針對檔案管理現代化的探討

劉麗潔

（河北省淶源縣城鄉居民社會養老保險管理中心，河北 淶源 074300）

隨著我國的經濟水平不斷提升，信息化也隨之而來的快速發展，因此各種行業對于信息技術方面的要求就有所提升，人們在日常的生活中已經不能離開信息技術了。最近幾年，我國在檔案管理方面逐漸往信息化上努力。每個企業所需要做的首要任務就是進行檔案管理。在檔案管理中，信息技術往往起到了重要作用，企業中的每個檔案部門也越來越重視檔案的信息化管理，在實際的工作中積累經驗，使得檔案的信息化管理井然有序。

一、現階段檔案資料管理工作中存在的問題

（一）建筑工程檔案管理存在的問題

1.建筑工程的檔案資料管理質量偏低在建筑工程管理過程中，施工的準備期文件、施工中的過程記錄文件、竣工完畢后的檢驗文件，全部屬于工程檔案的內容。目前我國很多企業對檔案的收集比較重視，而時常忽略掉檔案鑒定工作，進而會出現檔案中增加無需記錄的內容，交給降低檔案管理效率。2.未能形成規范化的建筑工程資料管理體制由于施工企業、建筑企業每個人在意識形態方面的認知度不一樣，因此導致了建筑工程檔案未被企業所重視的后果，很多公司都把建筑作業的工作放在了首位。很多人認為是否有檔案管理都無所謂，這一環節不會使公司生產力得到提高，所以很多人不會把檔案管理放在重點去考慮。3.有關人員的檔案意識薄弱事實上，在建筑工程中，檔案管理是一件很復雜的事情，特別是在施工之后的安全評估環節，所需要記錄的信息比建筑時候的信息更多。如果在短時間內沒有發現質量問題，那么短期內即可把工程交付，之后施工團隊會離開工作崗位，然而在驗收期，由于時間短，并不能把所有的文件詳細記錄，因此就需要一個智能化系統來對檔案進行管理。

（二）文書檔案管理工作中存在的問題

1.相關負責人對文書檔案工作的重視度不夠文書檔案管理員并沒有真正意識到管理檔案是一個復雜的工作，只是簡單的做一些資料收集和整理，就覺得檔案管理完畢了。于是他們把更多的精力放在其他事情上，以求高標準的經濟回報。2.文書檔案管理部門與其他部門之間配合不到位文書檔案管理其實是一個獨立的管理部門，但是在實際工作中需要和其他部門進行有序的配合。但是，在跨部門合作中，也是有難度的，各個部門在與檔案管理部門進行合作時，往往提交的資料并不完整，甚至虛假，因為有一些部門是利益驅使，隱瞞了一些實際內容，造成信息的不完善。3.文書檔案管理不規范在我國目前的企業發展中，某些公司的文書檔案管理需要進行進一步強化，主要表現在檔案記錄的時間自己文件歸類等方面，有些公司對檔案管理人員隨機分配，沒有一個專員負責檔案管理，就導致了檔案歸類不合理的問題。因此，在日后的檔案檢索中難度也隨之上升。

（三）觀念過于陳舊，沒有創新意識

許多企業的檔案管理者并沒有一個具體的培訓機制，因此檔案管理者的認知相對較少，并不知道檔案管理是需要一個往信息化和科學化以及簡化方面去發展的。而且管理者思維稍微落后，享受著坐等代收的工作方法，進而出現了真正遇到了困難，無法快速解決的尷尬局面。

二、現代檔案信息化管理的解決措施探討

（一）加強組織領導并統一管理

每個企業都是由若干個部門組成的，但由于部門太多，企業就并沒有一個完整的檔案管理系統，進而導致了企業在信息化建設中的腳步放慢，因此企業需要把現代檔案信息化管理放在企業管理中的一個重要位置上，并實地進行操作。并且企業還要優化部門的組成，讓企業檔案管理工作專員、主管、企業政策改革部門人員、會計部門人員、資產管理部門人員等組成一個公司檔案管理部門的改良小組，做到行動上統一部署，各部門之間相互配合，監督，發現問題立刻處理，每個部門取長補短，對企業檔案進行信息化有序的管理。

（二）加強建立符合信息化內容的檔案管理體系

大中型企業檔案信息化管理的首要條件就是建立和企業有關管理體系相連接的檔案管理體系。檔案文件的格式與處理方法要朝著多樣化的發展趨勢去發展，還要完全保留紙質檔案的所有功能，實現檔案的一體化發展。

（三）加強培養現代檔案信息化管理的人才

現代檔案信息化進程是由管理人才的基本素質決定的，因此，企業要經常進行內部培訓，培養高水平的檔案管理人才。不到要對理論知識理解透徹，企業也要積極組織員工進行模擬實驗，加強員工理論和實踐雙發展的良好趨勢。

（四）加強防護現代檔案信息化的網絡

為保證網絡的安全，在現代檔案的信息化管理中推薦使用封閉式網絡，必要的聯網時，要啟用網絡安全防火墻。同時，為了能夠從源頭上組織病毒侵入，企業要對現代檔案的信息化網絡制定相應的規章制度。另外，為了加強記錄檔案計算機的防病毒能力，需要安裝殺毒軟件，在開機時自啟，也可以有效的抵御病毒侵害。

（五）加強實現信息資源共享

發展“信息資源共享”是檔案信息化管理的發展趨勢，現代檔案信息化管理要樹立更高更強的奮斗目標，不斷向前發展，企業要對檔案的整理進行結構優化，優化檔案信息資源的布局，進而實現資源共享。

檔案信息化建設是各個政府和企業加快信息化建設的重要環節，需要進行合理的規劃，并建立起一個完善的檔案管理機制，提高檔案信息化的管理質量。檔案信息化管理是在檔案管理中不可缺少的一個環節，我國在檔案信息的管理中，雖然取得了一些成就，但仍然有一些問題需要解決，將這些問題順利解決才能更快的發展檔案信息化。綜上所述，要把檔案信息化管理作為政府和企業長期需要重視和發展的內容，努力培養人才，來適應復雜多變的信息化發展趨勢。