金融企業(yè)采購評委自動化抽取實踐與探索

韓旭

（中國建設銀行股份有限公司財務會計部采購部，北京 100040）

我國部分國有金融企業(yè)自從在二零一六年便是開始積極的探索線上采購評委自動化抽取，銀聯(lián)采購系統(tǒng)評委自動抽取模塊在二零一八年的五月正式上線，建設銀行在二零一九年10月上線。原本人工進行抽取的方式已經是在逐漸改變，抽取效率得到了一定的提高。所以在本文中，主要是對國有金融企業(yè)采購評委自動化抽取實踐和探索進行分析，在這個基礎上提出下文內容，希望為相同行業(yè)工作人員提供相應參考。

一、亮點分析

（一）完全是自動化的抽取，節(jié)省了人力的成本

首先以往評委抽取完全是人工進行實現(xiàn)的，評委庫管理員根據采購項目評審專業(yè)要求，從評委庫中篩選滿足需要評委構成評委集。其次根據采購項目需要評委人數(shù)，通過抽簽方式從候選評委中抽取相應的評委，再通過電話或者是短信等方式通知評委確定是否可以參與采購，如果出現(xiàn)出差或與其他會議相沖突的情況就要重新抽取。比如在某國有金融企業(yè)采購評審中，全年大約是需要開展將近四百項的采購評審，平均每周大約開展六項評審，評委庫管理員每周是需要花費大約十五個小時時間才可以完成評委抽取一些工作，其中包括了抽取評委以及等待評委回復和完成抽取過程記錄表等等。在評委自動抽取模塊進行上線之后，評委評委庫管理員僅僅只是需要根據項目安排啟動自動化抽氣方式，抽取過程中監(jiān)控抽取情況，每周所花費的時間大概為二點五個小時，這樣大大的節(jié)省了人力成本。

（二）減少了人工干預以及保障公平

在進行人工抽取的過程中，評委評委庫管理員通常會根據采購項目的特點和評委專業(yè)能力以及參與積極程度等去對候選評委進行篩選，客觀上存在著比較強的個人偏好，同時也容易導致評委抽取機會出現(xiàn)不均勻等問題，會失去客觀性以及公平性。自動化抽取模塊出現(xiàn)，可以最大程度的減少人工干預，更好去保證抽取結構公平和公正。

（三）對短信提醒進行完善，方便進度追蹤

在進行人工抽取的過程中，評委評委庫管理員是需要實時跟進抽取進展，然而在自動化的抽取系統(tǒng)之中，只是需要設置一個完善短信提醒功能，對不同抽取結果根據短信方式通知評委評委庫管理員，并在線查看回復，方便評委評委庫管理員實時跟蹤評委抽取情況。在一個項目進行抽取完成之后，系統(tǒng)將會自動化發(fā)送短信給評委管理員，提醒該項目抽取工作已經順利完成，同時通知該評委評審時間地點等信息。假如某一個項目出現(xiàn)評委不足或者是評審時間比較接近，但是依然沒有完成抽取的工作，那么系統(tǒng)將會根據短信的方式告知評委評委庫管理員，提醒評委評委庫管理員的介入。

（四）采取多項目并行的抽取

對于自動化抽取系統(tǒng)而言，在設計上考慮支持多個項目一同進行抽取，在抽取過程中并不會相互干擾，在采購系統(tǒng)最初三個月的運行之中，項目是最為集中階段，例如某金融企業(yè)曾經出現(xiàn)一天內并行抽取七個采購項目，在相同的一天時間之內向一百多個評委發(fā)送評審邀請短信，對征詢評委的意愿，因此可以看出，自動化抽取效率是人工抽取無法進行比擬的。

（五）可以實現(xiàn)對接人力資源數(shù)據平臺

因為部門出現(xiàn)了調整或者是評委聯(lián)系方式、職務信息、教育信息等出現(xiàn)變更，導致評委信息更新滯后，原有大多數(shù)采購系統(tǒng)中評委信息采用靜態(tài)存儲數(shù)據，難以對評委信息的準確性給予保障。先進的采購系統(tǒng)將所有評委信息從準確的人力系統(tǒng)中取出，轉存入到采購系統(tǒng)之中，系統(tǒng)每天會將同步評委評委庫信息，假如評委信息出現(xiàn)變更，那么會進行實時更新，保障評委信息的準確性。

（六）可以系統(tǒng)人性化的設置

為了可以有效的避免對評委頻繁的打擾，可以對其進行系統(tǒng)設置，每天給評委發(fā)送的短信不要超過一條。此外假如一個評審時間的項目已經是邀請過了這個評委，那么預制交叉的評審時間項目會自動對該評委進行屏蔽，這樣可以在最大程度上減少一些不必要的短信征詢，提高其系統(tǒng)的工作效率。

二、探索分析

（一）合理的設置新老評委比例，保證評審質量

為了能夠對項目評審質量給與保障，系統(tǒng)會設置新的抽取條件，可以根據職稱高低和入職年限等參數(shù)進行抽取，保證每一個項目都具有著一個熟悉評審流程和經驗豐富評委，保證評審質量基礎上也是可以讓老評委帶領新入庫評委更快了解評審流程和關鍵點，通過新評委參與可以為評審引入新的方法和思路。

（二）適當?shù)臓奚槿÷剩苊庠u委頻繁的干擾

在系統(tǒng)上線開始階段，為了能夠對保證抽取效率，要求評委參加與否都需要回復信息，假如評委沒有參與到項目中，是要明確回復不參加，系統(tǒng)后臺是可以自動判斷刷新重新開展新一輪抽取，這樣可以提高抽取效率。但是在實行一段時間后，發(fā)現(xiàn)強制要求評委回復短信雖然是可以提高抽取的速度，但是占用了評委更多時間成本，降低評委參與積極性。所以在進行反復考慮后，可以采取犧牲抽取效率，評委如果沒有參與到不必進行恢復，雖然是這種方法抽取周期比較長，但是得到了更多評委的配合。

（三）開放專業(yè)類別的維護功能，方便評委對個人信息進行維護

以往評委入庫是通過管理人員手動錄入評委信息，評委包括評委所選評委項目的類別，最多不超過10類。比如在某金融企業(yè)評委庫中，評委總數(shù)大約為七百人，專業(yè)類別大約為三十項，評委專業(yè)類別維護工作量相對比較大，同時數(shù)據準確性無法進行保障。所以開放專業(yè)類別的維護功能，每一個評委評委是可以登錄采購信息系統(tǒng)中，對個人的專業(yè)類別進行手動維護，保障專業(yè)信息的準確性，因此針對于這個方面的內容必須要引起足夠的重視。

總結：通過上述分析得出，評委評委自動化抽取模塊是一個相對比較完善和高效評委評委抽取模塊，能夠實現(xiàn)對評委評委信息化以及智能化管理，在該模塊中，通過設置了科學并且人性化抽取規(guī)則，保證評委評委抽取過程中的隨機性以及合理性。在此之外自動化的抽取流程也是減少了人為的敢于，更好踐行采購工作的公平和公正，促進企業(yè)自身可以得到持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。