新形勢下檔案管理工作存在的問題及措施

代慧敏

（伊春市湯旺河區(qū)河北街道西山社區(qū)勞動保障工作站，黑龍江 伊春 153037）

目前我國的檔案管理大多還停留在傳統(tǒng)的管理階段，這給檔案部門開發(fā)檔案信息資源帶來了諸多的不便，同時也極大影響了檔案信息資源的綜合利用。檔案管理工作目前主要存在以下幾個方面的問題:思想觀念落后，對檔案工作重要性認識不足;檔案工作管理體制混亂，檔案管理制度不完善;檔案工作基礎薄弱，設施簡陋;檔案管理隊伍整體素質偏低;檔案資料收集不及時、整理不規(guī)范、分類不科學、編研乏力;檔案利用率低;檔案管理信息化程度不高。

一、當前檔案管理中存在的問題

目前我國檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

（一）管理意識不強，檔案利用率低

檔案管理工作對各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為單位帶來巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。但是許多單位長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使單位員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（二）檔案管理制度不健

全檔案管理不夠規(guī)范。目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題。主要表現(xiàn)在：第一。檔號不規(guī)范；第二，案卷標題不規(guī)范；第三是大部分案卷缺少卷內目錄；第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重。很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全，有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴。這樣嚴重損害了檔案的真實性和利用價值。

（三）檔案硬件投入及經(jīng)費不足

近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網(wǎng)絡技術在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡技術管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。檔案室建設不標準、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。

二、提高檔案管理效率的措施

改觀目前檔案管理工作狀況，提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化是檔案管理工作的目標，我們還有很長的路要走，首先我們要解決的問題主要有：

(一)健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要；第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用；第三.堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者；第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權威性。

(二)改進和完善檔案功能，使其記錄

內容全面、客觀、動態(tài)對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

(三)采用信息化管理手段

信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)人事檔案計算機輔助管理勢在必行。檔案管理必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來。特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD／CAM系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設，使檔案管理成為信息化管理的一個重要組成部分。

(四)做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平

檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務質量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

(五)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質，充分調動檔案管理人員工作積極性提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。首先要把住人才人口關，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員從事檔案工作管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。