信息化背景下高職院校學生檔案意識培養

張 露

(武漢鐵路職業技術學院，湖北 武漢 430205)

0 引言

學生是高校檔案用戶中重要的一類，隨著高校檔案服務信息化的轉變及社會對檔案重視程度的提高，高校檔案查詢利用的用戶數越來越多。對于他們來說，檔案在不同時期有不同的需求，比如在剛畢業時需要的是個人檔案的流轉程序；在進入社會后需要的是檔案在轉戶口、福利保險、職場工作、學習再深造等各方面相關的重要憑證；在有感情需求時檔案則是生活學習的紀念。高職學生的檔案意識強弱在一定意義上決定了高職實體檔案的質量及價值，而高職學生檔案意識和素養一直是高校學生檔案意識中比較薄弱的部分。所以，加強高職學生檔案意識不僅有利于學校檔案的標準化與科學化建設，更有利于高職學生與檔案部門之間互動交流，從而促進學校檔案工作的發展。

1 信息化背景下檔案意識的特點

過去大學生對檔案的意識一直停留在學校檔案館(室)，或是一盒盒密封文件上。但隨著檔案管理信息化的影響，越來越多的民生檔案走向了大眾視野，檔案的定義不再高冷而是一個個活生生發生在身邊的文化形象。特別是在信息化的背景下，檔案題材、形式都發生了改變，同時由于檔案信息內容與載體的可分離性，除了傳統對檔案利用的查閱，高校檔案機構從各個角度提供的信息資源更加便捷、實用，能更好地滿足人們對知識儲備、擴展視野等更高層次的信息需求。這樣的需求促使我們對檔案實體有更全面、更充實的體系建設，也要求用戶對檔案的了解不再僅僅停留在什么是檔案的意義上面，而是能在大數據時代有足夠的信息素養。另外，信息安全也對檔案意識也提出了新的調整，檔案信息安全不僅僅是檔案機構需要考慮，更是每位社會成員都需要關注的事情。

2 學生對檔案意識不足的內因分析

2.1 學生對檔案的意識模糊

高職學生在填寫入學登記表和畢業登記表時都會出現一些問題，比如字跡潦草、涂改或是證件號碼填寫錯誤，甚至有其他人代寫的情況；很多學籍檔案不完整、不規范，導致檔案質量不高。究其原因，是不明白這些填寫材料的作用，沒有引起足夠的重視。高職院校大多沒有硬性要求新生入校后有檔案教育，比如參觀校史館或陳列室等，更沒有要求了解檔案的意義，對檔案作用認識不到位，理解不深刻，最終導致學生檔案意識薄弱。

2.2 學生對檔案的認識有局限性和滯后性

對于與企業對接性更高的高職學生來說，檔案利用程度不高，評聘也是在進入社會后才產生的需求，因此對檔案的認知滯后。另外，檔案的性質特殊，不像圖書信息利用那么頻繁，有的學生一輩子利用檔案可能只有幾次，所以會讓學生產生檔案離自己很遙遠的思想。同時因為檔案的特殊性，在查詢時也比其他信息獲取更加繁瑣，導致高職學生對檔案接觸的渠道變窄，認識更加困難。

3 學生對檔案意識不足的外因分析

3.1 檔案教育缺乏創新

高職院校檔案管理部門在檔案教育時更多面向教職工，面向學生的檔案教育相對較少。同時，檔案課程仍然以傳統的課堂講授方式為主，利用信息平臺、網頁傳播的較少，形式單一，導致學生興趣不高。高職院校開通檔案微平臺服務不多，微視頻、微課的就更少了，比起傳統的靜態傳播方式學生更愿意接受動態的傳播方式，教育方式的創新仍然沒有跟上信息技術的發展。

3.2 社會對檔案的重視程度不夠

高校自身對檔案的重視程度不高，而高職檔案工作更是高校檔案中的薄弱環節，在人財物上都無法與其他高校部門相比，導致學生檔案意識宣傳更加薄弱，形成惡性循環。社會信息開放程度及社會對憑證的關注都會直接影響學生的檔案意識，如果學生工作后需要越來越多地保留求學時的痕跡，就會促使學生在檔案形成時有意識地重視。

4 提高學生的檔案意識途徑

4.1 培養學生對檔案的收集意識

在信息社會里，人們意識到痕跡檔案對生活工作越來越重要，不管是大到非物質化遺產還是小到家庭檔案的民生檔案，檔案收集逐漸形成人們生活中一件有意義的事情。信息技術影響著檔案的傳播途徑。檔案的管理更是個人素養的體現和文化觀形成的重要媒介，比如培養學生從個人信息和自身有關檔案形成階段時進行自我收集，積極與民生檔案教育接軌，通過實踐教學讓檔案更加貼近學生的生活，讓學生明白檔案的意義及各種載體類型，豐富學生對檔案的認識和體驗。同時，在學校學籍檔案形成中，目前學生填寫個人檔案信息已經電子化，雖然方便且同時能對筆跡、涂抹等方面進行控制，但也要注意電子學籍形成的個人權責及真實性問題，需要個人審核簽字，避免有問題無法核實，重要信息不一致帶來的各種麻煩。同時有意識的保管好自身的個人檔案材料，養成好的習慣，進一步提供學校學籍檔案收集質量。

4.2 加大學生對檔案安全意識宣傳

對學籍信息、獲獎信息、還有科研信息等方面的保護，對個人隱私泄密等要著重加強宣傳教育。由于大數據多維度和全面的特點，它可以從很多看似支離破碎的信息中完全復原一個人或者一個組織的全貌，所以社會將越來越注意數據的安全。個人信息屬于隱私數據，在進行檔案宣傳教育時不能僅停留在讓學生了解檔案的重要性等淺層次需求上，更要深入地講授個人檔案泄密的危害，不管是在自己提取檔案時，還是在網絡上及公開場合對檔案的利用，都要養成保證檔案安全的習慣，加強對個人數據的保護。

4.3 增強學生對檔案抓取利用意識

高校檔案工作部門不僅是保管檔案的機構，更是服務利用的工作單位，提高高職學生檔案意識，也是高校檔案工作的一部分。通過開授檔案信息相關課程，讓學生了解檔案查閱的流程及獲取信息的方式，引導他們充分利用檔案中蘊藏的豐富資源，快速準確的獲得檔案信息，提高查閱利用率。同時，在網絡平臺上以微視頻、圖畫、故事等方式推送檔案知識，便于學生在碎片化的時間里，對檔案的獲取從被動狀態轉變為主動狀態，進一步普及檔案知識，開闊學生的視野和思維。

在開放的信息時代，高校學生檔案意識培養迎來了新的挑戰。人物檔案、家庭檔案等各類民生檔案與個體越來越緊密聯系在一起，從高職學生自身角度出發，用新的方法和渠道擴大，豐富檔案工作的內涵及方式，讓高職學生充分了解到檔案收集、安全、利用的意義，才能讓檔案真正的走入到學生生活中。