事業單位檔案管理現狀與解決措施

杜顏

（牡丹江市人民政府政務信息化中心,黑龍江 牡丹江 157000）

一、事業單位檔案管理工作中的現實情況分析

近幾年來，機關事業單位檔案管理工作在上級組織部門的監督管理下，有了一定的進步，但在一些事業單位中也存在著一些突出問題亟待解決主要有以下幾點。

1.是檔案材料歸檔不及時，不到位，檔案件嚴重缺失。由于機關事業單位工作的特殊性,雜件和散件很多，每年需要歸檔的材料比較多，這些散件包括事業單位年度考核登記表、工資晉升表、學歷學位材料更新、入黨材料、職稱晉升等。每年形成的這些材料要及時歸檔，否則就容易造成遺失。但是在收集過程中，一些檔案員業務能力不強，對檔案材料分類不清，對平時工作中形成的材料不注意收集等問題，再加上態度不端正，對檔案重視程度不夠。造成收集的材料處于堆放的狀態，沒有進行有效的整理。最終導致檔案中個別材料不全，嚴重的將會影響個別人員的提拔晉升。

2.檔案管理人員的業務素質不高，人員頻繁更換等問題。當前，許多單位負責檔案管理的領導沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，導致領導對檔案重視度不高。隨意安排兼職人員負責檔案管理工作，管理人員也沒有經過專業的培訓，對檔案材料的真偽沒有鑒定能力，不具備從事檔案管理人員應有的業務素質。

3.檔案管理硬件設施不齊全。擁有現代化規范標準的硬件設施是做好檔案管理的前提，許多單位沒有規范的檔案室大多數都和辦公室在一起，無法進行科學有效的管理。

4.信息技術應用較低

事業單位檔案網絡信息化水平程度較低，現有的管理手段已經不能滿足檔案的發展水平。有些單位經費問題或其它原因阻礙了檔案的發展方向。

二、如何解決檔案管理工作中的問題

1.健全和完善事業單位檔案管理制度。這項工作需要檔案管理領導者要高度重視，建立健全各項檔案責任負責制度，要根據本單位實際情況，制定出符合自己單位特點的管理規章制度。設立專門的檔案資料室，對檔案進行科學有序的管理。

2.加強檔案管理人員的專業素養的提升。對于檔案管理人員而言，要掌握時代脈絡，加強檔案專業業務學習培訓，這種培訓要定期，定時。隨著網絡信息化的發展，需要及時將信息化的相關知識反饋給管理員。組織部門要及時將檔案管理方面的新知識，新政策反饋給檔案管理員，提升他們的業務知識水平。同時，也要增強事業單位其他人員對檔案管理重要性的認識程度，將自己手中所有需要歸檔的材料及時交到組織人事部門管理。設立專門管理員負責不能找兼職人員，也不要頻繁更換管理員，這樣容易造成對專業知識鉆研不夠。要想提高管理員的素質和能力，就必須合理激發他們的工作積極性，做到人盡其才。

3.充分發揮網絡信息化在事業單位檔案管理中的作用。隨著網絡電子信息技術的快速發展，同時也為了提高檔案管理的效率，加強資料整理的及時性，方便資料的查詢，對于立卷文件的插入，變得更加方便和迅速。將電子信息技術應用到檔案工作中變得十分迫切。

4.認真做好檔案管理的立卷歸檔工作。檔案管理員應認真做好檔案管理的基礎工作包括收集、整理、分類、裝訂、目錄更新等日常工作。檔案材料在收集過程中要及時按類別排序進行有效分類，在干部檔案的整理工作中，我們做到認真鑒別、分類準確、編號有序、目錄清楚、裝訂整齊標準。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。同時裝訂也要用專業的設備進行，裝入后要將檔案目錄同時更新，這樣有利于檔案的立卷歸檔。做好基礎工作是檔案管理的重中之重。

5.加強對人事檔案管理工作的充分認識。為了能夠從根本上保證人事檔案管理工作的有效進行，單位的主管領導應加大對檔案的監督管理的力度，必須將人事檔案工作納入重點工作來抓。建立檔案管理工作小組，主管領導任負責人，每個人負責不同的工作，那個環節出現問題就找負者人員，這樣的監督機制才能確保工作的順利進行。

檔案管理工作是單位管理中不可或缺的要素，提高檔案管理人員的素質及與信息技術相融合是做好檔案工作的前提保證。