如何提高基層黨校教學檔案管理水平的思考

齊春英

（中共哈爾濱市阿城區委黨校，黑龍江 哈爾濱 150300）

基層黨校是中國共產黨對廣大黨員干部進行教育、培訓的地方。其主要目的是按新形式要求，有計劃地進行培訓，提高黨員的科學文化水平和政治思想觀念，幫助學員堅定馬克思主義立場、用黨的觀點、方法觀察和處理問題，增強黨性，最大化發揮黨員的先鋒模范作用。黨校還要堅持鉆研黨的建設理論，對黨員狀況和黨組織進行調查研究。基層黨校是每位入黨積極分子必須經歷的一個培訓場所。我黨對進入黨校學習的人員有著嚴格的要求，通常是由單位內部推薦，學員政治面貌為黨員或預備黨員，對學歷沒有具體要求但要積極向上。

一、基層黨校教學管理中常見的問題

檔案管理通常分為三個階段：一是檔案建立階段。二是檔案管理階段。三是檔案系統建立。對檔案管理不重視，檔案管理人員不夠專業是導致檔案管理工作漏洞百出的主要原因。負責教學和科研的人員對檔案管理不理解、消極怠工、延誤檔案資料上交也是教學檔案管理中的常見問題。

（一）文件資料收集不全面

文件資料歸檔是檔案管理的第一步，也是檔案管理中重要的環節。檔案由各種文件資料組成，文件資料是檔案的核心。全面、準確的文件資料是檔案整理工作能否順利開展的基礎，也影響教學檔案在實際應用中的參考價值。各科室拖延上交、甚至損毀、不交部分文件資料是造成文件資料收集不全面的主要問題，給檔案的建立造成很大的麻煩。

（二）管理過程不完善

專業性、政策性、機密性是檔案管理過程的主要特點。大部分黨校依然采用老舊的管理方法，管理手段落后。檔案室通常實行密封管理，通風效果差、空氣不流通，經常造成紙制檔案潮濕霉變，影響檔案外觀。配套管理設施不健全，查閱等過程繁瑣，純人工管理導致工作效率低下、錯誤率高。

（三）檔案管理制度不健全

沒有專門檔案管理部門，檔案管理人員非專業出身，在檔案管理工作中各自為政，沒有完善的檔案管理系統。很多基層黨校只大致規定了檔案的內容，對歸檔時間、歸檔細則都沒有具體的要求，也沒有任何獎懲措施。監督管理的缺乏致使相關人員缺少自覺性。檔案管理體統的不健全直接導致了資料收集及管理過程的混亂。

二、轉變檔案管理的重要意義

（一）提升工作效率、減少人員使用

轉變老舊工作方式，采用信息化管理，是檔案管理改革的方向所在。信息化管理的主要優勢體現在：一是節省管理時間。將檔案的收集、歸檔、管理由手工作業轉變為電腦作業，更加方便快捷。二是方便檢索。只需輸入關鍵字或檔案序號，電腦系統可迅速篩選出符合條件的內容，不需要在一本本的找索引目錄，在去檔案室調卷，電腦數據庫的使用既可以縮短查找時間，又可以節省大量空間，減少紙張使用。三是可系統控制檔案流向，提高工作效率。將檔案實用信息輸入電腦后，提示系統會準時進行催收提醒，對逾期者進行警告，避免人為失誤。電腦系統的使用可以讓管理員有更多的時間去從事其他相關工作。四是信息公開。科技人員只需輸入關鍵字便可以隨時從電腦上查閱相關查考資料，從而提高工作效率。

（二）提高管理人員專業素質

過去對檔案管理人員的要求只局限于紙制檔案，很多年紀大一些的管理人員不能熟練使用電腦。現代合格的檔案管理人員要具有較高的知識水平，能滿足信息化進程的需要，使檔案管理更加深入，逐漸形成管理系統。用信息技術將檔案信息與其他信息系統相關聯，提升檔案的查閱率和限制率，進而提高檔案的利用率，發揮檔案的價值。

三、如何加強基層黨校教學檔案管理

（一）檔案管理全面信息化

傳統檔案主要由紙制文件、照片，錄像等資料組成。其中資料收集，整理存檔、統計保管和開發利用等過程需要大量人力、物力，操作規程及其繁瑣。很多優秀檔案因缺少曝光率，常年閑置在檔案室中，造成大量有用信息被浪費。當今多媒體的發展為喚醒這些優秀的資料提供了平臺，檔案管理信息化已刻不容緩。將文獻資料進行數字化加工，通過多媒體平臺將數字化的信息呈獻給大眾，讓其為黨校的教學和科研事業的發展提供全面、高效、便捷的服務，讓教學檔案的價值在實際應用中得到最大化體現。

（二）建立合理有效的檔案系統

有條件的單位可以自行編寫檔案管理系統，系統的編寫要從單位實際情況，便于使用，不可過于繁瑣。其他單位可以從市面上購買相對成熟的檔案管理軟件，檔案管理軟件要覆蓋檔案管理全過程。完善的檔案管理系統的建立必須滿足以下幾點：一是真實性。電子檔案必須是真實、完整、可靠的，電子檔案選用的載體必須經久耐用。二是安全性。隨著網絡的發展，病毒、黑客層出不窮，這就要求電子檔案必須具有較高的安全性，能抵御一切外來風險的侵襲。三是有效性。不能因為固定載體的缺乏而影響電子檔案的法律效力。

（三）加大檔案管理投入

基層黨校是我黨培育黨員干部的地方，信息化建設理應走在其他各行業之前。黨校領導應對檔案管理加大重視，改變以往管理模式，加大基礎設施投入，注意高素質人才培養，打造一支現代化、信息化的檔案管理隊伍。

結束語

要想搞好基層黨校教學檔案管理工作，轉變管理模式，引進信息化技術已迫在眉睫。在大數據時代，用科技的手段武裝廣大黨員干部，培養更多優秀人才，為國家的經濟繁榮貢獻一份力量。