檔案管理科學化與服務創新

孟祥洲

（巴彥縣人民醫院，黑龍江 哈爾濱 151800）

一、檔案信息系統管理的規范性

檔案信息系統有很多層次，但是大多都達不到檔案信息管理系統對規范性、專業性和開放性的要求。信息化時代的到來，讓電子文件的數量也大大地增加，對數據的整理和收集是檔案管理工作的一大重要內容。電子檔案讓檔案管理從根本上擺脫傳統的手動式管理模式，減少了檔案管理工作人員的工作中的勞動量，同時提高了檔案管理工作的搜索效率，給人們帶來了極大的便捷。在建設檔案目錄中心和檔案數據庫的過程中，要利用法規對電子文件的格式進行規范化管理，盡量使檔案管理系統更加規范。同時應當對電子文件進行篩選，篩選出關鍵的信息進行歸檔，這樣可以避免人力和物力的浪費。檔案管理基礎工作將檔案編號、分類信息等數據輸入電腦，這樣就可以對檔案進行快速檢索。然而在進行檔案編號和信息輸入的時候不能馬虎，盡量保證數據信息的真實性，這樣才能給檔案的快速檢索提供條件。當開展實際工作的時候，需要對檔案管理模式進行全面創新，提高檔案管理科學化水平是檔案工作者長足發展的支撐。而檔案管理的基礎工作就是將現代檔案管理的工作鏈條貫穿好的那一條“繩子”，進行了優秀的檔案管理基礎工作以后，原本繁亂的檔案就已經整理到了現代化檔案管理的框架之內，按照檔案管理正常程序走下去，就能保證檔案管理的規范性。

二、檔案工作管理方法創新

在檔案基礎管理中，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎工作，從領導機制到管理體系，從規章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案管理工作者應該要準確的把握部門之間的聯系，充當部門之間聯系的橋梁和紐帶，這樣才有助于文件資料的收集。在實際管理過程中，檔案管理工作者主動去了解各個部門的實際情況，同時要積極的去研究如何更有效的做好文件檔案的采集工作，收集歸檔。及時歸檔，日清月結，推動檔案管理日常化。由于醫院工作存在緊急性、醫療結果導向性等特點，在實踐中不能重醫療、輕檔案，對重要文件及時整理歸檔。檔案是對工作過程的記錄，是后續查詢、研究及管理等工作的重要依據，需要在各項相關工作完成后及時進行整理并定期歸檔，避免時間拖得過長造成對重要信息的遺忘或遺漏、待歸檔文件堆積過多造成檔案管理人員的拖沓及畏難心理、檔案管理人員變更造成對當時情況不了解難以進行準確歸檔等情形。加強醫用的檔案管理，按“卷”為單位整理的檔案，其“卷”內構成的主要保管單位由文件目錄、原始文件及備考表等組成，卷內原始文件一般情況是按照時間順序排列，同時結合重要程度綜合考慮。按“卷”為單位進行整理，其難點就是特別注意如何將不同年限和不同類別的文件資料分別進行組卷整理保管。因為通常這些類別的文件之間的聯系都較為緊密，每一卷都密不可分，每一年度工作任務按卷來整理。比如科研項目、儀器設備、基建等檔案可以運用“按卷整理，按件裝訂”的方法整理，儀器設備會在科研工作中產生儀器鑒定、使用記錄、校準、維修等補充資料；基建會有裝修、改造、維修等檔案產生。綜合各方面因素考慮，采用“按卷整理，按件裝訂”的方法整理以后，在使用者隨時需要利用其中某份文件的時候更加一目了然，同時也更有利于檔案的保密和安全。讓檔案管理的功能發揮得更有效，運用高新科技對檔案工作進行創新、改造，適應檔案信息化建設的新要求，是科學技術突飛猛進的發展新趨勢，檔案室要辦好自己的宣傳欄，大力宣傳檔案的作用及重要性。檔案管理在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應重視這項工作，使檔案系統化再上新臺階。

三、對檔案管理人員素質的提升

檔案管理工作人員的素質對于檔案管理工作而言也有著十分重要的作用，工作人員自身工作素質和專業能力對這項工作的開展將起到直接影響作用。所以，加強人員素質也是這項工作的重要要求之一。高素質工作人員對于工作所投入的關注程度將更大，因此在實際工作中其也將用更為嚴格的制度和態度約束自身，這對于檔案保密工作的開展也有著十分重要的積極影響。根據目前醫院的發展要求，現代醫院管理過程中要求建立醫用檔案管理信息平臺，以實現對醫院耗材的有效管理。醫用耗材是目前醫院管理過程中的一個重要項目，應當引起醫院的足夠重視。國家《關于全面深化價格機制改革的意見》提出，要“鞏固取消藥品加成成果，進一步取消醫用加成”。繼若干地方零散地取消耗材加成之后，耗材零差價將要在全國范圍內推行。因此，探討醫用耗材檔案管理的信息平臺構建具有重要的現實意義與科研意義。醫用耗材檔案管理信息平臺的構建能夠實現醫用耗材檔案管理的智能化和信息化，規范快速完成醫用耗材精細化管理。醫用耗材研究信息的獲得、醫用耗材檔案的建立、資質證件的效期管理，以及醫用高值耗材的檔案管理方面。通過綜合分析醫院檔案管理工作中出現的問題并提出對應策略，有利于提高檔案管理工作效率，促進醫院的長足發展。而在實際工作中，這要求醫院檔案管理人員提高對檔案管理重要性的認識，不斷提升自身專業水平，掌握檔案資源的現代化信息管理系統的應用，從而提高醫院檔案管理工作水平，進一步促進醫院的改革和發展。

為了使檔案工作更好地適應時代和社會的發展，必須加強信息化條件下的管理和服務創新，這也是讓檔案管理工作更加現代化的必然選擇。才能更好的完善檔案工作效率，具有非常高的實用價值。總之，結合自身檔案特點，管好、用好檔案，不斷學習，吸納新知識，努力使檔案管理工作邁上新臺階。