高職院校檔案資源開發利用的思考

裴 鑫

(廣東機電職業技術學院，廣東 廣州 510515)

檔案的保密和利用是一個矛盾有機體，但檔案價值終究是通過利用來實現的，因此，規范高職院校的檔案提供利用是一項十分重要的工作。近年來，我國大部分高職院校在檔案資源的開發利用工作上取得了較大的進步，同時也由于檔案利用過程不夠規范導致安全隱患的產生。檔案的安全包括實體安全與信息安全兩個方面，而檔案利用過程的規范化程度是影響檔案信息安全的重要因素，因此，高職院校在致力于開發利用檔案信息資源的同時，必須積極采取措施糾正檔案提供利用過程中各種不利于檔案安全的行為，提升檔案利用的規范化水平。

1 高職院校檔案的特點

(1)檔案信息內容廣泛、數量較大。檔案真實地記錄著一所學校的發展歷程，是記錄學校建立、變遷、發展和壯大的寶貴資料。我國高職院校普遍具有學校更名次數較多，校址變遷頻繁，專業設置變化多樣等特點，這些特點導致高職院校發展過程中所產生的檔案資源內容豐富、數量龐大；此外，近年來，由于國家政策的支持等原因，高職院校規模不斷擴大，招生人數的急劇攀升，所以產生的檔案資源數量呈動態增加趨勢，特別是基建類和教學類檔案數量越來越多。

(2)館藏資源結構較為單一。現階段，大部分高職院校檔案館藏仍以紙質文書檔案為主，而聲像類、實物類等類型的檔案資源比例較小，電子檔案資源收集也不夠充分齊全，檔案資源發展不均衡，館藏資源難以滿足日益多樣化的檔案需求。

(3)檔案價值有待開發。高職院校檔案既是廣大教職工實踐經驗和智慧的總結，又是傳承學校歷史文化的重要載體，更是院校總結經驗、制定計劃、處理問題、改進管理的重要依據，對院校的發展有著重要的影響。然而現階段，不少高職院校建校時間較短，院校建設任務較重，其檔案資源開發利用進展較為緩慢，檔案資源開發利用工作還存在著許多問題與不足，檔案資源利用率較低，檔案編研成果較少，導致高職院校的檔案價值未得到充分發揮。

2 高職院校檔案資源利用過程中存在的問題

(1)缺乏健全的檔案利用制度。一方面，隨著對檔案資源開發利用工作的重視程度逐漸加強，大部分高職院校普遍制定了檔案利用制度，但部分院校的檔案利用制度在細節方面還不夠完善，導致在實際工作過程中出現了很多不規范現象。如部分高職院校對檔案利用的申請、審批以及提供等環節都沒有具體的步驟與管理程序，致使檔案利用混亂無序；另一方面，隨著信息技術的發展，電子文件與電子檔案數量急劇增多，然而大部分高職院校檔案信息化制度不健全，相關的工作制度也是停留在傳統階段，導致電子檔案資源在利用過程中操作不夠規范，檔案信息安全問題凸顯。因此，急需建立一套行之有效的且與學校實際相符合的電子檔案資源利用制度。

(2)檔案利用制度“寬要求”。由于需要便于工作開展等各種主客觀因素的影響，部分高職院校在現實實施檔案利用制度的過程中經常放寬制度要求，出現流于形式、執行不嚴等現象，如借閱單填寫不完整，利用審批手續不完備，查閱資料內容和目的填寫不精確等違規操作，特別是對于電子檔案的利用管理，步驟和程序雜亂無章，檔案信息安全隱患較大。

(3)檔案利用環境有待完善。第一，檔案室基礎設施建設有待完善。由于受經費和人員等因素的制約，部分高職院校檔案室的建設規模和水平與重點本科院校相比還存在一定的差距，如多個校區卻只在一個校區設立檔案部門，缺乏足夠的檔案工作人員和工作場所，這就導致無檔案部門設置的校區檔案利用困難或檔案利用無固定地點、檔案利用者來回奔波等問題；第二，檔案信息化建設的基礎設施不夠完備。在信息時代大環境中，高職院校檔案工作的主要矛盾變成了日益增長的檔案利用需求與高職院校當前的檔案管理水平和提供利用服務能力之間的矛盾。現階段，高職院校基本都已配備了計算機設備，但在相應的檔案系統軟件設備的應用方面還存在明顯的局限，信息化水平不高，影響了信息資源開發利用的效果。

