淺析工程總承包項目檔案工作的應用實踐

冀昕霓

（中國航空規劃設計研究總院有限公司，北京 100120）

緒論

建筑工程檔案是在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄,是建筑項目全生命周期過程的真實再現，是項目質量鑒定的重要憑證，同時也為以后項目的改、擴建提供參考和依據。工程總承包單位因項目模式不同，又受地理環境、地區政策等因素影響，致使項目現場情況千差萬別，資料復雜多樣。給現有的建設工程總承包檔案工作提出更高的要求，如何確保檔案完整性、準確性、系統性、齊全性、規范性尤為重要。

一、工程總承包項目定義及模式

工程總承包項目是指項目業主為實現項目目標而采取的一種承包模式。即從事工程項目建設的單位受業主委托，按照合同約定對決策、設計到試運行的建設項目發展周期實行全過程或若干階段的承包。

工程總承包項目管理模式有很多種，現階段主要是設計采購施工/交鑰匙總承包模式、設計采購與施工管理總承包模式、設計與施工總承包模式，住建部【2016】93號文要求大力推進工程總承包模式，確立了以“設計-采購-施工”及“設計-施工”為代表的總承包模式發展方向。

二、工程總承包單位檔案部門工作的開展

根據工程總承包項目模式與特點，工程總承包項目工作內容需涉及到項目方方面面，因而檔案的收集范圍更加廣泛，這對檔案工作者提出了更高的要求。為保證歸檔資料質量，檔案管理方式也要發生改變。檔案要向文件控制延伸，在項目施工過程中介入。

現結合本單位的工作實踐經驗，淺析工程總承包項目檔案者的工作如何開展：

（一）建立工程包檔案規章制度。

a建立檔案管理管理制度，可以實現檔案管理工作的標準化、規范化、科學化。檔案工作的完成是各部門共同努力的結果，在制度中要明確各部門、項目部檔案管理職責，如：項目經理是工程檔案管理的直接責任人，需指導資料員按要求將工作中形成的、應歸檔文件材料，進行收集、整理。

b建立考核制度，對資料形成部門考核，促進項目檔案工作開展。

C建立歸檔制度，確保歸檔資料質量。

（二）檔案人員要在施工過程中介入

以往檔案者的工作是在文件使用完畢后開始，而工程檔案工作者需要在文件形成時介入。

在項目前期，檔案員需了解項目信息動態；在施工過程中，檔案員與項目部隨時聯系，掌握項目進度與資料進展，定期對現場資料檢查、考核，針對現場資料問題，提出解決措施；在竣工階段，檔案員及時掌握施工完成時間，督促項目部及時歸檔資料。

（三）定期開展培訓

資料員水平參差不齊，即使有的資料員水平很高，但也未必明白檔案是什么。許多資料員在做資料時有很多習慣性做法，不符合現行規定要求。為提升資料員管理水平，檔案部門依據實際情況開展檔案培訓，培訓內容可以包括檔案基礎知識、工程基礎知識、現場實操等內容。

（四）根據管理模式建立不同歸檔范圍

不同模式的總承包項目，檔案收集范圍也不一樣，在交鑰匙工程中，檔案的內容包括：設計類文件、采購類文件、招投標文件、所有施工文件。在設計epc項目中，總承包單位對施工起到管理職責，并不是施工主體，那么在收集資料時，施工文件無需歸檔。無論哪種總承包項目模式，在收集資料時都應歸檔總承包項目管理文件，像與甲方、監理、施工方的來往函件、管理日志等。

（五）建立組卷要求

因各項目部所對應的甲方不同，向甲方歸檔資料的組卷方式、歸檔范圍不同，資料員在向公司歸檔時容易照搬甲方標準歸檔。又因很多資料員未從事過該行業，不懂歸檔整理要求，需要檔案工作者根據公司項目情況制定要求，建立組卷模板，規范檔案整理。

三、工程總承包項目部檔案工作的開展

工程總承包項目檔案工作的開展是還需要項目部的支持與配合。在項目部，項目經理是檔案管理的第一責任人，督促項目部的檔案開展，協調工作；工程師要對資料內容負責，對質量把關；資料員負責資料收集整理工作。

在項目前期，工程總承包項目應與甲方、監理、施工方進行檔案交底，明確各方檔案管理職責，檔案標準及歸檔范圍、移交套數、組卷方式等相關事宜。項目部用準備足夠空間放置資料，且能保障資料安全。資料員應收集、學習各方標準并向下宣貫，建立項目檔案制度。

資料檢查是及時發現問題的重要手段。施工過程中，工程總承包單位組應組織資料員、專業工程師、技術負責人定期聯合對施工/分包單位進行資料檢查，對檢查發現的問題，應及時記錄并以書面形式向分包單位反饋。此外，還應跟蹤分包單位整改、驗證整改結果，閉合問題。

在竣工階段，總承包單位資料員應收集資料，并對收集的資料完整性、齊全性檢查，待合格后對其整理歸檔。資料員應配合甲方檔案工作的開展，督促各家盡快完成檔案整理工作，移交甲方，在完成檔案移交工作時，應留存交接記錄及移交的案卷目錄和卷內目錄。

從上述論證看，工程總承包項目檔案由多方形成，種類繁多，還受項目自身情況影響，這對檔案工作帶來一定難度，但對項目全生命周期管理，可以保障歸檔資料的完整、齊全、規范。工程總承包項目檔案工作的完成不是單靠某一方努力就可實現，而是要在檔案部門、項目部及其他部門相互配合，共同努力下才能完成。