淺談中醫院醫療設備檔案精細化管理

羅 萍

（武漢市中醫院 湖北 武漢 430070）

1.醫療器械檔案的建立及分類管理

1.1 醫療設備檔案建立的意義

隨著醫改逐步縱向深化，中醫院必須積極順應政策形勢的調整變化，從挖掘自身潛力入手，圍繞中醫藥特色的發揮，著力提升醫院核心競爭力。創新的現代中醫診療手段受到廣大群眾熱捧，中醫技術現代化的創新研究也離不開各類醫療設備，大型中醫院醫療往往需要購置和更新醫療設備，由此產生了數量龐大的醫療設備檔案。為了充分利用各類醫療設備檔案，進一步推進中醫院精細化管理，需要對檔案實行電子化管理。

1.2 醫療設備檔案的分類

按醫療設備購置、使用的全過程，檔案可分為兩部分：

（1）計算機存儲檔案：分為醫療設備固定資產、醫用耗材、計量器具三種檔案。

（2）由文字、圖表等形成的技術檔案，它又可分為醫療設備檔案、計量器具檔案、醫用耗材檔案和其它檔案。

1.3 醫療設備檔案的歸案范圍

（1）本院購置儀器設備的請示、批復，儀器設備購置可行性論證材料，進口儀器設備報批材料，招投標材料，銷售代理商資質證明材料，協議書，發票復印件，報關單，關稅（免稅）證明，開箱記錄，裝箱單，產品合格證等文件材料。

（2）物資采購計劃、審批手續、招標投標、購置等文件材料。

（3）儀器設備定購合同、會議紀要、記錄等材料。

（4）儀器設備驗收、安裝調試記錄、驗收記錄表及驗收過程中形成的各種技術性、憑證性文件材料和雙方簽字移交文件、保修單等。

（5）隨機技術資料、主機操作說明書、操作參考書、使用手冊、線路圖紙、配件使用說明書以及備份目錄等。

（6）儀器設備的運行維護使用記錄表、校準/檢定（檢驗）一覽表、合格證書或記錄、結果及復印件、設備調試、驗收和下次校準的預定日期，維護計劃以及已進行的維護使用檢查記錄、檢測儀器設備期間核查、比對及使用記錄、儀器設備損壞、故障、改裝或修理記錄等。[1]

（7）儀器設備報廢申請單。

（8）重大事故的調查分析及處理意見。

（9）、技術改造和開發過程中形成的技術文件材料。

（10）索賠來往公函及結果等文件材料。

（11）涉外文件（進口儀器設備）的詢價、報價、投票文件，合同、合同附件、談判協定書、議定書、談判記錄、談判過程中外商提交的材料、各設計階段審查議定書、技術問題來往函電、檢驗及設計聯絡、設備存儲、運輸、開箱驗收記錄、商檢及索賠、防腐、保護措施、外國技術人員現場提供的文件材料等。[2]

（12）有關的國外技術標準、有關的專利說明等。

2.醫療設備檔案電子化管理存在的問題

（1）忽視醫療設備檔案電子化管理工作的重要性。雖然大多數大中型綜合性醫院已經提高對醫療設備檔案電子化管理工作的認識程度，但在實際工作中卻沒有采取相應的行動。醫院重視發展業務、忽略檔案管理的現象普遍存在。還有部分醫院領導認為檔案管理并不能產生任何經濟效益，對醫療設備檔案電子化管理的資金投入、人員培訓方面投入過少，更不能有效開發利用各種檔案資源。

（2）醫療設備檔案形成周期長，檔案完整性欠佳。醫院采購新設備往往有5-20年的使用周期，在此期間對設備進行論證、設備購置以及設備安裝驗收等階段都會不停地產生各種檔案。不同階段檔案管理員更換時交接不清楚等問題，都會影響設備材料歸檔的完整性。

（3）設備檔案管理人員年紀大、專業不符、能力水平低情況普遍。設備檔案管理人員大多數為兼職檔案管理員，并沒有進行過專業的檔案管理培訓，對于設備檔案管理理論知識了解不多；還有一些檔案管理員只進行過簡單的培訓，學習過傳統檔案文書收集方法，無法真正理解設備檔案的特點和管理要求。年紀大的檔案管理員的外語水平和計算機知識已經很難適應現代醫學設備的發展水平。

3.改進方法

隨著人民群眾對健康生活的期望越來越強烈，醫療衛生事業的不斷發展，醫療設備檔案種類逐漸增多，由此增大了設備檔案歸檔范圍。醫療設備檔案作為科技檔案之一，是知識、信息的載體，是一種潛在的生產力，是一項非常珍貴的科技資源。因此對設備檔案進行電子化并不斷豐富檔案信息管理系統，使檔案的價值得到充分利用。

3.1 落實醫療設備檔案管理制度

制度是各項工作得以有序開展的先決條件。在深度理解《中華人民共和國檔案法》的基礎上，根據醫院設備檔案管理的實際情況，探索建立完善適合醫院發展的醫療設備檔案管理制度并加以落實，使設備檔案的收集、整理、歸檔、審核、查詢、借閱等各環節能按制度進行，避免造成檔案的缺損和丟失。

3.2 建立信息化管理系統

管理系統是醫院各部門完善、共享各類設備檔案信息的媒介，醫療設備檔案的電子化管理工作需要相應的硬件和軟件設施作支撐，通過互聯網使醫院各部門都可以使用檔案管理系統對部門電子檔案進行搜集和整理。在此過程中必須注意保障醫療設備電子檔案的安全性，要配置特定的計算機存儲醫療設備電子檔案并指派特定的技術人員負責此項工作[3]。

3.3 加強檔案管理人員技能培訓

對于目前檔案管理人員年齡大，專業知識少等情況，可選拔具有檔案管理相關知識的年輕人進行檔案管理，同時對其進行專業的知識技能培訓，學習《檔案法》《保密法》等與自身工作密切相關的法律法規文件，強化檔案管理意識，樹立依法管檔的思想理念。通過培訓讓檔案管理人員更專業化，清楚檔案歸檔收集以及整理，明確歸檔對象、范圍、要求和保存年限等，確保實現對檔案的科學精細化管理。