談信息化時代科技檔案管理工作創新研究

王博一

（河北省保定市清苑區就業服務局，河北 保定 071100）

引言

就目前來看，由于受以往傳統檔案管理模式和理念，使得我國現階段有很多檔案管理工作仍然采用以往傳統檔案管理方法。在當今信息化時代背景下，對于這種傳統方法在現階段已經無法滿足時代的發展需求。所以，作為科技檔案管理工作必須要積極轉變以往傳統管理理念和方法。筆者結合自身的實際工作經驗，詳細分析了信息化時代，科技檔案管理工作所面臨的現狀，并對如何創新科技檔案管理工作，提出了自己的觀點和意見，希望對相關檔案管理工作者有所幫助和指導。

一、信息化時代背景下科技檔案管理工作的現狀分析

（一）管理硬件設備有待完善

對于有關科技檔案管理部門來說，由于受到以往傳統管理模式和理念的影響，使得對科技檔案管理工作在硬件設備上缺少足夠重視和資金投入。所以，在硬件設施方面只配置了一些比較基礎設備。例如：電腦、打印機等等。而對于這種現象的出現，使得檔案管理的系統性無法得到充分體現和發揮。對于科技檔案管理，其信息特點具有一定的復雜性，并且各層次和和級別之間往往也具有一定的差異化。從總體來看，嚴重缺少規范性和開放性。所以，這就導致在檔案共享和管理服務方面產生了很大的距離化。再加上在系統方面缺少建立和完善，使得無法達到“機讀檔案”的效果。為了能夠達到加強信息檢索體系的建立和完善的目的，導致科技檔案管理不規范現象的出現，進而對信息化背景下科技檔案管理工作質量和水平的提高造成了一定的限制[1]。

（二）科技檔案管理的應用效率較低

對于科技檔案管理這項工作來說，其主要內容包括兩個方面。即整理和研究。但是科技檔案管理研究這項工作需要耗費大量時間和精力，并且其研究內容和環節也往往比較復雜。因此，這就為研究工作增加了一定的難度和挑戰。例如：以高新技術企業為例。如果他們想要認定某種工作，那么從申請通知到文件和工作的認定，這一過程需要一段很長很大的時間。如：在本年度開始申請，一般來說需要在下個年度才可以得到批準，并且在這一過程還會導致很多檔案材料的產生。其流程一般為高新技術企業在接收到通知后進行有關檔案材料上報;然后有關科技管理部門對檔案資料進行初步審查;接著再由專家進行再次評審、決定檔案資料;最后對高新技術企業工作的認定。再加上科技局收到的科技檔案數量逐漸增多。在以往科技檔案管理中我們可以看到，一般檔案管理工作人員在接到檔案時，都需要到檔案室沒進行檔案查找，而在查找過程中，將會造成大量時間和精力的浪費，進而對科技檔案管理的應用效率將造成嚴重不利影響，使得應用效率較低。在信息化時代迅速發展和進步的影響下，通過信息化科技檔案管理的應用，不僅減少了查詢時間，同時，在一定程度上還可以使科技檔案管理的應用效率得到了很大提升[2]。

二、創新科技檔案管理工作的策略方法

（一）革新管理方法

要想使科技檔案管理工作有一個更好的創新，那么首先必須要改變以往傳統科技檔案管理方法，并對以不斷地創新。所以，在檔案管理過程中，要提高對科技檔案管理方法的重視和創新。在以往科技答案管理中我們發現，其管理方法往往只適合基礎檔案管理，既耗時，又費力。因此，作為檔案管理人員轉變和創新管理方法是有所必要的，并且要“跟蹤”檔案管理的變化和發展，以便于能夠更好地滿足檔案發展需求。同時還要對以往傳統檔案管理方法中所出現的問題有一個充分了解和掌握，并要及時采取相關合理有效措施對以解決和完善，以便于能夠使科技檔案管理的有效性得到充分發揮和體現。在對科技檔案管理工作進行創新時，可以利用一些比較先進的網絡信息技術，加強有關檔案管理制度和體系的建立，進而可以對現代化科技檔案有一個更好的管理和規范。作為檔案管理人員，在管理過程中，必須要提高對檔案錄入這項工作的重視，并要有一個認真的工作態度，嚴格遵守相關規章制度，加強科學化檔案管理，進而可以使自身檔案管理質量和效率有一個更高水平的提升，為科技檔案管理工作的順利開展奠定良好基礎[3]。

（二）加強科技檔案管理硬件設備的配置和完善

完善檔案管理硬件設備，在一定程度上能夠有效地提高管理質量和水平。所以，這就要求檔案室在軟硬件設備配置方面必須要做到完善。例如：一些基礎軟件設備。如電腦、計算機、打印機以及傳真機等等，對于這些設備內存，儲存量要大，配置要高。并且每個機器都要配置相關的應用軟件，尤其要配置一些通用軟件，以便于能夠與外界有一個更好的互動和交流。但是就目前來看，在現階段對于信息化檔案管理有關應用軟件的建立，還沒有形成一個完全統一的標準要求。所以在這種情況下，在建設軟件時不僅要充分考慮到自身實際情況，同時還要主動與檔案管理相關部門或上級主管部門進行相互交流，進而達成統一一致，制定科學合理的內部管理制度體系，為信息化科技檔案管理工作的順利開展提供重要保障[4]。

三、結束語

綜上所述，由此可見在信息化時代背景下創新科技檔案管理是如此的重要。不僅可以提高我國答案管理質量和水平，同時在一定程度上還可以促進我國科技檔案信息化有一個更好的發展。針對我國現階段科技檔案管理工作中所存在的硬件設施不足、科技檔案應用效率低下等問題，必須及時革新傳統科技檔案管理方法，并加強硬件設備的配置和完善。而對于檔案管理工作人員來說，也要不斷地提升自身管理水平和專業素質，在科技檔案管理過程中，要注重信息技術的融入，為實現高效檔案管理奠定良好基礎。