提高地質(zhì)資料歸檔效率的建議

李春玲，江思義，吳 福，李海良，石覃劍，黃 鑫，馮 紅

(廣西壯族自治區(qū)地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測總站，廣西 桂林 541004)

地質(zhì)資料是人類探索地球的認識累計和客觀記載，對于合理利用保護礦產(chǎn)資源和地質(zhì)環(huán)境、推動地質(zhì)科技創(chuàng)新具有重要意義[1]，也能為其后的地質(zhì)調(diào)查提供重要參考。根據(jù)《地質(zhì)資料管理條例》（國務(wù)院令第349號）、《地質(zhì)資料管理條例實施辦法》（國土資源部令第16號）有關(guān)規(guī)定，按“簡政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)”的要求，需進一步完善制度，加強地質(zhì)資料管理，提高服務(wù)水平。增強歸檔意識,提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力,是解決地質(zhì)資料立卷歸檔質(zhì)量和調(diào)高歸檔效率的主要途徑。

1 地質(zhì)資料的概念

地質(zhì)資料是在地質(zhì)工作中形成的文字、圖表、聲像、電磁介質(zhì)等形式的原始地質(zhì)資料、成果地質(zhì)資料和巖礦心、各類標本、光薄片、樣品等實物地質(zhì)資料[2]。地質(zhì)資料歸檔主要包括原始地質(zhì)資料、實物地質(zhì)資料和成果地質(zhì)資料。

2 地質(zhì)資料立卷標準、歸檔匯交范圍

2.1 地質(zhì)資料立卷標準

原始地質(zhì)資料立卷標準為《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》[3]；成果地質(zhì)資料和實物地質(zhì)資料匯交規(guī)范為《地質(zhì)資料匯交規(guī)范》。

2.2 地質(zhì)資料歸檔匯交范圍

地質(zhì)資料歸檔匯交范圍包括：立項材料、任務(wù)書、工作方案（或設(shè)計書）及設(shè)計評審和審批文件、搜集整理資料、野外調(diào)查、遙感、測量、物探、勘探、測試記錄、取樣試驗、成果報告及評審和審查文件等。

評審后的地質(zhì)成果，在向全國各級資料館匯交電子文檔同時，匯交原始資料電子復(fù)制件，原始資料和成果資料可一起組織進行匯交，原始資料底類部分作為成果資料匯交，原始地質(zhì)資料不再重復(fù)匯交[4]。

3 地質(zhì)資料歸檔存在的普遍問題

3.1 對地質(zhì)資料歸檔的重視不夠

部分單位和個人對地質(zhì)資料歸檔不夠重視。還有人停留在“成果報告評審、審查完成項目就已經(jīng)結(jié)束”的錯誤認識之中，或者認為資料歸檔工作繁瑣、技術(shù)含量低，而不愿意去做，或由于前期工作管理不當，導(dǎo)致數(shù)據(jù)或資料缺失而無法完成歸檔。部分單位對立卷人員安排不到位：要么是項目組立卷人無法固定；或者是因項目技術(shù)人員涉及不同專業(yè)或參與多個項目，導(dǎo)致歸檔工作滯后無法及時整理；再或者是直接安排缺乏經(jīng)驗的人來完成立卷歸檔任務(wù)，造成歸檔工作困難。

3.2 地質(zhì)工作人員自身觀念落后

部分地質(zhì)工作人員自身觀念落后，把資料歸檔工作“孤立”地作為項目最后的收尾工作，而不是將歸檔要求從一開始就穿插至整個項目的始終，導(dǎo)致最后需要單獨花費大量的人力物力來彌補項目前期的“不作為”或“亂作為”，造成效率低下，事倍功半。另外，數(shù)據(jù)庫能運用計算機技術(shù)對地質(zhì)資料進行科學(xué)、有效管理，方便使用。但不少項目組對數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作并不重視，有的項目組對數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建不清楚，使數(shù)據(jù)庫建設(shè)產(chǎn)生困難。

3.3 地質(zhì)資料檔案管理人員青黃不接

社會的發(fā)展和時代的進步，地質(zhì)檔案信息化為大勢所趨。目前不少地質(zhì)資料檔案管理人員出現(xiàn)了老齡化的問題，由于對計算機操作不夠熟練，影響了地質(zhì)檔案信息化進程的推進，再加上地質(zhì)歸檔工作任務(wù)繁瑣，工作環(huán)境單調(diào)，很多年輕人不愿意接手或無法勝任該工作，導(dǎo)致地質(zhì)資料檔案管理人員青黃不接，進而很多單位在資料歸檔過程中沒有較好的專職人員指導(dǎo)。

