分析企業檔案管理發展趨勢及措施

何月

摘要：企業檔案管理主要是對企業生產經營活動的原始記錄進行保存和管理，企業檔案承載企業發展歷史，為企業未來發展戰略規劃提供數據，為國家經濟發展提供參考依據，由此可見，企業檔案管理在企業管理中具有非常重要的地位。做好企業檔案歸檔工作，能提高檔案利用效率，幫助提升公司績效，加快企業健康發展。隨著信息化管理對企業管理的滲透，企業辦公效率越來越高，但傳統的檔案管理明顯跟不上節奏，為了緊跟企業的發展步伐，檔案管理改革勢在必行。為了做到有的放矢，實地觀察企業檔案管理，發現部分企業檔案管理工作中仍存在一些問題，嚴重影響到企業檔案管理的質量。因此，加強對企業檔案管理發展趨勢及措施的研究，對于企業的發展是非常具有現實意義的。

關鍵詞：企業檔案管理；創新；措施

1企業檔案的特點

1.1綜合性

為社會提供服務和產品活動的記錄是各種經濟因素的綜合應用，也是各種活動公司形成的所有檔案的總和。從長遠來看，記錄了企業發展的過程，并為企業領導者和企業合作伙伴提供可靠的信息，如企業產品，開發，技術，經濟等。橫向，它可以反映公司的綜合管理信息，是一種書面材料，承載著基礎設施，生產，管理，財務，設備等各種活動。

1.2現實性

企業文件是企業發展和生存的信息資源。它通過企業生產，技術開發，市場拓展和運營管理逐步形成，并在企業管理中發揮著不斷的作用。有必要詳細記錄公司的活動軌跡，不能與公司在社會經濟學中的密切活動分開。另一方面，企業文件是具有非常重要的使用意義的營銷文件，表明企業的真正利益，例如企業文件市場活動的重要武器，技術文件是企業的材料。這也是進行生產的必要因素。另一方面，企業檔案是企業產品的研發，與企業的生產和銷售有著密切的關系，如果與企業檔案分離，相當長期的使用價值和重要作用擁有，企業生產無法正常運作。公司檔案創造了更好的運營模式，為公司創造了更多價值，包括生產和管理，技術改進，權益保護，生產和管理，技術改進，權利和利益。因此，在企業的各個方面都具有重要的保護作用。

1.3知識性

企業檔案內容豐富，反映了管理者對客觀現象的看法，記錄了企業的時間活動。企業檔案是創始人的智慧和行動的總結。企業的現狀可以反映企業的歷史進程，當前企業的時代決定著企業的未來發展，企業可以生產，經營，管理，開發等。如果您沒有參與各種經濟活動，例如公司的檔案將包含公司需要的信息，公司將通過歷史摘要獲益以獲得經驗有必要學習和使用各種條件，使公司的經濟。營員為公司的成長和發展提供了有效的條件。

1.4經濟屬性

公司檔案的制作，實施，開發和開發涉及一系列經濟活動，如生產，管理，銷售，預算。企業的特殊屬性是企業的經濟屬性。企業的經濟屬性決定了企業活力，經濟價值和保值的價值。其經濟屬性在企業檔案中體現，企業的經濟效益越來越接近，企業檔案是公司特殊財產的兩個方面。企業檔案與企業的經濟利益密切相關，企業工業檔案屬于公司有形資產中存在的特殊資產，是公司實物資產的重要組成部分。善用公司檔案可以為企業發展提供刺激，并為企業發展提供動力。幫助業務運營商擴展業務領域。

2新時代企業檔案管理中存在的問題

2.1對檔案工作認識和重視不夠

一是部分企業對檔案應有的重要性認識不足，認為檔案工作對主營業務的不直接作用，不直接產生經濟效益，認為檔案工作只是檔案管理員的事，不投入或少投入人力物力，因此存在檔案工作管理和規劃嚴重滯后的現象。二是部分企業只重視人事檔案、文書檔案、項目檔案等，對其它種類的檔案如照片、聲像等檔案的重要性認識不足，未認識到照片、聲像類檔案記載了公司重大事件的發生瞬間，珍貴且不可復制，為公司發展史編制提供依據，為對公司的企業文化建設提供素材。另外，還存在檔案材料收集不及時、不齊全、不規范，業務部門對應歸檔資料內容和范圍不明確等問題。

