針對(duì)新時(shí)期檔案管理工作的研究

侯亞楠

（河北灤平經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)管委會(huì)，河北 灤平 068250）

我國(guó)檔案管理存在已久，隨著我國(guó)社會(huì)的全面發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作不能僅滿足于現(xiàn)狀，在管理方式上進(jìn)步的同時(shí)，更需要我們引入新理念，客觀認(rèn)識(shí)檔案管理存在的問(wèn)題，用更全面的角度，用更加多樣的方式，反映存在的現(xiàn)狀和取得的成果，為向信息化管理過(guò)渡提供事實(shí)依據(jù)，科學(xué)、合理、有效地進(jìn)行信息化建設(shè)工作。檔案管理在事業(yè)單位的工作中具有舉足輕重的作用。在新的形勢(shì)下，事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)已經(jīng)不能停留在過(guò)去的思路上，必須用發(fā)展的眼光看待檔案管理工作，用嚴(yán)謹(jǐn)和科學(xué)的態(tài)度對(duì)待管理工作，這才能使檔案管理工作的意義和價(jià)值得到最大化的發(fā)揮。

一、試論大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的變化

大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)了豐富的數(shù)據(jù)資源，使得數(shù)據(jù)資源變得更加龐大，面對(duì)如此龐大的數(shù)據(jù)資源，必須要有一套為行之有效的數(shù)據(jù)管理體系來(lái)對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，并進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)取，保證數(shù)據(jù)檔案的流動(dòng)秩序，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)混亂等現(xiàn)象。在新時(shí)代的檔案管理模式上，基于數(shù)據(jù)的越來(lái)越龐大的背景，檔案管理模式也出現(xiàn)了一些新的變化。

(一)檔案數(shù)據(jù)資源體系發(fā)生改變

現(xiàn)在的很多檔案館的普遍特征就是館藏資源非常豐富，這也從另一個(gè)側(cè)面體現(xiàn)出了檔案管理數(shù)據(jù)資源的龐大。但是同時(shí)，檔案館的館藏資源的豐富程度同時(shí)也能反映出來(lái)檔案館的價(jià)值所在。基于大數(shù)據(jù)背景之下，一些檔案館紛紛啟動(dòng)了一系列新的數(shù)據(jù)搜集渠道，使得檔案館的數(shù)據(jù)資源來(lái)源渠道更加廣泛，數(shù)據(jù)資源的來(lái)源方式更加多樣化，數(shù)據(jù)資源的來(lái)往更加密集，同時(shí)數(shù)據(jù)資源的搜集管理體系也有相應(yīng)的變化。

(二)檔案安全保障體系發(fā)生改變

數(shù)據(jù)化的時(shí)代背后并不全是數(shù)據(jù)化所帶來(lái)的便利，各種信息泄露所導(dǎo)致的安全隱患使得數(shù)據(jù)資源的管理安全被越來(lái)越重視。檔案管理的一個(gè)重要的工作內(nèi)容就是保證所存儲(chǔ)的檔案的安全問(wèn)題。檔案館存儲(chǔ)的檔案有很多種類別，比如生產(chǎn)管理類檔案、經(jīng)營(yíng)管理類檔案、行政管理類檔案、黨群工作類檔案、財(cái)務(wù)檔案、電子檔案、聲像檔案等等，種類多樣，名目繁雜。并且在這些類別的檔案中，有一些檔案的安全系數(shù)要求特別的高，比如一些國(guó)家黨政工作檔案等需要嚴(yán)格保密，謹(jǐn)防數(shù)據(jù)泄露，這對(duì)檔案管理的安全保障體系提出了較高的要求。同時(shí)由于現(xiàn)代化的進(jìn)程加快，信息化程度提高，數(shù)據(jù)安全不僅僅面臨的是來(lái)自內(nèi)部的數(shù)據(jù)管理等方面的安全保障問(wèn)題，還要面臨來(lái)自外部的信息盜取等一些檔案管理安全威脅。對(duì)此，一些檔案管理部門(mén)就檔案的安全系數(shù)、檔案的類別以及檔案的安全管理特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行有針對(duì)性的安全保障體系的建設(shè)，并且根據(jù)現(xiàn)代化的信息技術(shù)發(fā)展特點(diǎn)進(jìn)行一系列與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理安全保障體系的優(yōu)化改進(jìn)。

