淺析分類管理在科研檔案資料管理中的應用

牛 儒

（西安醫學院附屬寶雞醫院 人力資源部 721006）

科研檔案資料是科研部門工作人員進行科研工作中，形成的數據、圖表、文字及聲像學記錄[1]。隨著醫療水平發展，高水平、高層次科研技能成為衡量醫院發展水平的關鍵性標志之一，因此產生的科研檔案也越來越多。面對紛雜的科研方案，如何管理才能更好地發揮它的參考價值成為檔案管理者需慎重考慮的問題。本文旨在探析分類管理在醫院科研檔案資料管理中的應用。

一、檔案范圍篩選

為更好的發揮科研檔案參考價值，在歸檔保存前需進行篩選，挑選質量高、價值高的資料進行存檔。通常依據檔案資料可分為以下方面：⑴課題立項階段：即相關部門課題批準立項問價、合同等；⑵課題實施階段：包括調研報告、開題報告、方案論證材料等，實驗過程中產生的各種結果的原始記錄、計算材料、實驗報告，項目進展報告及專利申請相關材料文件等；⑶課題鑒定階段：包括鑒定申請表、課題工作和技術報告、課題鑒定流程、課題鑒定證書、撰寫論文及專著、照片等；⑷課題報獎階段：包括報獎申報書、獲獎公告（文件）及證書等。

二、科研方案分類方法

科研檔案資料的分類即依據課題大小及形成原因，將一定時期及一定范圍內的科研檔案資料進行層次類別的劃分，從而形成不同等級的具有從屬和平行關系的檔案管理系統。檔案管理分類是檔案部門對原始檔案資料做進一步整理的開始。因此，要想實現檔案的科學管理，對其進行細化區分則是關鍵：

㈠依據課題級別對科研檔案資料進行分類

本院按照如下標準對科研檔案資料進行分級：⑴國家級的科研項目：國家高技術研究發展計劃項目、國家重點基礎研究發展計劃項目、國家科技支撐項目、國家自然科學基金項目、國家社科基金項目等；⑵省級科技計劃項目：教育部留學回國人員科研啟動基金及人文社科研究項目、國家中醫藥科技研究項目、全國統計科研計劃、衛生部科研基金、國家人口計劃生育及省級的科技攻關計劃、杰出青年基金項目、省軟科學計劃進行項目、社會科學規劃研究項目等；⑶地廳級的科技計劃項目：省高校的社科計劃項目、科技計劃項目、省醫藥衛生科技發展計劃、省中醫藥科技發展技術項目、省統計科研重點課題及腎醫學科研項目等。

科研課題中除上述立項課題外，還存在另一種課題形式，即自選課題。針對此類課題檔案資料管理模式與立項課題間不盡相同。近年來，在職稱晉升評審條件的迫使下，自選課題呈現逐年增加趨勢。目前，各省市級醫療單位對自選課題的鑒定多以申報市級獎勵為主，因此所述內容多較為簡單、甚至出現重復，科研質量欠佳，科學參考價值不高。因此，需要院內科研專家委員會成員對該類課題內容及指標做重點審查、核實，合格者才可進行課題鑒定。此階段專家委員會成員的審核意見表，不僅關系到課題能否順利進入鑒定階段，而且也是課題檔案資料的重要組成部分。

㈡依據課題進展分類

從課題立項開始，依據其進展，跟蹤收集其相應材料，建立內容全面詳盡的科研檔案。在資料收集建檔過程中，力爭做到四個同步：第一、提出歸檔要求需與下達科研計劃任務同步；第二、科研文件材料形成需與課題計劃進度檢查同步；第三、驗收及鑒定科研材料形成需與課題驗收及科研成果鑒定同步；第四、檔案部門科研課題歸檔材料出具需與課題科技成果上報登記及評審等同步[2]。課題負責人應在課題立項、實施、成果鑒定及報獎各階段，將對應的入檔材料準備齊全，并準時提交給科研科室，建立相對應的檔案文件。避免在課題結束后，出現負責人推諉、拒交材料等行為出現，進而影響科研檔案資料的完整性。

㈢ 依據課題是否完結進行分類管理

每項課題在申報時都有完結時間的嚴格限制。但在實際工作中發現，常存在一些由于課題負責人退休、出差、或其它原因，導致課題無法按期進行成果鑒定。這部分課題中有的因為逾期時間過于長久，無法進行成果鑒定，因此只能做結題處理；另外，存在個別課題雖未完成，但已產生了較為突出的科研成果、論文、或產生較高的社會經濟效益，這類課題則可完成鑒定。上述課題科研檔案資料不夠完整，其材料的歸檔過程持續時間較長，因此需要單獨存放，以待其鑒定完成或結題，擁有完成的檔案資料時尚可重新進行分類管理。

㈣依據是否建立信息化管理進行分類

傳統的科研檔案資料多以紙質形式保存。管理人員需依據課題立項、實施、鑒定、報獎等進展狀況對其做科學的整理、分類后才可歸檔，工作量大。后續若想要查閱相關內容則需親自去科研部門查閱，程序繁瑣、浪費時間。信息化管理是現代化管理模式，其借助網絡平臺，不僅查閱方便，且存儲具有永久性，防止丟失，意外損壞。將信息化技術應用到科研檔案資料管理中，可實現科研項目管理的數據化、科研相關資料管理的標簽化、信息資料整理的標準化、檔案查閱記錄的信息化。因此，為提高單位科研檔案資料、乃至所有檔案資料的科學分類管理，單位需要引進科學的管理軟件，加強對檔案管理人員自身業務素養的培訓。

三、科研檔案資料分類管理的意義

科研檔案資料來源廣泛、名目繁多、內容形式多樣，因此在管理過程中一定要注重其質量。對科研檔案資料的科學化分類管理對管理人員工作及查閱者查閱效率、效果等均具有重要意義。

1.有利于檔案整理 科學的分類管理便于管理者對檔案進行歸類、排列、編號等；

2.有利于檔案質量提升 科學的分類管理可使檔案管理人員工作系統化、調理化；

3.有利于管理者在歸檔中突出重點、防止遺漏；

4.便于后面的檢索查閱 科學的分類管理可使檔案資料綱目清晰，方便查閱，極大提高研究者查閱效率。