信息技術(shù)在人事檔案管理中的運用

余童

（重慶醫(yī)藥高等專科學(xué)校，重慶 401331）

隨著我國步入5G時代，信息化進(jìn)程速度在不斷加快，各行各業(yè)對于信息化技術(shù)的運用也在廣泛推廣，如何提升信息化水平是當(dāng)前生產(chǎn)生活質(zhì)量發(fā)展程度的標(biāo)準(zhǔn)。人事檔案管理相當(dāng)于掌握人才的生死簿，如果無法有效及時更新人事資料，那相當(dāng)于對人才判了生死，無疑與從根本問題上杜絕了人才后期發(fā)展與自身提高。而人事檔案管理也關(guān)乎著人才的選拔與培養(yǎng)價值，對單位發(fā)展與社會發(fā)展具有重大的含義，而信息化技術(shù)的加持，將更為突出的優(yōu)化人事檔案管理價值，從而適應(yīng)信息化時代變化，改變?nèi)耸聶n案管理的劣勢，將管理工作做得更為徹底。

一、現(xiàn)存人事檔案管理的問題

目前由于我國人事檔案管理工作較為落后，使得許多人事檔案在管理過程中出現(xiàn)更新滯后的問題，這使得許多人才進(jìn)行人力資源轉(zhuǎn)業(yè)與申報評職稱時，往往遇到檔案無法及時顯示人才信息，從而影響了人才未來發(fā)展與其工作開展，并造成嚴(yán)重的后果。

（一）缺乏檔案管理工作監(jiān)督意識

在許多單位中存在著各種各樣的規(guī)章制度與監(jiān)督機(jī)制，唯獨在人事檔案管理工作中卻忽視了監(jiān)督工作與監(jiān)督意識的加強(qiáng)，往往造成人事檔案管理工作出現(xiàn)紕漏，形成不可挽回的損失，并對于信息技術(shù)在檔案管理工作中的表現(xiàn)得以影響。檔案管理與檔案所有人之間并沒有直接溝通關(guān)系的規(guī)定，使得實際工作中造成了許多不必要的麻煩。而部分單位會思考利用行政部門職責(zé)來監(jiān)督檔案管理工作，但是實踐證明，其監(jiān)督工作并沒有達(dá)到實際想要的結(jié)果，并且檔案管理工作顯得極為不規(guī)范與正規(guī)化。

人事檔案管理關(guān)系著人力資源的合理分配與調(diào)動，如果檔案管理出現(xiàn)紕漏或者信息出現(xiàn)失誤，那對于人事調(diào)動與人事考核也必然出現(xiàn)問題，從而無法合理與正確的發(fā)掘每個人的自身潛力，造成資源過度浪費。所以人事檔案管理工作應(yīng)積極應(yīng)用信息化技術(shù)，將數(shù)據(jù)保存至云系統(tǒng)中，從而為人事調(diào)動與考核提供及時有效的信息資料，而只有做好了這一點才能夠確保人力資源工作的順利開展，往往目前人事檔案管理工作并沒有重視信息技術(shù)的運用，忽視了其運用優(yōu)勢，從而使得檔案管理工作滯后，也無法為人事變動提供有效及時的信息參考。

（二）人事檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)

由于人事檔案管理工作較為繁雜與沉悶，使得許多檔案管理人員從業(yè)者較少，而單位對于這類人才的需求比較大，這就造成許多單位開始采用無相關(guān)經(jīng)驗或者相關(guān)經(jīng)驗不足人員進(jìn)行檔案管理工作，這無疑使得人事檔案管理工作更雪上加霜，由于缺乏足夠經(jīng)驗與專業(yè)技術(shù)的支撐，使得信息化技術(shù)與信息化管理方法不能夠很好的融入到管理工作中，造成信息化資源浪費，從而無法發(fā)揮應(yīng)有的價值。

