信息化背景下茶葉檔案的收集、管理和利用

段佳音

（安徽工業大學綜合檔案室，安徽馬鞍山 243002）

前言

在當今信息化飛速發展的時代，檔案信息資源的管理已成為各行各業發展的重要內容。如何管理并利用好檔案信息資源是在商海中決勝的關鍵所在。茶葉作為我國有著悠久歷史傳統的特色產業，其自古以來所產生的檔案信息是十分可觀的，那么，如何在信息化背景下收集、管理并利用好茶葉檔案信息資源為產業發展壯大服務是現今茶業發展的一個重要方向。

1 茶葉檔案的收集

1.1 茶葉檔案的收集范圍

茶葉檔案所包含的內容十分廣泛，廣義地說與茶葉相關的信息都可歸入茶葉檔案的范疇。但在實際工作中，還是要根據各產業的具體情況來決定。一般來說，茶葉檔案就內容上來看主要包括生產檔案、市場檔案、歷史文化檔案等幾大塊。生產檔案是指茶葉生產過程中的種植、加工、工藝、技術、設備等方面的檔案。市場檔案是指茶業銷售和售后、市場規劃及反饋等相關的檔案，歷史文化則是指茶葉的歷史傳承等方面的史料、現階段茶文化相關活動甚至企業文化等方面的檔案。除上述檔案類別之外，還應該包括一些企業個性化、特色化的檔案。就載體而言茶葉檔案包括紙質檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案等[1]。從載體方面來說紙質檔案是傳統的檔案載體形式，具有耐時久的特點，但在信息化的時代具有不便傳遞，占據空間大的缺點。所以，紙質檔案應與電子檔案同步歸檔。而聲像和實物檔案具有非常強烈地直觀性，但收集和保管的難度都較大，因此應該特別地注意收集。

1.2 茶葉檔案的收集方式

堅持傳統的收集方式不放松。傳統的檔案收集方式自有其優點，并且因長期采用比較成熟而系統，特別是對于紙質文書類檔案傳統的人工移交安全而方便，應堅持不放松。

結合信息化、現代化等創新收集方式。傳統的收集方式有其局限性，比如所收集的范圍較窄，偏向于靜態內容的收集，時間滯后，攜帶不方便等。因此需要給合信息化、現代化等手段創新收集方式。例如，利用收集電子文件的方便攜帶、傳輸和容量小的特點，補充收集一些紙質檔案所反映不了的內容。再利用Web2.0技術構建互動性的網絡平臺，例如微博、微信等獲取即時的信息和反饋。

多項舉措聯合，收集個性化、特色化、過程化的茶葉檔案信息。將茶葉個體行業內的一些個性化的、特色化的甚至是反映發展變化過程的一些特殊檔案結合多項收集方式將其收集起來，將會是個體獨一無二的檔案資源。

2 茶葉檔案的管理

信息化的時代使存儲變得容易，海量存儲成為可能，同時信息量的巨大也帶來了檢索困難的弊端。因此，科學的管理檔案資源成為重中之重。

2.1 管理者

檔案的收集和管理乃至利用都是依靠管理者，管理者業務水平的高低直接影響著檔案管理的水平。茶葉檔案的專門性要求了茶葉檔案的管理者具有“雙專業”的特性，既要有著專業的檔案管理能力，又要有著茶葉行業內部的專業知識，才能管理好茶葉檔案。同時，在信息化時代，計算機技術是備不可少的，因此，要加強管理者的能力應組建一支檔案管理隊伍，各有所長，各司其職，互相配合。同時，應該加強對檔案管理人員的業務培訓，不斷充電，促進其業務能力的不斷提升。

2.2 管理方式

茶葉檔案的管理方式亦采用傳統與現代化相結合的管理方式。在科學分類，嚴謹編號等基礎工作的前提下使用專業的茶葉檔案管理軟件。將已有的檔案實現數字化并導入檔案管理軟件中，可以設置不同的權限級別，使檢索查閱能夠異時異地，打破時空限制，提高用戶使用茶葉檔案的效率。甚至可以在行業內實現檔案資源融合甚至行業內建立資源共享平臺，互通有無，互助發展等。

3 茶葉檔案的利用

茶葉檔案的收集和管理的最終目的是茶葉檔案的利用，只有利用才能發揮出檔案的價值，從而更好地促進茶葉產業的發展。茶葉檔案的用途十分廣泛，開發利用得當，茶葉檔案不僅可以為茶葉的種植、生產、銷售提供參考資料，更能夠成為分析茶葉市場需求、提高產品內涵、打造品牌文化、進行產品宣傳的有力武器。

3.1 分析茶葉大數據，預測市場走向

如今“大數據”影響著各行各業的發展，茶葉行業不可避免地受到影響，在未來的競爭中，占有數據就是占有資源[2]。而大量的茶葉檔案則提供了大量的數據資源，將這些數據資源運用大數據技術進行分析，根據實時反饋作出策略調整和預測，會使生產和銷售具有更強的目的性。以往是生產什么茶葉產品提供什么產品，而恰當地利用茶葉檔案進行分析預測后就可以根據用戶需要什么茶葉產品而提供什么產品，真正地變供給導向為需求導向。

3.2 深度挖掘檔案資源進行編研

編研是對檔案資源的一種深層次利用。充分挖掘茶葉檔案的內在價值和內在聯系，分類別，分專題地進行編研是體現茶葉檔案價值的好方法。例如可以挖掘歷史檔案，講述歷史典故。歷史檔案本身就對茶文化的形成有著重要的作用[3]。將某類茶葉的古代種植、制作、飲用以及一些典故編撰成冊，就賦于了茶葉一定的文化內涵。利用好這些檔案資源不但豐富了產品的內涵，提高了市場競爭力，同時也是對產品的一種宣傳[4]。也可以介紹某幾種茶葉的成份，功效作科普類編研，也可以收集茶園、飲茶場所的優雅風光照片等作文化體驗類編研，也可以收集一些文化名人的飲茶心得，或者是茶葉界的知名人氏的軼事作名人文化類編研等等。

3.3 創建茶葉博物館、企業文化園等

更高層次地利用茶葉檔案資源則可以建立茶葉博物館，企業文化園等。將茶葉的歷史檔案，諸如從古至今的種植、采摘、加工制作、飲用等一系列流程，再配以古書記載等詳細的檔案史料。再與茶葉成品展示，飲用體驗感受、茶文化展覽、茶葉相關食品制作等相結合。既發揮了茶葉檔案的價值，又彰顯了茶文化的魅力，同時還創造了很多商業機會，促進了茶葉產業的發展。

3.4 利用現代化技術舉辦網絡展覽

在信息化時代，很多產品都是線上線下同時進行。茶葉行業也應充分利用信息化的便利，不但要開辟線上銷售的新陣地，同時也可以把茶葉檔案資源搬到網絡上。例如開設網絡茶葉博物館，茶葉科技館等。將實際場地的展品全部數字化掃描或拍照，在網絡上分版塊展出。相對實體展覽館而言，網絡展覽打破了時間空間的限制，節約了成本又擴大了受眾。是一種經濟而有效的宣傳方式。

4 結語

茶葉檔案的收集、管理和利用是一個系統的整體，起到了留史、借鑒、資治的作用。充分利用好茶葉檔案這一資源，可為茶葉行業的發展添磚加瓦。