2.2檔案管理隊伍素質有待提高

一是檔案人員的專業化水平不高，部分企業檔案人員素質還停留在傳統檔案的管理水平，展現出的專業水平不符合新時代檔案工作的新要求，不具備互聯網時代先進的信息化檔案管理能力；二是檔案人員變動頻繁，檔案人才隊伍儲備不足，導致檔案工作交接不到位，且持續性得不到保證。

2.3檔案管理環境條件有限

目前大部分企業單位檔案室還是以儲藏柜為主的配置，完全沒有與信息化相配套的先進設施。還有部分檔案室環境不合格，存在著濕度過大、溫度不均、灰塵過多等環境問題。

2.4檔案安全跟不上時代要求

隨著互聯網時代的到來，檔案信息安全是新時代檔案管理工作面臨的一個重要安全因素。然而部分企業和檔案管理人員受傳統管理理念影響，認為檔案安全管理就是對實際檔案安全保管，對如何保障檔案信息不流失、不泄密、保障檔案信息網絡安全認識不夠，重視不足，很多企業的檔案室網絡安全設備也跟不上時代要求。

2.5相關檔案管理體制機制不完善

一是檔案管理流程不規范不健全，對檔案工作者的責任和義務不明確；二是部分檔案管理制度和法規，對于信息時代檔案管理工作缺乏指導性的綱領，沒有完善的檔案管理法規從法律層面對檔案管理工作給予制約和保護。

3檔案管理工作創新發展的途徑

3.1創新管理理念，樹立檔案意識

企業領導應當起到示范作用，轉變思想觀念，重視起內部檔案的管理工作，準確認識檔案資料所起的重要作用，支持引入信息化技術，創新工作方式，大力支持檔案部門的工作；檔案管理人員，應當熱愛自己的本職工作，遵守國家和企業制定的各項法律規范和制度規定，努力進行檔案宣傳工作，爭取促進全體人員自覺樹立檔案意識，全心全意為企業服務。

3.2創新管理手段，提高工作效率

科技是第一生產力，只有緊跟時代發展的步伐，創新管理手段，才能從根本上提高工作效率。我們要增加計算機及相應的檔案軟件在檔案管理工作中的應用，提高信息化檔案管理水平，建立電子信息庫，幫助企業管理者準確地掌握各項信息，準確高效的查找所需檔案?？茖W先進的檔案管理辦法能夠有效促進檔案管理工作的開展，檔案管理部門要在實踐過程中摸索經驗積極主動創新檔案管理辦法。例如，尤其對檔案根據類別和性質進行實體和電子檔案管理，平時一般查閱只用電子檔案，不僅保護了紙質檔案，又提高了工作效率；檔案軟件的運用，在查找信息模糊的情況下，用關鍵字檢索，能準確高效完成任務；管理部門的管理人員不僅要準備電子目錄，還要打印紙質目錄留存，在沒有電的情況下也能查找檔案，此舉有利于增加工作的靈活性。

3.3創新業務技能，提高服務水平

對于檔案管理者自身來講，也要對自己的工作重視起來，正確認識自己崗位所起的作用，積極學習專業管理知識，努力做好每一個工作細節。檔案管理者的業務技能水平關系著檔案整理的科學性、檔案利用的高效性，所以檔案管理員必須努力提升自身的專業水平，學習有關檔案的法律法規，加強計算機操作，加快檔案軟件的運用，拓寬業務知識，加深檔案開發利用。部門領導也要根據科室情況合理分配崗位職責，配合激勵機制，爭取達到“盡其才，盡其能”的目標。為了保證檔案管理工作的先進性，企業應每年定期招聘新職工，讓年輕人的青春熱情感染到在崗職工，充分提升整體的活力，從而使工作效率得到提升。另外，要對檔案部門人員定期開展培訓教育，邀請專業水平高、管理技術強的講師來分享經驗，交流心得，從而使員工通過這種方式專業素養得到提高。

4結語

新時代有新要求，檔案管理工作作為企業管理的重要組成部分，必須要與時俱進、開拓創新，不斷拓寬管理思路，強化責任擔當，充分利用現代新技術新手段，加快檔案信息化進程，提升檔案資源的利用質量和效率，充分發揮其社會功能，提供更加便捷優質的檔案信息服務，促進檔案工作的持續健康穩定發展。

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