淺議事業單位檔案歸檔材料的整理

楊初

（寧波大學園區圖書館，浙江 寧波 315100）

目前，事業單位的文件材料，都是由各部門收集起來后，移交給單位的檔案部門，后續，檔案管理員會對其進行科學整理，例卷歸檔，編號上架。文件材料整理之后才會成為檔案。歸納文件材料的整理工作是需要按照科學的方法歸類，將凌亂的東西整合到一起，使其變的系統化，科學化的。在文件材料歸檔整理過程中還要對他的真實性與價值的高低進行鑒定，當然，檔案部門也應注重對檔案現實價值與歷史價值的估量。對于保存價值和已經滿足期限的檔案應該定期刪除，經過審批后合法銷毀，從而促進檔案保存的高質量水平。

一、事業單位歸案文件整理需要知道的主要原則

（一）保存檔案工作基礎原則

無論是本單位產生的，還是上級針對本單位下發的指示性或者指導性文件材料，或者與之相關的文件等，這些文件材料之間都已經構成了與來源方面不可割分的關系。在檔案整理的過程中應當做到盡量不去拆卷整理，力求保持已經整理過的文件文檔是原來面貌，不損壞原本的文檔。

（二）遵循文件形成規律原則

事業單位檔案是事業單位在日常工作中所產生的文件材料，經過整理形成的，它真實有效的記錄和反映了該單位活動的歷史情況。在文件材料進行整理的過程中，應該去維護事業單位工作內在的有機聯系，順應文件的自身規律和形成的特點。也就是說，在整理文件中，第一，要注重文件材料的整體性；二，是注重文件材料之間的內在聯系，文件的正文與附件，請示與批復不可以分離；第三，是在對文件進行分類和排列的同時去保持文件材料之間固有的自然次序。

（三）堅持有利于保管以及利用的原則

當我們在對事業單位的檔案進行有序化管理的過程時，應該滿足事業單位對檔案的有效提供與利用。可以借助計算機等高科技來實現信息管理的科學化和效率化。實現分類在不同類目中的各種檔案信息可以快速方便的挑選出來。這樣極大的節省了工作時間，同時也提高了工作效率。

二、事業單位檔案歸檔文件整理的過程及注意事項

（一）事業單位文件的分類

根據文件的內容或性質不同，可以將事業單位的文件分為綜合類文件、組織人事類文件以及業務類文件。每種類型的文件都有屬于它的特點。綜合類文件包括的內容既繁多又復雜。相較于其他兩種類型的文件來說，綜合類文件使用率最低，但是它的實效性最強。通常情況下，它涉及的工作內容比較少，為了保障文檔的完整性，工作人員還是可按照文件的年份進行標注，并對關鍵字進行整理，以便后期的查找文件。組織人事類的文件使用率一般高于綜合類文件，這類文件主要內容是事業單位人員五險一金的繳納和退休員工等所辦理的各項材料。這類文件既起到了證明員工身份的作用，同時還能證明員工與事業單位之間的關系，有利于員工保護自身的合法權益?？砂凑者M入單位的時間、辦理時間等進行整理。業務類文件，相比較于前兩種歸檔文件來說，是使用率最高的文件。同時，它也是事業單位歸檔文件中數量中最多的一種。其中，使用最多的則是該類文件中使用規范相關的內容，管理人員可以在不泄密的情況下復印幾份發到每位員工手中，但是管理人員要確保文件的完整性，并且要妥善保存好，切勿出現丟失等情況。

（二）事業單位文件的編碼與存檔

歸檔文件除了整理年份、編碼、關鍵詞之外，還應對文件的內容進行分類，越細致的分類越方便后期的查找。管理人員還應該注意的就是保護文檔，以免出現文件因環境或者其他外來因素所出現的意外情況。文檔主要為紙質材料，所以需要控制檔案室的溫度與濕度，文檔中有許多是機密文件，為了避免，查閱時造成丟失的情況，要做好借閱文件的登記。最后，文檔一般都存放在牛皮紙盒中，在盒中寫上編號，既可以方便后期查找又可以起到美觀整齊的效果。

（三）事業單位文件的利用

科學的技術可以有效的提高事業單位辦事的效率，然而，電子技術也可以運用在事業單位文件的管理上。在文件材料進行歸檔整理的過程中，對文件進行電子掃描，就會形成電子文件。電子文件的好處就在于沒有原件也可以對文檔進行閱讀，這樣可以提高辦事效率也可以方便使用，日后也是對破損文件進行修復的主要依據。但與此同時要加強網絡安全的建設，避免網絡黑客的入侵和盜取。

三、事業單位檔案整理工作中的對策

（一）加強事業單位領導對檔案整理工作的重視

如果想要檔案的工作取得良好的效果，那么就要使單位的領導對檔案整理工作重視起來。首先是要建立好檔案的管理制度。從規章制度做起，建立完善可靠并且操作性強的制度。并且領導部門要嚴格貫徹落實，不能只停留在口頭上。其次是要對于檔案資金投入方面加強管理。對于一些硬件措施也要進行升級，并把檔案的管理工作納入年度的考核之中。最后還要明確主管領導以及相關負責人員的工作。

（二）加強檔案管理的信息化建設

隨著科學技術的應用越來越普及，對于檔案管理方面也要注入相關科學技術的力量。我們要做好檔案的信息化管理工作，這樣不僅可以減少人力方面的使用，還能在一定程度上提高工作的效率。這也避免了一些人工查閱耗時耗力。同時我們還要根據單位的實際工作進行相應的借鑒學習加強檔案的管理數字化，有效地提高了工作效率。

（三）健全檔案管理制度

伴隨著我國社會的不斷發展人民群眾越來越重視檔案建立的重要性。為了能更好的滿足人們對于生活質量以及各種服務的要求，就應該建立相關的檔案管理制度。依據現實中的工作，制定有力可靠的工作制度。這些制度既要包括對檔案的管理工作也要包括對于管理人員控制。最終使檔案工作有法可尋，保障工作有效地進行。

四、結束語

綜上所述，目前，事業單位的文檔歸檔整理工作仍有許多的不足，面對這些不足，我們應該大膽創新，破除舊的觀念，尋找科學的管理方法。用先進的技術對文檔進行高效率的整理，從而推動事業單位的進一步發展。