信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化

蔣鈺

（大慶油田有限責任公司第四采油廠信息中心檔案室，黑龍江 大慶 163000）

信息化環境下行政事業單位檔案管理科學化勢在必行，它不僅能夠保證檔案管理工作的正常運行，而且將有效地提高工作效率、改善工作質量、減少工作成本，讓檔案管理工作達到事半功倍的良好效果。信息化背景下的行政事業單位文件管理的科學化探索將為日后行政事業單位檔案管理工作改革提供有力的參考。

一、信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化的意義分析

行政事業單位要結合內部實際情況合理制定信息化檔案管理方案，適應國家發展，保證檔案管理工作的有序開展。但是，從行政事業單位信息化檔案管理現狀可以看出，行政事業單位信息化檔案管理中還存在很多問題，需要管理人員詳細分析問題存在的原因，并針對存在的問題及時采取調整對策。行政事業單位的檔案管理是一項十分復雜的工作，需要涉及的內容非常多。檔案管理工作具有以下特點：一是管理性，二是服務性，三是政治性。如今，行政事業單位正在快速發展，如何提高檔案管理水平，實現檔案管理的科學化已經成為行政事業單位關注的焦點。信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化的意義體現在以下幾點：一是檔案管理科學化是國家發展的必然要求，二是檔案管理科學化是行政事業單位發展的關鍵保證，三是檔案管理科學化是行政事業單位改革的保證。

二、我國行政事業單位檔案管理的不足

（一）檔案管理制度不夠完善，對檔案管理不夠重視

我國大部分的行政單位都有關于檔案的管理制度，但是管理不夠重視，無法有效的進行監督，檔案管理本身就是一項枯燥的工作，不僅難以取得明顯的業績，不受領導重視，同時檔案管理工作內容煩瑣、工作量大，導致負責檔案管理的工作人員長時間處于被動狀態，不僅無法有效地完成管理內容，更無法科學化的進行檔案管理。

（二）檔案管理現代化水平不高

隨著我國科學技術的飛速發展，越來越多的先進設備和技術被引入到事業單位檔案管理工作中，但由于對這些設備和技術缺乏充分利用，從而導致當前事業單位檔案管理工作的現代化水平仍然相對較低，檔案管理機構的設置較為混亂，這又導致了檔案管理工作中盲目性以及隨意性較強，沒有明確的檔案管理工作目標及科學的管理手段。

（三）檔案管理工作人員素質不足

檔案管理機構的硬件設施雖然齊全，種類多樣，系統先進，檔案管理工作信息化速度過快，管理人員沒有有效地掌握相關的技術，無法使先進的檔案管理設備高效地運轉起來。而行政事業單位對檔案管理人員要求不高，不論是專業水平還是文化程度都不高，不能正常的進行檔案管理工作，無法保證工作質量。由于行政事業單位的檔案管理工作沒有得到相關管理層的重視，對檔案管理工作人員沒有進行相關技能培訓，致使檔案管理工作效率低下，質量低下。

三、推進行政事業單位檔案管理科學化的有效措施

（一）建立健全檔案管理制度，加強對檔案管理工作的重視度

行政事業單位應該對檔案管理的重要性進行大力的宣傳，讓檔案管理的工作人員對檔案管理工作重新認識，并根據單位的實際情況制定一套有針對性、科學合理的制度，并要求工作人員必須嚴格按照制度流程來辦事，同時，制定考核制度，對檔案管理工作人員形成約束力。

（二）組織領導的思維意識要與時俱進，重視單位檔案管理信息化建設

行政事業單位在推進檔案管理信息化建設方面，領導的互聯網信息化思維意識與對檔案管理信息化的重視程度，起著非常直接的影響作用。如果組織領導的思維意識超前，具有良好的現代互聯網信息化思維意識，則就會充分認識到實現檔案管理的科學化，必須先要實現信息化管理，會投入相關的人力、財力和物力去做。但是，如果領導的思維意識不能跟上現代信息化的技術潮流，則勢必會影響檔案管理信息化工作的推進。因此，對于各級行政事業單位的組織領導，一定要切實轉變思維意識，認識到互聯網時代信息化管理的偉大作用。堅持從檔案信息化管理的實際情況出發，將檔案信息化建設列為一項重點工作計劃，注重檢查單位檔案信息化建設工作的進展情況，幫助協調矛盾和解決實際困難。如投入資金與外包公司簽訂檔案電子化掃描加工協議，全面推進檔案電子化掃描工作，且不定期對掃描的電子檔案進行檢查，確保掃描檔案質量符合要求。

（三）提高管理人員的職業素養

基于信息化發展背景下，會計檔案管理工作需要綜合素質以及專業技能較高的綜合型人才。對于人才的引進和培養分為兩種渠道，一方面，從各大高校的畢業生中挑選人才，選擇適合會計檔案管理工作的綜合型人才。另外一方面，通過對事業單位的會計檔案管理人員進行重點培訓和指導，重點培養信息化發展背景下的會計檔案管理人員，進而快速提高會計檔案管理工作的整體業務水平。此外，不僅需要提高管理人員的業務水平，同時，還需要注重培養管理人員的相關法律常識和職業道德素養。因此，信息化背景下的會計檔案管理工作的從業人員不僅需要具備較高的業務能力，同時，還需要具備較強的責任心和職業道德，并且在開展檔案管理工作的過程中需要嚴格遵守我國相關的法律規定，盡量杜絕違法事件的發生，積極維護事業單位的自身利益以及我國人民的整體利益。

結束語：

行政事業單位的檔案記錄了與國家政治、經濟建設相關的關鍵信息，對國家發展有著至關重要的影響。隨著社會的快速發展，信息技術也得到迅猛發展，人們開始進入信息時代，信息技術也廣泛應用于行政事業單位檔案管理中，不僅可以實現檔案管理的科學化，還可以提高檔案管理工作效率，保證檔案信息的完整性和安全性。