關(guān)于財政文書檔案歸檔范圍及保管期限的劃分

黎燕萍

（廣東省肇慶市端州區(qū)財政局，廣東 肇慶 526060）

一、財政文書檔案歸檔范圍

從傳統(tǒng)的財政文書檔案保管工作來看，將保管的期限分為永久保管、長期保管和短期保管三種，其保管的時限分別是長期為10年到15年，短期是15年及以下。財政部門是政府的組成部門，其工作內(nèi)容涉及到綜合經(jīng)濟管理方面，財政部門的檔案數(shù)量龐大，且涉及到的內(nèi)容較為廣泛，要利用好財政檔案資源，以史為鑒，對當(dāng)前的財政改革與發(fā)展提出有利依據(jù)。對財政文書的檔案歸檔范圍要明確，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)規(guī)定，財政文件需要進行歸檔的范圍分為四類，第一類是對財政工作和國家建設(shè)以及歷史研究有利用價值的材料，這些材料能夠體現(xiàn)財政局的主要職能活動以及基本的歷史面貌；第二類是財政活動當(dāng)中具有憑證價值的材料，這些材料能夠涉及到維護國家、集體和公民權(quán)益等內(nèi)容；第三類是本級財政局需要貫徹上級財政局以及同級機關(guān)的材料，還有下級財政局報送的文件；第四類是對本級財政局的工作具有查考價值的材料。在存檔之前要標(biāo)明文檔的歸檔范圍屬于以上哪四類，這樣再次查找的時候能夠提高效率。

二、歸檔范圍需要注意的問題

在歸檔范圍的設(shè)置當(dāng)中，有很多重視紅頭文件的歸檔而輕視白頭文件歸檔的情況，為了貫徹落實好國家檔案局的8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，我們要重視財政單位工作中的文件材料歸檔范圍劃分問題，提高對具有重要查考價值的白頭文件歸檔工作的重視程度，從源頭上保證檔案材料歸檔的齊全問題。財政單位的業(yè)務(wù)職能較為龐大，而且部門較多，業(yè)務(wù)文件內(nèi)容之間存在較大的差異，在歸檔的工作當(dāng)中，歸檔人員沒有對這些情況進行調(diào)查統(tǒng)計，只是按照歸檔的方案對文件進行歸檔，那么歸檔人員無法了解其內(nèi)容的完整性，查閱沒有具體性，對檔案的劃分范圍并不明確，所以我們還要對歸檔范圍進行具體描述，檔案人員要對這一問題進行完善，以便于查閱時更加精準(zhǔn)、提高工作效率。

三、財政文書保管期限劃分

在傳統(tǒng)的文書保管期限劃分當(dāng)中普遍采用的三分法的劃分方法，文書保管的期限劃分為長久文書檔案、長期文書檔案以及短期文書檔案。對文書檔案保管期限的規(guī)定當(dāng)中包含定期保管與永久保管等內(nèi)容，保管期限表示文書檔案的附屬文件，對標(biāo)時制保管文件的保管標(biāo)準(zhǔn)進行細化，定期與永久在語義上存在含混的表達，重要的業(yè)務(wù)文件與一般性的業(yè)務(wù)文件也無法進行明確的劃分，其規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)并不明顯，提高了存檔工作的復(fù)雜性。所以我們可以按照永久性與非永久性對保管的檔案進行期限劃分，按照保管期限的長短進行分類，讓檔案保管人員對檔案的期限分類更加明確，所以在實施檔案保管的過程中要以二分法作為檔案保管期限劃分依據(jù)，另外，我們還要對財政文書檔案的實際情況進行具體細化，從而提高檔案存檔的準(zhǔn)確性。

長久性文書檔案涉及到上級機關(guān)頒發(fā)和轉(zhuǎn)發(fā)的財政業(yè)務(wù)的命令、決定等文件，上級機關(guān)召開的與本局工作相關(guān)的會議文件，本局領(lǐng)導(dǎo)在上級召開會議上的發(fā)言稿，本單位與其他單位共同召開的會議文件，本局編制的長期財政計劃和年度預(yù)算、決算，年度工作計劃和總結(jié)，調(diào)研報告等方面的資料。非長久性文書檔案涉及到直屬上級機關(guān)頒發(fā)的本局業(yè)務(wù)以及需要執(zhí)行的資料，上級財政局頒發(fā)的與本單位相關(guān)的業(yè)務(wù)資料，本單位制法的具有查考價值的材料，本局內(nèi)部制定的各種制度和規(guī)定，普查形式的工作文件資料，本局各部門的年度工作總結(jié)，本局向上級財政單位反映的問題匯報材料，上級財政單位下達的年度工作計劃等資料。

四、財政文書保管期限遵循原則

財政文書檔案保管期限所遵循的原則是永久保存、非永久保存，根據(jù)檔案的不同價值和作用來劃分保管的期限，（1）需要長久保存的檔案是能夠反映本單位主要職能活動以及基本歷史面貌，且在財政工作當(dāng)中具有長遠查考價值、利用價值的檔案，（2）需要非永久保存的檔案是能夠反映本局基本業(yè)務(wù)，具有較長期查考價值的檔案，以及在短時間內(nèi)需要查考的材料。在劃分保管期限的時候，不僅要考慮文件的形式、標(biāo)題，還要針對文件的內(nèi)容進行劃分，如果其中的內(nèi)容能夠反映本局工作查考的價值，那么就要重新決定這類文檔的保管期限。

比如，紅頭文件與白頭文件的要求、形式有所不同，有的紅頭文件是上級財政局對本級財政局的工作指導(dǎo)、批復(fù)或決定，所以要對這類文件進行長期或者永久存檔，有的紅頭文件是上級財政局對本級財政局的一般性通知和意見，具有短期查考價值，那么就要對這類文件進行短期存檔。有的白頭文件比紅頭文件的保管期限還長，例如涉及到本局的普查性文件、報表、調(diào)查報告、合同等，這些內(nèi)容對本局的工作有長期的查考價值，其保存的期限相對較長，所以我們要對具體文件的內(nèi)容進行具體分析，不能只注重文件的形式。

五、對財政文書檔案保管期限劃分方法的優(yōu)化策略

傳統(tǒng)的財政文書檔案保管期限的劃分以三分法為主，從一般和重要的角度進行存檔，隨著網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)達，在檔案管理方面通過電子化存檔方式相結(jié)合能夠大大提升存檔及查閱的效率，而且紙質(zhì)存檔所占用的空間較大，我們可以利用計算機技術(shù)設(shè)計數(shù)據(jù)庫管理，增加數(shù)據(jù)庫的容量，為檔案進行個性化備注，在檢索的時候能夠更加便捷，并設(shè)置運用多種關(guān)鍵詞進行檢索，讓檢索的形式更加多樣，從而提高查閱檔案的速度、優(yōu)化查找檔案的步驟，而且電子化存檔還能夠延長檔案的保存期，紙質(zhì)版的存檔方式經(jīng)過幾十年的保管，字跡、墨印會出現(xiàn)模糊的情況，而電子版在存檔之前就會掃描成電子版的形式，幾十年之后的留存效果仍然與存檔時一樣，不會影響查考工作的進行，尤其是對重要文件的存檔，更要以電子化存檔為重要形式。

六、結(jié)語

總而言之，對于檔案保管期限、歸檔范圍等方面的步驟是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，檔案保管期限的新規(guī)定給檔案工作提出了更高且更具體的要求，隨著科技的進步，我們要利用好手中的資源，不斷優(yōu)化檔案保管期限的劃分方法，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。