電力工程檔案資料管理中的問題及措施

劉丹1 董箭2

（1.內蒙古超高壓供電局，內蒙古 呼和浩特 010000；2.呼和浩特供電局，內蒙古 呼和浩特 010000）

一、電力工程檔案的主要特點

（一）專業性

眾所周知，電力工程建設中涉及的專業比較多，如土建、電氣、管道以及通信等。這些專業之間會以分工的形式進行合作，因而所形成的資料不僅具有一定的獨立性，還具有密切的聯系。

（二）現實性

一般來說，電力工程的檔案主要記錄工程建設的相關信息，并將其進行存檔，以此能夠方便后期進行復查檢測作用。簡單來說就是能夠對后續的工程項目建設活動進行有效指導，因而具有較強的現實效用性。

（三）變更性

相關人員在電力工程檔案資料利用過程中，并不是對其進行單一的復制。而是在具體生產和建設的過程中，按照相關標準和要求進行深入改進。同時還在多個方面進行創新，特別是設計、工藝和生產等。因此需要檔案管理人員對工程檔案文件進行針對性的修改，確保其能夠準確地反映出工程建設變化的整個過程。此外，檔案資料管理工作在開展中還具有反復利用性的特點，需要工作人員注重這方面。

二、電力工程檔案資料管理中的問題

（一）缺乏對電力工程檔案資料管理的重視

工程施工單位對于電力工程檔案管理缺乏足夠重視，在人員招聘上缺乏嚴格的篩選標準，從而導致工作人員專業性偏低。同時由于缺乏足夠重視，導致施工單位各有關人員或者其他部門、單位人員缺乏檔案管理的重視與配合，導致檔案資料在收集、整理、使用等方面出現諸多的不規范、不配合情況，導致檔案管理人員工作開展受到阻礙。在檔案管理工作上缺乏硬件、軟件等條件的積極建設，導致工作開展缺乏先進性、便捷性。

（二）電力檔案管理工作的信息化進程滯后

根據實際調查可知，不少電力檔案管理部分的信息化建設水平較低，計算機設備配置不全，計算機的配置跟不上軟件的更新速度導致電力檔案信息化發展滯后。在檔案管理工作中無法及時的將在項目建設和管理過程中產生的相關電子文件進行收集、整理、移交和歸檔，檔案數據的錄入有限，因而使得檔案信息資源沒有得到充分利用。除此之外，電力檔案管理中的不規范之處也較多，如：檔案柜不標準、檔案庫房防火、防潮、防盜等工作不到位等等。

三、電力工程檔案資料管理措施

（一）重視電力工程檔案資料管理

在電力會議上，必須強調檔案工作的重要性，同時要求各部門及參建單位積極配合檔案工作，并經常深入檔案室了解檔案整理情況，電力工程檔案與項目建設是緊密相連的，工程形成的檔案隨著項目建設的推進而逐步增加。由于文件形成與收集部門太多，為了保證工程檔案的完整和齊全，檔案人員明確有關部門人員的職責，從工程開工就注重收集檔案，堅持檔案工作與項目建設同步進行，并遵循工程檔案形成的規律，及時敦促相關部門移交檔案，確保檔案工作穩步有序開展。

（二）建立健全工程檔案管理與考核制度

首先，建立健全工程檔案收集工作制度，將歸檔制度的有關規定細化到每項工作的標準程序中去。每項工作結束前都有收集整理和移交相關材料的程序，并將其列入工作質量的考核，使工程檔案收集真正成為一項日常性工作，保證工程檔案工作達到規范化管理的目標要求。同時，積極采取多項控制措施和手段，嚴格手續，做到接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，保證檔案的完整、準確和系統。

其次，建立檔案目標管理考核機制，把檔案工作納入綜合考核的范疇。結合勞動競賽、達標投產、評先創優等活動，強化考核激勵，著重在領導意識、人員素質、資金落實、完善制度、收集齊全、整理質量等環節上加大考核力度，不斷增強參建人員的檔案責任意識。推行檔案工作責任制管理，對不按規定執行的基建單位，在工程竣工驗收備案后逾期不交檔案的，及時提出口頭或書面整改意見，仍不按時移交的，依照規定給予經濟和政治上的處罰，嚴重的實行責任追究。

（三）注重檔案管理人才培養

要嚴格檔案管理人才的引入，做好工作人員崗前培訓，讓其了解檔案管理相關制度、要求與注意事項，提升對電力工程檔案資料管理的熟悉度，促使后續工作開展的有效性。同時要定期做好檔案管理工作會議討論，對檔案管理相關工作做好對應的檢查與問題改善，不斷地糾正檔案管理中存在的問題，做好檔案管理工作評價，提升檔案管理人員工作狀態。甚至可以提供網絡視頻培訓資料或者專業人才培訓會議方式來提升有關人員工作能力，培訓工作要分級展開，依據不同工作崗位、工作級別人員針對性安排，提升培訓管理的有效性。要積極的分享檔案管理知識資料，不斷的促使有關工作人員隨時提升自身能力。

（四）加強電力檔案信息化管理

信息化建設有利于推動企業檔案管理工作，促進電力工程有序化發展。因此，在電力工程建設中，必須要結合現代信息技術，促進電力工程檔案資料管理工作開展。

一方面，在檔案管理中，企業應建立文檔一體化管理系統，將在工程建設過程中積累整理的資料以電子文檔的形式進行備份記錄，同時附上檔案保存、鑒定、利用和歸檔信息以保證檔案資料完整性。此外電力企業檔案管理應實時監管電子文件信息，確保檔案資料信息真實性和有效性。另一方面，企業還應加強檔案管理系統安全性，做好保密工作。由于電力工程檔案資料涉及到相關知識產權和商業機密，因此在管理工作中，電力企業單位應建立起檔案數據一體化管理，將文字圖片信息和視頻等內容都錄入數據庫中，建立檔案資源目錄，從而方便使用者進行信息檢索，利于保護檔案資料信息安全。

結束語：

綜上所述，檔案資源管理是電力企業管理工作中必不可少的環節，在推動企業可持續發展上具有重要意義。因而需要企業對此予以足夠的重視。針對當前電力工程檔案資料管理中所存在的問題，必須要結合實際情況，采取積極有效的措施。