探究如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)

王金榮

（黃岡市食品藥品檢驗(yàn)檢測中心，湖北 黃岡 438000）

引言

在當(dāng)前的信息化環(huán)境之下，事業(yè)單位要想優(yōu)化經(jīng)營質(zhì)量，提升經(jīng)營收益，在管理過程中應(yīng)當(dāng)引入現(xiàn)代信息技術(shù)，以此來提升各類管理工作的進(jìn)行質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)給事業(yè)單位帶來了極大的發(fā)展，推動(dòng)了檔案信息的處理效率提升，對于事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展有著重要的作用。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中存在的問題

要想優(yōu)化事業(yè)單位中檔案管理工作的信息化建設(shè)質(zhì)量，則管理人員應(yīng)當(dāng)首先發(fā)現(xiàn)自身建設(shè)中存在的問題，這樣才能結(jié)合建設(shè)需求，設(shè)計(jì)合適的管理優(yōu)化措施，提升事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展質(zhì)量。當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中存在如下幾方面的問題。

（一）事業(yè)單位對檔案信息化工作的重視不足

當(dāng)前事業(yè)單位中的許多管理人員工作思想較為陳舊，忽視了現(xiàn)代技術(shù)和信息技術(shù)在事業(yè)單位經(jīng)營過程中的積極作用。在檔案信息化建設(shè)中，單位的領(lǐng)導(dǎo)人員對信息化發(fā)展的重視程度不足，導(dǎo)致信息化建設(shè)的投入資金不足，管理制度不完善，設(shè)備的功能和質(zhì)量難以滿足高效的信息化管理工作進(jìn)行，影響了信息化建設(shè)的效果。除此之外，許多事業(yè)單位的管理人員對檔案管理工作的功能缺乏認(rèn)識，將檔案管理片面的理解為人事檔案管理，忽視了檔案分析工作對事業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展的積極作用，影響了事業(yè)單位中檔案管理工作的優(yōu)化和發(fā)展，導(dǎo)致當(dāng)前的事業(yè)單位信息檔案管理工作發(fā)展緩慢。

（二）檔案管理工作的信息化建設(shè)缺乏必要的針對性

為了加強(qiáng)檔案管理工作對事業(yè)單位經(jīng)營的作用，在信息化建設(shè)中，技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合事業(yè)單位的業(yè)務(wù)以及管理需求來進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的個(gè)性化設(shè)計(jì)，以此來保證檔案管理工作在改革之后可以有效的促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。但是，當(dāng)前的一些事業(yè)單位在檔案管理的信息化建設(shè)中缺乏前期的設(shè)計(jì)規(guī)劃，未能結(jié)合企業(yè)的實(shí)際需求，直接將其他企業(yè)的管理系統(tǒng)進(jìn)行使用，造成了檔案管理工作和事業(yè)單位經(jīng)營過程的不適應(yīng)，使得檔案分析工作難以滿足當(dāng)前的事業(yè)單位經(jīng)營需求。

（三）檔案管理人員不適應(yīng)信息背景之下的管理工作

信息化時(shí)代之下，事業(yè)單位的檔案信息管理工作進(jìn)行對工作人員的技術(shù)實(shí)力以及信息意識有著較高的要求，這樣才能保證實(shí)際管理中對檔案內(nèi)容的分析準(zhǔn)確，推動(dòng)事業(yè)單位經(jīng)營質(zhì)量的提升。當(dāng)前越來越多的事業(yè)單位將信息化技術(shù)應(yīng)用在了檔案管理中，隨之出現(xiàn)的一個(gè)問題是許多事業(yè)單位中的檔案管理人員未能結(jié)合時(shí)代發(fā)展趨勢提升自身的技術(shù)實(shí)力，信息化管理體系之下仍然采用傳統(tǒng)的管理思維，無法滿足現(xiàn)代檔案管理工作的進(jìn)行需求，給基于網(wǎng)絡(luò)和電子文檔的信息化檔案管理工作造成了不良影響。

