談談房地產檔案的管理

孫曉飛

（河北省淶源縣自然資源和規劃局，河北 淶源 074300）

房地產檔案,是指過去和現在的房地產管理機構、房地產工作人員從事房地產經營管理活動,直接形成的各種形式的對國家和社會有保存價值的歷史記錄。

一、房地產檔案的作用

（一）憑證作用。

房地產檔案不僅反映了房地產的演變過程和本來面目,這些都具有無可爭辯的法律效力,還客觀地記錄了以往的歷史,包括從申請人提出申請、提交相關 、房地產登記收件、核查、測繪、出圖、領導審批等一系列程序中形成的各種文件,所反映的內容具有無可置辯的證據作用。

（二）參考作用。

房地產檔案不僅記錄了歷史活動的事實和經過,而且記錄了人們在活動中的思想發展,檔案材料是歷史的真實記載,所以從檔案中獲得的信息具有更高的可靠性。各類房屋的所有權、使用權、占有權、收益權等的演變歷史和所有權歸屬均在房地產檔案中有真實記錄,這就要求房地產檔案管理必須根據自身的特點,按照檔案管理的一般規律結合房地產檔案的特殊規律,做好房地產檔案管理工作。

二、房地產檔案的特點

（一）時間長、變動大。

房屋從建好居住到拆遷,中間最短需要幾十年,長可達幾百年。在這一時間段內,有關房屋的各方面都不是一成不變的,其中包括房屋的產權問題、結構、使用等。為了更好地管理、使用、修理房屋而建立的房地產檔案也隨著時間的推移不斷變化。

（二）來源廣、內容雜。

房地產檔案來源于房屋管理、使用、修理的全過程,所產生的材料規格大小不一,體式復雜多樣,這給檔案材料的收集、整理帶來了一定難度。所產生的具有保存價值的文件材料包括：房屋所有權性質及變化記錄、改變使用功能和房屋結構所產生的材料、修繕記錄、使用記錄等等,內容較復雜。

（三）專業性比較強。

房地產業是一個比較龐大的系統工程。這其中不僅要有土地劃撥、開發企業、施工隊伍等硬件,還要有房產銀行、房產監察、價格體系、法制建設等軟件,因此,要保證房地產檔案的齊全完整,做好動態管理工作和提洪利用工作,必須了解黨和國家有關房地產工作的一系列方針政策,了解地方有關房管工作的各項具體規定和辦法,熟悉單位內部各項業務工作的力之事規則和程序。

（四）利用率很高。

房地產檔案是房屋管理、使用、修繕的原始記錄,對房屋的所有權、淺談房地產檔案的特點及管理方法結構面積、功能變化等都有詳細記錄。權威、及時、準確的房地產檔案信息是一切企業經營活動的基礎,其實質在于反映市場的真實情況及市場運動規律,幫助人們做出正確的決策,因此它的利用率非常高。

三、加強房地產檔案管理的幾點思考

（一）要加強法制化建設,樹立全員管理檔案概念。

《檔案法》的頒布標志檔案工作步入了法制化軌道,我們要采取多種形式、廣泛宣傳房地產檔案的經濟社會價值,提高人們對房地嚴檔案作用的認識。同時要加大行政執法力度,確保檔案與實物的高度統一,積極推進房地產檔案管理工作的法制化進程。要通過學習檔案法律法規以及檔案管理知識樹立全員參與管理、全員重視檔案的觀念。在房地產開發企業的各項管理工作中要強化檔案意識,以責任感、使命感指導我們的工作。

（二）我們要完善現有的管理信息系統,引進新的管理理念。

我們要建立完善準確的電子檔案庫,電子檔案與紙質檔案相比可操作性強,占據空間小,不受限制,還可以保護紙質檔案。但是紙質檔案本身就是資源,承載著一段歷史,這是電子檔案無法比擬的。因此,我們實際操作當中應該做到二者并存,互相補充,實現紙質檔、電子檔的相輔相成。

（三）加強房地產檔案管理工作人員隊伍建設。

實現房地產檔案有效管理,離不開高素質的管理人才。加強房地產管理工作人員隊伍建設,要著力抓好以下幾點：一是檔案主管部門要加強業務指導,使檔案工作人員及時掌握有關檔案工作的法規、政策、規范并運用到自己的工作中去。二是房地產檔案管理人員,要具有高尚的思想覺悟和職業道德,積極參與經濟建設,立足本崗,甘于奉獻。同時,要不斷完善自身的知識結構,既要掌握檔案專業知識,又要熟悉房地產權管理知識,更好地適應工作需要。三是加強檔案管理人員的業務培訓,提高其業務知識和管理水平。四是開展房地產檔案管理單位之間的業務交流,在交流中取長補短,不斷提高單位的整體業務能力,使房地產檔案管理適應新形勢的需要。

（四）檔案管理人員應該不斷提高自身的服務水平

嚴格來說,檔案管理同時也是一種專業的服務,是專門服務社會的。現如今,社會各界對房地產檔案信息服務的需要越來越迫切,希望通過房地產檔案管理信息系統了解房地產的相關政策。因此作為房地產檔案管理人員,我們要努力提高服務水平,積極服務好社會、群眾,接受新的服務理念,順應時代的發展,滿足人民的需要。

（五）加強房產檔案管理,為城市基本建設服務

隨著城市建設的飛速發展,舊城區的改造步伐越來越大。舊城改造、道路拓寬和內河整治等大量的建設拆遷工程,無不牽涉到眾多居民住宅及部門單位房的拆遷安置工作。它關系到千家萬戶的切身利益,關系到社會穩定。由于被拆遷人的房屋及附屬物大多年代久遠,歷史上這些房屋的產權演變情況復雜,一些居民擅自搭建違章簡易房屋,因此對原有房屋的歷史沿革和現實狀況客觀、真實的歷史記載就顯得更為重要。工程初期,房產檔案部門要根據規劃部門批準的拆遷范圍,對所有房屋逐棟逐戶進行查檔核對,將房屋的結構、樓層、建筑面積、四界關系、產權來源等房產檔案材料,提供給拆遷單位進行可行性分析。由于拆遷范圍的規模大、戶數多,而且時間緊,為讓拆遷人盡快進入拆遷階段,房地產檔案部門還要及時組織人力,加班突擊。

（六）檔案管理人員要為檔案內容保密

首先要加固存放檔案的庫房的門窗,把庫房作為重點保護對象,安排專人負責看守庫房,看守人員應該嚴格遵守庫房管理制度,閑雜人等一律不準入內。嚴格管理庫房是做好保密工作的基礎。