(4)檔案利用規范化意識較為薄弱。一方面是檔案工作人員的素質和能力有待提高。部分高職院校沒有配備專門的檔案管理員，而是由行政人員代為管理，缺乏專業的檔案管理知識和管理素質，致使在實際工作中沒有落實相關制度規定，對檔案利用過程未進行有效控制，以及內部各部門之間并未積極溝通合作等，導致雖然有了制度但依舊是“紙上談兵”，如利用時檔案工作人員未在現場，檔案借出后不追不還等；另一方面是檔案利用人員的利用經驗或保密意識不強。很多人認為所查檔案資源屬于自身的工作內容，所以在申請利用時不愿意履行相應的審批手續；此外，制度制定后，由于宣傳力度不足，利用人員的規范意識和安全意識較差，或擅自摘抄、復印和拍照檔案信息內容，或將借出檔案隨意轉借他人等。

3 高職院校檔案資源開發利用規范化思考

(1)加強高層領導對檔案利用規范化的重視。只有學校高層領導充分認識到檔案利用規范化的重要性，才能夠制定出合理的檔案利用制度規范，才能夠確保制度規范的有效執行。具體表現在：第一，加大對其人力、物力、財力的投入力度，完善檔案利用基礎設施建設和人員配備；第二，做好對檔案利用制度執行情況的督導檢查工作，讓單位所有職工都能夠對檔案利用規范化管理有全面深入的理解和認識，引導全員參與到檔案利用規范化管理的工作中；第三，加強對檔案信息化建設的重視，積極引入檔案信息化系統，加強檔案管理的信息化建設，從而保障檔案利用的高效開展。

(2)制定細化的、針對性的檔案利用制度。檔案利用制度的建立必須遵循符合單位實際情況、流程審批合理、可操作性強等特點，因此，高職院校檔案工作人員在制定檔案利用制度時，應當廣泛征求各部門、各類工作人員的意見，避免主觀制定造成執行力不足的問題。一個完善的檔案利用制度必須要有明確的檔案利用范圍，對檔案利用流程進行細化，最大限度保障檔案的安全性與完整性，真正做到檔案提供利用的任意一個流程環節都有制度可依，有制度可執行。

首先，要明確檔案利用的范圍。根據檔案的不同密級程度，確定不同的利用對象以及利用范圍，規定可以利用檔案的事由，對利用人員的身份、級別等做出相應的限制。

其次，檔案利用程序應當規范。對不同的利用方式如查閱、外借、復制等的審批手續應做相應的規定，對單位內部人員和外單位人員的利用程序應有所區別，備有檔案利用登記簿，可在線上線下發布查檔須知或服務指南等，將信息利用者需要了解的館藏檔案內容、檔案利用地點及利用時間和咨詢電話等標注清楚，做到提供利用服務精準引導。

第三，改善檔案利用環境。一方面，要配備專門的檔案閱覽室。檔案查閱利用應在閱覽室內進行，有條件的高職院校還可配置攝像頭等工具進行實時監控。另一方面，要深入推進檔案信息化建設。要積極加快檔案數字化信息庫建設，建立檔案信息資源管理系統，實現各部門檔案信息資源的共享，從而提高檔案信息資源的利用率；同時，也要與時俱進，不斷完善檔案信息資源管理系統，在系統功能、訪問權限設置等方面不斷進行優化，從而確保檔案信息系統的安全運行。

(3)提升檔案工作人員的素質和能力。 高職院校應設立專門的檔案管理部門，配備專門的檔案管理人員，全面提升檔案利用規范化管理意識。一方面在檔案提供利用的過程中，嚴格按照相應的章程開展工作，認真核對利用申請，如審批程序是否正確完備、利用內容和利用事由是否合理，拒絕不合理的申請，督促利用人員履行登記手續等；另一方面要做好利用監督，對利用過程中的不規范行為要及時提醒，幫助利用人員樹立良好的利用習慣。

(4)加強對檔案利用規范化的宣傳教育。要經常開展檔案利用安全教育工作，把檔案利用規范化的重要性講清、講明，加深他們對檔案利用規范化重要性的認識，增強安全意識和保密意識；要積極開展有關檔案利用制度的培訓，使本單位全體人員熟悉檔案利用范圍和程序，明確自身的權限和義務，增強利用意識和責任意識。

4 結語

總之，在高職院校的檔案提供利用工作中，制度是基礎，落實是關鍵，人員是保障，要加強對檔案利用的規范化管理，做到既能有效利用檔案，又能維護好檔案的完整與安全。