二、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的應(yīng)對措施

（一）事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對信息化建設(shè)的重視

信息化建設(shè)是當(dāng)前國家發(fā)展的趨勢，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用極大的提升了國家的生產(chǎn)效率，推動(dòng)了現(xiàn)代市場的完善和發(fā)展。因此，為了推動(dòng)事業(yè)單位的現(xiàn)代化建設(shè)，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)理解信息化管理背后的意義，在設(shè)備、管理以及資金上給予充分的支持。除此之外，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要全面認(rèn)識檔案管理工作。檔案管理人員除了要對人事員工資料進(jìn)行存檔保存之外，在日常的工作中還要對事業(yè)單位經(jīng)營中的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和保存，可以有效的了解單位經(jīng)營的不足以及市場發(fā)展趨勢，可以作為事業(yè)單位決策中的參考，提升單位的經(jīng)營質(zhì)量。因此，事業(yè)單位要強(qiáng)化檔案管理的重要性，在檔案信息化建設(shè)中加大投入，保證信息管理工作可以有效的推動(dòng)事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展。在此之外，領(lǐng)導(dǎo)在日常的管理中也要敦促不同部門高質(zhì)量的完成經(jīng)營數(shù)據(jù)信息的歸檔，確保檔案管理人員獲取全面的經(jīng)營信息，高質(zhì)量的完成對經(jīng)營狀況的研究。

（二）增加管理中各類信息設(shè)備的投入

在檔案管理工作的信息化建設(shè)中，主要使用的設(shè)備包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)以及各類網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器設(shè)備，建設(shè)過程需要事業(yè)單位的較多支出。同時(shí)，檔案管理工作作為系統(tǒng)性工程，其工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量都直接影響最終的信息處理效率，因此，在建設(shè)中，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對建設(shè)中各類設(shè)備的投入，確保管理工作的進(jìn)行質(zhì)量，應(yīng)對突發(fā)情況的出現(xiàn)。為了優(yōu)化信息存儲質(zhì)量，事業(yè)單位可以通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器以及電子檔案對各類檔案信息進(jìn)行存儲，方便管理人員借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的查閱，有助于檔案管理質(zhì)量的提升。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化

檔案資源的信息化和數(shù)字化是未來存儲的發(fā)展方向，也是實(shí)現(xiàn)高效的檔案分析處理的基礎(chǔ)，有助于提升檔案存儲質(zhì)量，降低存儲過程中的成本。在建設(shè)中，技術(shù)人員首先需要使用掃描儀等設(shè)備對傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描，之后將其作為數(shù)字信息在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器之中進(jìn)行存儲，方便管理人員借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程的分析和查閱。同時(shí)，為了保證企業(yè)信息的安全性，管理人員也要注意電子數(shù)字文件保存安全。管理人員要結(jié)合可能出現(xiàn)的信息安全部問題來完善管理規(guī)范，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，降低內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的交流頻率，并針對部分重要文件進(jìn)行備份，優(yōu)化電子文件的管理質(zhì)量。

結(jié)語

事業(yè)單位的信息化發(fā)展是當(dāng)前的發(fā)展趨勢，在實(shí)際建設(shè)中，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)可以從檔案管理的信息化入手，借助檔案管理工作來為后續(xù)的全面信息化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。檔案管理分析工作可以優(yōu)化經(jīng)營信息的分析質(zhì)量，為事業(yè)單位的經(jīng)營決策過程提供參考信息。事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)發(fā)展時(shí)間較短，尚且存在一些問題影響信息化質(zhì)量。在未來的發(fā)展中，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化對信息化管理的重視，加大信息化投入，適應(yīng)現(xiàn)代信息化建設(shè)需求，推動(dòng)事業(yè)單位的現(xiàn)代化和信息化發(fā)展。