4 提高地質(zhì)資料歸檔效率的建議

4.1 提高重視程度和加強管理

嚴格執(zhí)行地質(zhì)資料歸檔的驗收制度、嚴格貫徹執(zhí)行規(guī)范和管理文件的精神，落實地質(zhì)資料歸檔驗收工作，對地質(zhì)資料歸檔與匯交工作足夠重視，單位資料管理部門應(yīng)加強管理。

4.2 加強學(xué)習、培訓(xùn)和交流

(1)地質(zhì)資料主管部門要加強與下級單位聯(lián)系，多開展培訓(xùn)、交流、研討等活動，以達到相互學(xué)習、共同進步的目的。

(2)單位需組織歸檔規(guī)范學(xué)習培訓(xùn)。只有全面、透徹掌握了規(guī)范的要求，才能較好地對資料進行分類和正確歸檔，確保地質(zhì)資料的匯交和利用。

(3)地質(zhì)資料管理人員不僅要掌握檔案學(xué)管理知識，也要了解地質(zhì)方面的知識，還應(yīng)適時跟進項目，以保證地質(zhì)資料歸檔工作保質(zhì)保量的完成。

(4)項目參與人員不僅要掌握專業(yè)技術(shù)知識，對檔案學(xué)管理知識也需要系統(tǒng)地學(xué)習，項目負責應(yīng)將地質(zhì)資料歸檔工作穿插至項目始終，從頭抓起，達到事半功倍的效果。

4.3 注重綜合性人才的培養(yǎng)

地質(zhì)資料檔案管理人員，不僅需要熟練操作計算機，還需要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)。檔案管理人員在工作過程中，還需要對新一代的歸檔軟件或方法進行掌握，并要對其他相關(guān)工作人員進行歸檔信息化培養(yǎng)，還需要做到對歸檔軟件的及時更新，保障歸檔工作的有序進行讓檔案管理人員在地質(zhì)資料歸檔過程中起到較好的帶頭作用。

5 提高地質(zhì)資料歸檔效率的一些小細節(jié)

5.1 提前編制《地質(zhì)檔案文件目錄》

《地質(zhì)檔案文件目錄》作為資料歸檔最終的文件管理目錄，是快速、精準地找到相關(guān)的資料的向?qū)Аｍ椖控撠熑丝梢詮捻椖吭O(shè)計書通過后便提前做大體的布局，將最終可能形成的原始資料和成果資料進行規(guī)范統(tǒng)一的命名，將能避免后續(xù)不同專業(yè)的資料命名不統(tǒng)一，資料編排五花八門的情況。在編寫《地質(zhì)檔案文件目錄》過程中，文件題名、紙電類型、密級和路徑等信息一定要準確無誤，便于今后查找和利用，也便于歸檔過程中資料的統(tǒng)一管理，避免原始資料的丟失。

5.2 提前掃描實物地質(zhì)資料

對于只有紙質(zhì)文件的實物地質(zhì)資料，如鉆探、槽探、物探班報表、送樣單、試驗結(jié)果等資料，在驗收通過后，應(yīng)對實物地質(zhì)資料先進行掃描，單本形成一份PDF格式文件，然后再裝訂成冊，并生成實物地質(zhì)資料清單。因為實物地質(zhì)資料在歸檔過程中，需要提交掃描件，很多項目組沒注意該問題，驗收前未掃描就裝訂成冊，導(dǎo)致后面無法單頁批量掃描，或者得剪切膠裝后再掃描，導(dǎo)致效率低下，造成“勞民傷財”的結(jié)果。

5.3 提前編輯好符合歸檔要求的成果資料格式

對于成果地質(zhì)資料，報告和附圖有一套固定的歸檔格式，報告的封面、扉頁、正文以及附圖的圖簽等都有一定的要求，項目組應(yīng)提前編輯好符合歸檔要求的成果資料格式，讓后續(xù)成果報告、專題報告和圖件的編寫人員直接套用已形成的格式，最后會達到事半功倍的效果。

6 結(jié)語

加強對地質(zhì)資料歸檔工作的重視，加強地質(zhì)資料現(xiàn)代化管理，加強對地質(zhì)資料歸檔的學(xué)習和培訓(xùn)，打造高素質(zhì)的檔案管理團隊，再結(jié)合一些能提高歸檔效率的小技巧，能有效提高地質(zhì)資料歸檔的效率，達到事半功倍的效果。在地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過程中，能有效節(jié)約地質(zhì)檔案立卷及管理的人力和物力。