對事業單位檔案管理規范化標準化與考評升級的幾點思考

王娟

（湖北省漢江河道管理局天門漢江管理分局，湖北 天門 431700）

檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。在實際工作中，把好文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作，從而進一步推進檔案考評升級。

一、公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。它要求我們在實際工作中，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把好全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。

三、提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證

實踐證明，案卷材料收集是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

四、完善檔案管理硬件設施，強調管理科學化

為了實現檔案工作規范化、標準化管理以及考評定級，必須加強檔案工作的配套硬件設施建設水平，用更加科學的方法對檔案室進行管理。而這一點也是提高檔案管理水平的基礎性條件。一是要安排專人，定期對檔案室進行清掃，保證檔案存儲空間的整潔。二是在規劃檔案室時，必須對檔案存儲室的各功能區城進行區分，將存儲、閱覽、辦公空間分開。三是在檔案存儲空間內，必須配備必要的防火、防蟲、干燥設備，利用滅火器、空調干燥劑等材料對溫度、濕度進行調節，并對可能發生的災害進行全面的預防。同時在完善設施建沒的過程中，還應當強化防盜設施的安裝。不僅對檔案室進行管理，也要對電子檔案存儲系統進行防護，使單位的信息安全得到保證。

五、拓寬檔案館藏內容，實現綜合利用

事業單位的檔案信息資源中，蘊含著豐富的社會、經濟效益，是事業單位在歷史發展進程中積累得來的巨大財富。因此，事業單位要增加對檔案館藏的開發力度，通過建立檔案電子名錄，使管理工作更加便捷。同時還要在事業單位的各個不同部門之間形成檔案信息資源的互通，搭建信息快速交互的多種平臺與途徑，保證同資料在相同時間能被重復查閱。

綜上所述，檔案工作中執行規范化、標準化與考評定級的方法，對于促進事業單位的長效發展有著十分重要的積極作用，通過意識、制度、方法、平臺、設備、館藏等多方面的升級，使檔案管理工作向著現代化、科學化又邁進了一大步，在常態化的執行中成為了事業單位發展的重要推動力量。