檔案管理與服務中嵌入性理論的應用研究

潘偉

（沂水縣馬站鎮人民政府，山東 沂水 276400）

一、前言

嵌入性理論是著名的政治經濟學家波蘭尼在《大轉型：我們時代的政治起源》中提出的，作者認為在社會經濟發展的過程中，社會經濟活動并非一個獨立的領域，市場經濟嵌入社會活動和文化結構中，影響著各種經濟活動，而非市場經濟體可以也影響經濟體，并影響著社會經濟的發展，這種嵌入性是必然存在的，只是因為時代背景的不同，嵌入程度也相應變化。同樣在檔案管理中，其管理工作、信息服務也會受到非自身活動的影響，同樣具有社會依附性和植根性，實質就是社會活動的嵌入性。因此，檔案管理工作和服務的發展僅依靠改善自身管理體系是不夠的，還需要與社會發展結構相結合，將社會活動中的結構、認知、業務、文化、政治、技術等嵌入到檔案管理工作中，建立起一個豐富的檔案管理和服務管理體系，推動檔案管理與服務的發展。

二、分析嵌入性理論在檔案管理與服務的應用

嵌入性有一定的應用原則，在進行應用中應當遵守一定的原則。鄰近性原則，應以服務對象職能活動鄰近性、利益趨向互補性、社會關系穩定性等為首要條件進行選擇；認同性原則，應在嵌入對象的思想、能力、行為、目標、制度、效益等方面取得相互信任、和諧的基礎上進行[1]。對等性原則，即要求地位平等，相求同存異、互為條件、相互制約；互補性原則，要求能夠形成互補、互利機制；規范性原則，要求有各組織共同遵守、共同認可的制度和規范準則。

（一）嵌入性理論的條件性應用

嵌入性理論在檔案管理和服務中的應用不是無限性的，需要在一定的條件下才能進行，要避免極端或過度嵌入[2]。在實際應用中，需要判斷社會發展對其需求的根植性和依附性，正確認識社會網絡結構的現狀，并且與社會政治、經濟、文化等領域進行有效結合，設計整理理論的嵌入，使理論更具有廣泛性和層次性，進而觸發檔案管理和服務的社會功能性。因此，檔案管理工作要嵌入社會活動中需要避免抽象化、理想化，要在更加寬闊的視野空間里，以社會學和檔案學為基礎，將檔案管理工作和服務以及時間研究框架融入到社會環境變量中去，使檔案管理和服務更具有客觀性，豐富和完善的檔案管理和服務的理論方法，提高檔案管理和服務的質量。

（二）技術空間的嵌入

當前，檔案管理工作已經進入信息化快速發展的階段，各種現代信息技術不斷應用在檔案管理工作中，技術空間的進一步嵌入有利于提高檔案管理和服務的質量。信息空間對檔案管理和服務的嵌入應用，要求檔案管理和服務工作者密切跟進科技信息技術的發展，并將檔案信息網絡與社會網絡的各個層面進行相互融合，借助新媒體技術來豐富、完善檔案信息管理的網絡系統，全面提升檔案信息資源的聚合、開發、管理。技術空間的嵌入是雙向性的嵌入，一方面，檔案信息網絡可以無縫嵌入到社會、經濟、文化活動的各類網絡中去，并與各類網絡進行高效的融合，進而開展深層次的檔案管理和信息服務工作；另一方面，技術空間的嵌入是將當前的信息技術以及相關應用嵌入到檔案管理信息化系統中，如利用互操作系統、結果融合、嵌入式系統等技術對網絡信息資源進行有效的整合，挖掘用戶需求數據、檢索用戶信息自然語言的需求、感知用戶潛在需求、判斷用戶的情境，并以此將檔案信息進行個性化的定向推送，更好地滿足檔案信息用戶的個性化需求，提升檔案信息管理和服務的質量。

（三）社會空間的嵌入

由于檔案工作的各個環節與社會各領域之間存在著極為密切的聯系，檔案管理各部門可以在檔案管理和服務中運用嵌入性理論，進行社會空間的嵌入，積極拓寬與社會各領域之間的交流渠道，構建與社會各群體組織在信息資源中的緊密關系，進而增強檔案管理組織與檔案信息用戶之間的交互性協同關系，創建新型的檔案管理和服務模式。社會空間嵌入的有效應用方式是構建檔案網絡信息聯盟，聯盟組織之間各自擁有不可替代的信息資源，具有競爭性、熵減性，組織之間還存在著弱聯系和強聯系，一般說來，非正式或跨類組織之間的聯系較弱，正式或同類組織之間的聯系較強[3]。在社會空間的嵌入中，要構建廣泛的弱聯系和高質量的信息橋，就要充分利用信息網絡，拓寬信息交流的渠道，及時修補斷裂的網絡節點，形成可持續發展的社會組織生態環境，強化強弱聯系的共生關系，并依據社會空間的嵌入要求，利用跟進和先動兩種推進方式，打破路徑依賴，促進檔案社會組織信息聯盟的發展，加強社會各組織間檔案信息的聯系，提升檔案管理工作的效率。

（四）業務空間的嵌入

業務空間的嵌入主要表現為檔案管理工作所涉及各項業務的有效信息整合，以及建立雙向的互動關系。業務空間的嵌入有四個方面的嵌入：業務部門、業務人員、業務平臺、業務內容的嵌入，并通過這四個方面的嵌入，形成檔案管理的信息組織體系。當前，檔案信息管理和服務方式有傳統的被動方式和訂單式兩種，而目前，絕大部分的檔案部門都面臨著客戶要求不明確、地點不確定，進而業務開展不順利等困境。構建業務空間嵌入式的管理模式，可以將訂單式、外包式、合同式等傳統的檔案管理模式變為合作式、共生式的新型模式，并通過對用戶需求的數據進行挖掘，深入服務對象系統的業務腹地，熟悉其業務具體開展流程，延伸客戶的創造性需求，形成零距離的服務模式，建立共生、共贏的關系，使檔案工作人員與所涉及的業務工作密切聯系起來，快速了解和掌握業務開展中存在的問題，并及時解決，從而提高檔案管理和服務的質量。

三、結語

綜上所述，將嵌入性理論應用于檔案管理與服務中，可從技術空間、社會空間、業務空間等方面進行著手，使各組織間相互緊密聯系，共建共享信息資源，構建密切聯系的共生關系，以便打造良好的檔案管理與服務體系，提升檔案管理的效率與服務質量。