職工作邊學(xué)習(xí)邊操作，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，從根本上提高文書檔案管理水平。

（四）變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)，開發(fā)加深檔案管理層次

檔案管理工作者應(yīng)該找準(zhǔn)自己的定位，變被動(dòng)接收文檔為主動(dòng)咨詢各科室各部門對(duì)檔案文件的需求，根據(jù)具體需求編制符合實(shí)際應(yīng)用的歸檔方式。提升檔案管理部門的重要性。同時(shí)，應(yīng)該更加注重開發(fā)檔案資源本身的深層次信息價(jià)值，多方位、多渠道開發(fā)和利用檔案。

四、結(jié)論

綜上所述，在新形勢(shì)下執(zhí)行文書檔案管理工作對(duì)管理工作者的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)水平都提出了新的要求，文書檔案的管理水平?jīng)Q定了本單位的管理水平，新時(shí)期文書檔案管理需要向著規(guī)范化、科學(xué)化、信息化、制度化不斷進(jìn)步，為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要不斷提高管理工作者的專業(yè)素質(zhì)和技能，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，加深檔案的管理和開發(fā)的層次，這樣才能從根本上解決問題，提高管理效率和水平，促進(jìn)各行各項(xiàng)事業(yè)的蓬勃發(fā)展。