論設計文件數字化交付系統建設

石志廣

摘 要：目前，我公司信息化總體水平在國內大中型企業中尚處于發展階段。近年來伴隨著公司業務規模的大量增長，對集團的技術服務水平和設計產品品質也提出了更高的要求。其中，作為企業生產流程末端的出圖與圖檔管理工作的質量亟需提高。主要體現在以下三方面：一是提高整體生產效率和降低生產成本的要求大幅提高，其中首要解決的是提高出圖效率的問題;二是對工程設計圖紙歸檔工作的及時性、有效性和完整性問題提出了更高的要求;三是企業知識管理需求對圖檔的后期利用提出了更高的要求。同時，公司在全國各地甚至國外都設有分支機構或項目部，各分支機構之間通過互聯網交換信息，不僅存在安全隱患、文件傳輸速度慢等問題，而且無法實現實時的數據共享，因此當前打造一套總院—分院統一的數字化歸檔和交付系統勢在必行。現如今數字化信息時代的大潮向著我們撲面而來。信息技術給我們來了一系列挑戰。數據信息的有效利用和如何應對及適應數字化信息時代的需求，是我們要思考的。我們迫切需要在實際應用中加快信息化建設。

關鍵詞：信息化;平臺化;電子簽名

中圖分類號：TQ050 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2019）22-0042-02

1 設計文件數字化交付系統建設進程

1.1 基礎信息數據建立

要實施設計文件數字化交付系統最重要的資源就是數據，因此首先就要組織確定需要生成的數據信息。主要包括：圖紙驗收信息;圖紙流動信息;檔案借閱信息;工程項目信息;工作日志等信息;檔案資料信息等。大量的紙制記錄信息轉變為數據庫后，一個龐大的數據系統生成了，這為以后實施設計文件數字化交付系統打下了良好的基礎。

隨著公司規模不斷的擴大，檔案資料的數量也在以驚人的速度增加。有限的庫房和無限增長的圖紙，形成了鮮明的矛盾。很顯然對庫中所有的紙質圖紙實施電子化處理是解決這一主要矛盾的唯一方法。一張電子圖紙占用的存儲空間只要幾十KB，這樣算來，幾千平米存放的圖紙只要一個磁盤陣列就可以全部存下。對圖紙進行電子化處理，經過不斷的探索，不斷對掃描流程進行優化。逐漸形成了一套流水線式的掃描流程。圖紙的掃描量也在逐漸增多。逐漸建立了電子圖紙數據庫。隨著電子庫房的建立，不但為以后廢舊圖紙清理和設計文件數字化交付系統做好了鋪墊。同時電子圖紙也可以更好的為設計人員提供利用。可以說是一本萬利。

1.2 檔案管理模塊的實施

檔案管理模塊使得信息的存儲量和訪問速度都有了很大的提升。該軟件為不同的用戶群提供了多種使用環境，這樣大大提高軟件通用性。檔案管理模塊將檔案信息和實際的電子掃描圖紙建立關聯。這使得電子信息和電子圖紙有機的結合在了一起，設計人員查詢到檔案信息后，可以申請瀏覽該信息的電子原件。經審批后便可以進行瀏覽。真正達到了電子辦公，節省了工作時間，提高了工作效率。

2 檔案管理模塊的特性

2.1 通用的解決方案、廣泛的適用性和輔助辦公功能

檔案管理模塊適用于企事業單位管理文書檔案、科技檔案（工程圖檔）及各類數字化的資料。檔案管理模塊的功能更加全面、實用、靈活、方便：組織機構引入了崗位（專業）的設置，使授權管理更加便利;分類下面支持文件、案卷和冊的三級管理。自定義工作流程模板的功能可以滿足檔案管理實物借閱、歸檔和銷毀檔案的審批工作。

2.2 可靠的安全機制與方便的授權管理

數據的安全是管理人員最關心的問題。檔案管理模塊很好地解決了全面共享與數據安全，快速查閱與保密限制的問題。檔案管理模塊通過六層安全機制保障數據的安全。利用DBMS（數據庫管理系統）的安全檢測驗證用戶身份，用戶登錄檔案管理模塊首先要通過DBMS的LOGIN安全認證，確保系統安全性達到DBMS的級別。密級匹配機制，保證不該看到的連條目都看不到。審批機制，限制對電子原件的查閱和下載，未經批準，任何用戶都無法查閱或下載原件內容，申請-批準操作留下一切必要的痕跡。分類的授權機制，提供充分的手段，控制部門及每個用戶的各種應用權限，包括分類的可閱與否。不允許看的分類可以隱藏。允許設置部門、專業（崗位）和編繪人查詢限制，有效控制跨部門、專業查詢檔案的權限。輸出數據的加密技術，保證了數據離開數據庫后的最大安全。

2.3 查詢方式多樣化與快速的定位能力

檔案管理模塊的查詢利用樹狀檔案分類快速定義查詢范圍，支持統計性的查詢和分組查詢，支持各分類所有字段的單條件及復合條件查詢，支持精確與模糊查詢，具有按屬性（關鍵字）查詢的能力，并可查詢電子原件名稱。可對原件的文字內容進行全文檢索。支持檔案分類名稱快速定位。可以進行復合條件的排序操作。分類屬性可以存儲工程綜合信息。強大的統計功能與報表編制打印系統，檔案管理模塊的統計管理能力強大，從歷年歸檔/立卷量、圖紙/文件量到原件查詢和審批表均可實時統計。先進的編程技術使擴增統計報表方便快捷。檔案管理模塊的報表管理是完備的系統，用它可編制全引目錄、案卷以及卷內目錄，可編制檢索和復合表單等卡片，還可以編制列表、分組列表、分組分析表等統計類型報表。完善的輸入輸出和存儲功能，檔案管理模塊支持從其它信息源載入數據，保護用戶數據資源，提供從第一代計算機檔案系統向新一代電子檔案系統過渡的手段。接口采用最通用的MSExcel文件格式。

檔案管理模塊除了常規的備份的功能外，還可將分類數據轉存為磁盤文件，有序生成文件目錄系統，用戶可直接用于刻制光盤。按InfoME格式寫出的數據，具有查閱方便數據加密的優點。

檔案管理模塊可以存儲的信息類型豐富，存儲方式多樣：只要可以數字化為計算機磁盤文件均可以作為檔案的電子原件。電子原件可以全部存入數據庫，也可以分布于網絡上任意一臺計算機的磁盤中（包括光盤、光盤庫），還可以存放于用戶的FTP服務器。

2.4 實用的檔案實物借閱管理系統