(三)檔案行政管理體系發(fā)生改變

由于檔案管理的種類繁多，因此，不可能所有的檔案都?xì)w在一個(gè)體系中進(jìn)行管理。同時(shí)由于傳統(tǒng)的檔案管理手段、技術(shù)等都沒(méi)有現(xiàn)代化的技術(shù)支持，因此，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理會(huì)有一些銜接不及時(shí)、出現(xiàn)斷層、或者區(qū)域之間聯(lián)系不緊密等問(wèn)題出現(xiàn)。在現(xiàn)代化的信息技術(shù)環(huán)境下，利用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)全國(guó)區(qū)域內(nèi)的聯(lián)網(wǎng)，同時(shí)打破了檔案管理的區(qū)域隔閡，全國(guó)各地的數(shù)據(jù)檔案都可以借助現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)籌規(guī)劃調(diào)用，為檔案管理秩序化、效率化的提升提供了穩(wěn)穩(wěn)的保障。

二、對(duì)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理提出的幾點(diǎn)建議

(一)建立完善的檔案保密安全體系

檔案管理安全問(wèn)題一直以來(lái)是我國(guó)的數(shù)據(jù)管理的問(wèn)題中的重點(diǎn)，由于現(xiàn)代化的發(fā)展模式的影響，數(shù)據(jù)成為一些現(xiàn)代技術(shù)或者國(guó)家的發(fā)展情況以及一些機(jī)密文件要事等的代表，一旦對(duì)數(shù)據(jù)安全失去控制或者數(shù)據(jù)遭到破壞，造成的后果將會(huì)不堪設(shè)想。國(guó)家為了數(shù)據(jù)檔案的管理安全有很多的方法，比如對(duì)一些泄露我國(guó)的軍事機(jī)密或者國(guó)家機(jī)密的人員等進(jìn)行嚴(yán)懲，依法制裁損害我國(guó)的數(shù)據(jù)檔案管理安全的人員，還制定了一系列的檔案關(guān)系安全的管理?xiàng)l例、法律法規(guī)等。這些都是很有效地檔案管理安全的措施，在具體的檔案管理安全體系健全完善中，更應(yīng)該注重到具體的檔案的安全保密性的管理，嚴(yán)防死守各種安全隱患，謹(jǐn)防一些外來(lái)人員的接觸，并同時(shí)還要關(guān)注到檔案館的網(wǎng)絡(luò)安全體系的健全與完善，謹(jǐn)防網(wǎng)絡(luò)安全體系遭到破壞，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)被泄露或者被破壞。

(二)加大服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新力度，對(duì)檔案利用服務(wù)體系加以完善

雖然說(shuō)檔案管理的一個(gè)重要工作就是檔案的保密工作，但是在現(xiàn)代化的政府工作模式下，信息公開(kāi)已經(jīng)逐漸成為人民的愿望，并且有政府的一系列信息公開(kāi)安全條例來(lái)作為政策支持。因此，在現(xiàn)代化的檔案管理工作體系中，不僅僅需要檔案安全管理工作的健全完善，還要依據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求來(lái)滿足人民信息公開(kāi)愿望，逐漸健全完善檔案的利用服務(wù)體系。在檔案的利用服務(wù)體系健全與完善的過(guò)程中，檔案管理當(dāng)不僅僅要負(fù)責(zé)檔案的信息公開(kāi)內(nèi)容的甄選與公開(kāi)方式、公開(kāi)途徑等的組織規(guī)劃，還要在保證公平公正公開(kāi)的前提下保證檔案管理的安全問(wèn)題，不能因?yàn)樾畔⒐_(kāi)就忽視了檔案管理的安全問(wèn)題。