（三）忽視人事檔案管理工作的價值

對于大部分單位的人事檔案管理工作而言，由于各個行業(yè)不同，其人事檔案管理工作的要求與內(nèi)容也不相同，所以，信息化建設(shè)目標(biāo)與內(nèi)容也不相同，但是由于人事檔案管理往往在單位中處于最末端的部門，得不到單位的重視，造成許多人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)千篇一律，而信息化建設(shè)與信息化技術(shù)運用也只是統(tǒng)一采取，這種忽視人事檔案管理工作的做法，一方面讓檔案管理工作缺乏信息化設(shè)備與信息技術(shù)的支持，造成信息檔案無法有效及時更新，另一方面讓信息化管理軟件開發(fā)舉步維艱，從而無法實現(xiàn)人事檔案管理與人力資源有效掛鉤，并阻礙了單位人才的發(fā)展，造成人力資源過剩或者浪費。

二、信息技術(shù)在人事檔案信息管理中運用對策

（一）強(qiáng)化檔案信息資源管理的力度

如何促進(jìn)信息化時代人事檔案管理中信息技術(shù)的運用，是目前各個單位需要重要思考的問題。為促進(jìn)人事檔案管理信息化進(jìn)程的加快，應(yīng)不斷完善信息化資源調(diào)度，協(xié)調(diào)人事檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)的開展，抵消跨部門工作的間隙與矛盾，并依據(jù)不同單位人力資源管理辦法進(jìn)行不同內(nèi)容的人事檔案信息化管理，從而進(jìn)行檔案信息的鑒別分檔，并細(xì)化人事資料的數(shù)據(jù)，從而建立起完整與正規(guī)的人事檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫。并且，在信息技術(shù)運用于人事檔案管理工作過程中，應(yīng)將之前缺失或沒有及時更新的檔案信息進(jìn)行修復(fù)與填補(bǔ)，確保信息的有效性。在人事檔案信息管理中要努力強(qiáng)化管理人員對于檔案信息工作的重視程度，嚴(yán)格要求其按照標(biāo)準(zhǔn)程度進(jìn)行檔案采集、分類與歸檔，保證信息核對的正確性，從而對于發(fā)現(xiàn)問題的檔案進(jìn)行及時修復(fù)，避免出現(xiàn)信息出現(xiàn)失誤。而對于人事檔案管理工作人員的管理應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，可采取懲罰機(jī)制。同時，建立一套完整的懲罰獎勵機(jī)制，將有效的對工作人員進(jìn)行管理，確保檔案管理進(jìn)行信息化技術(shù)改革過程中不會出現(xiàn)任何批量。

（二）提升人事檔案管理工作人員的信息技術(shù)專業(yè)素質(zhì)

許多從事人事檔案管理工作的人員缺乏應(yīng)具備的專業(yè)技術(shù)水平與專業(yè)素質(zhì)，這就使得檔案管理與信息化技術(shù)融合的過程出現(xiàn)問題，對于提升工作人員整體素質(zhì)與技術(shù)水平要求日益增強(qiáng)。在單位人事檔案管理工作人員培訓(xùn)過程中，應(yīng)聘請優(yōu)秀的信息技術(shù)人才進(jìn)行培養(yǎng)，讓檔案管理人員認(rèn)識到信息技術(shù)的重要性，從而優(yōu)化信息技術(shù)與檔案管理工作的整合，并懂得檔案管理信息化工作流程。單位進(jìn)行定期培訓(xùn)與知識學(xué)習(xí)，能夠確保檔案管理工作時刻處于新鮮階段，讓工作內(nèi)容更新速度加快，以配合信息技術(shù)工作在檔案管理中的應(yīng)用。

（三）工作人員網(wǎng)絡(luò)信息保密意識的強(qiáng)化

在信息網(wǎng)絡(luò)時代，人們最害怕的便是個人隱私的缺漏，這也是信息化時代存在的弊端。而對于人事檔案而言，其保密性要求更為嚴(yán)格，這是檔案信息特點的要求，如果信息出現(xiàn)泄漏那對于整個單位而言也是一種毀滅性損失。如果出現(xiàn)信息泄漏問題，那便是工作人員在進(jìn)行信息化操作時出現(xiàn)失誤，從而造成嚴(yán)重后果。單位應(yīng)針對管理人員保密意識進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，讓工作人員時刻謹(jǐn)記工作的保密性，進(jìn)一步優(yōu)化工作人員信息技術(shù)運用水平，確保信息化檔案管理工作能夠在信息化優(yōu)點加持下規(guī)避缺點，做好人事檔案管理工作信息的保密，從而發(fā)揮信息技術(shù)與檔案管理整合的最大優(yōu)化。