談機關(guān)檔案信息化管理

張婕

（南寧市工業(yè)和信息化綜合行政執(zhí)法支隊，廣西 南寧 530000）

檔案是記錄機關(guān)、組織及個人的載體，其充分體現(xiàn)社會在政治、經(jīng)濟、民生等方面的發(fā)展歷程，對其進行安全妥善的管理是各單位、各行業(yè)、各領(lǐng)域的重要職責(zé)。然而，許多機關(guān)單位檔案數(shù)量眾多，保管環(huán)境及安全性較差，且管理人員對檔案管理的重要程度認識不夠深刻。從而導(dǎo)致檔案管理比較混亂，不夠條理，查找時耗時耗力，不能達到事半功倍的效果，增加工作人員的工作量。本文從機關(guān)檔案信息化管理現(xiàn)存問題及改進措施兩方面進行簡單分析。

一、機關(guān)檔案信息化管理現(xiàn)存問題

（一）對機關(guān)檔案信息化管理的重視度不夠

機關(guān)檔案記錄了黨和國家對社會各種業(yè)務(wù)的政策制度，以及在實施過程中所發(fā)生的各種情況，對社會的穩(wěn)步發(fā)展具有極其重要的作用。但是一些機關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)卻認為檔案管理并不是其本職工作，只需進行簡單抄寫、保存，保證不丟失就可以，不愿投入時間與精力對檔案進行管理。而對于檔案的信息化管理更沒有正確的認識，有些甚至認為這是一種資源浪費，不愿將人力物力財物花費在這方面。因此導(dǎo)致檔案管理人員對檔案資料不及時進行收集、整理、歸檔及備查，不能保證檔案的準確性、完整性與安全性，從而降低檔案的利用率。

（二）機關(guān)檔案信息化管理制度不健全，檔案管理人員素質(zhì)較低、管理水平不夠

由于對檔案管理的重視程度不夠，有些機關(guān)單位并沒有規(guī)范、健全的檔案信息化管理制度，也沒有嚴格執(zhí)行現(xiàn)有制度，對其實施辦法和檢查措施未認真貫徹落實。對于檔案管理人員也沒有進行嚴格的專業(yè)培訓(xùn)，其素質(zhì)參差不齊，有些檔案管理人員甚至不能熟練運用電腦，這對檔案信息化管理難上加難。同時檔案管理人員對檔案的重要性和安全性沒有足夠的認識，對檔案的收集整理意識不強，進而使檔案資料不完整，不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（三）機關(guān)檔案信息化管理平臺具有局限性

當今社會是互聯(lián)網(wǎng)時代，生活中方方面面均離不開信息技術(shù)。合理有效地運用互聯(lián)網(wǎng)可以提高工作效率，使生活、工作更加便捷。然而許多機關(guān)單位并未認識到這一變化，對互聯(lián)網(wǎng)仍沒有充分利用，對于檔案的保管仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)收集、歸檔，增加了檔案管理人員的工作量。除此之外，有些機關(guān)單位的檔案信息化管理平臺存在諸多漏洞，其在安全性方面仍有許多問題，且并不規(guī)范、健全在查詢方面仍有欠缺，大大降低了檔案利用率。

二、機關(guān)檔信息化管理改進措施

（一）加強對機關(guān)檔案信息化管理的認識

領(lǐng)導(dǎo)者在機關(guān)單位中具有絕對的決策權(quán)，因此首先要提高機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)者對檔案信息化管理的認識，對其多進行一些現(xiàn)代化檔案信息管理的培訓(xùn)，提高其現(xiàn)代化管理水平，使其認識到現(xiàn)代信息化管理對檔案管理的潛在重要性，從而加快檔案信息化管理的建設(shè)，進而使檔案管理與現(xiàn)代經(jīng)濟社會的發(fā)展保持一致。其次，提升員工對檔案信息化管理重要性的認識，多對員工進行培訓(xùn)。同時，隨時抽查各檔案管理人員所管理的檔案，加快其調(diào)取檔案的速度，完善其檔案管理方法。領(lǐng)導(dǎo)者也可以就此舉行比賽，從而提高檔案管理人員對檔案信息化管理的能力。最后，建立健全統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級建檔，逐級負責(zé)的檔案管理制度

（二）建立健全檔案信息化管理制度

對現(xiàn)存的檔案信息化管理制度進行充分的調(diào)查與研究，分析其利弊，積極進行改進，建立更加全面有效的管理制度。機關(guān)單位可以根據(jù)各自的特點、現(xiàn)有的業(yè)務(wù)等將其檔案進行分類管理，并指定具體工作人員對其進行管理。對于重要電子檔案可以設(shè)置密碼或權(quán)限，只有特定人員才可以查看該檔案，從而保證了檔案的安全性。

（三）完善現(xiàn)有檔案信息化管理系統(tǒng)

目前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，出現(xiàn)眾多高科技人才，其對各網(wǎng)絡(luò)平臺或利或弊。我國機關(guān)單位的檔案記錄了社會發(fā)展的方方面面，因此，其檔案管理系統(tǒng)的安全性極為重要。機關(guān)單位要不斷學(xué)習(xí)并完善現(xiàn)有的檔案信息化管理系統(tǒng)，對其進行不定期的檢查與維護，保證其安全有效的運行。同時，對于檔案信息化管理平臺的內(nèi)容要進行及時更新，保證機關(guān)檔案的準確性與完整性，使檔案更加全面。另外，檔案信息化管理的建設(shè)應(yīng)合理、便捷，加快查詢與利用檔案的速度，使檔案管理人員的工作更加輕松，提高服務(wù)質(zhì)量。

結(jié)語

綜上所述，機關(guān)檔案信息化管理是符合現(xiàn)代社會發(fā)展的，其不僅提高了檔案管理人員的工作效率，還保證了檔案的安全性與完整性。如今，檔案管理已不再只是簡單的抄寫、保存，還要保證快速有效的查詢、利用。機關(guān)檔案管理人員要認真對待每一份檔案，保證其完整準確，對于檔案的信息化管理也要高度重視，使每一份檔案都發(fā)揮其應(yīng)有的作用。