高職院校學生檔案信息化建設探究

沈 玲

(湖南城建職業(yè)技術學院，湖南 湘潭 411101)

2019年全國兩會，“檔案事業(yè)”寫入政府工作報告，李克強總理在政府工作報告中提出要繁榮文藝創(chuàng)作，發(fā)展新聞出版、廣播影視和檔案等事業(yè)。2019年3月29日，全國檔案局長館長會議在京舉行，會議傳遞出兩個重要的信息：第一，我國檔案法制建設將取得新的進展，最新修訂的《檔案法》將于2019年年內(nèi)出臺；第二，在新修訂的《檔案法》中，將增加“信息化建設”專章，對電子文檔的歸檔、電子檔案的管理、運用信息網(wǎng)絡技術促進檔案資源的共享共用、檔案工作的數(shù)字化轉型發(fā)展等將提供法律支撐。

1 高職院校學生檔案工作現(xiàn)狀與問題分析

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”信息技術的發(fā)展，高職院校學生檔案工作中存在的問題開始凸顯，原有檔案管理模式開始成為制約其發(fā)展的掣肘。

(1)檔案管理水平落后，以傳統(tǒng)手工整理紙質檔案為主，信息化水平較低。高職院校招生規(guī)模的逐步擴大和檔案用戶的利用需求越來越多，導致學生檔案的工作量逐漸加大，但檔案工作的收集、利用、管理和利用等環(huán)節(jié)仍采用傳統(tǒng)的手工處理方式，工作效率低且容易出現(xiàn)偏差，已經(jīng)不能適應新形勢下學生檔案工作發(fā)展的需要。在信息化建設的探索方面，有的學校已經(jīng)開始采用學生檔案管理系統(tǒng)，提供“檔案去向查詢”網(wǎng)絡服務，開發(fā)專門的檔案網(wǎng)站推廣檔案業(yè)務等，但總體而言，學生檔案的信息化進程推進緩慢，且各高職院校的檔案信息化水平層次不齊，有的高校的信息化建設還沒有開始起步。

(2)檔案管理方式落后，檔案服務能力有待提升。檔案信息利用價值的開發(fā)，是體現(xiàn)檔案工作的意義所在。然而在高職院校學生檔案工作的實際中，普遍對學生檔案工作的認知僅限于學生檔案資料的“收集”與“管理”，業(yè)務考核的標準取決于檔案是否收齊?檔案是否妥投?普遍沒有將檔案工作的出發(fā)點落在為檔案用戶提供“利用需求”服務這一層面，“重管理輕服務”、“重藏輕用”的現(xiàn)象仍普遍存在。盡管部分高職院校學生檔案開始采用管理系統(tǒng)，但該系統(tǒng)重在實現(xiàn)“檔案管理”，一方面其單機管理的模式，無法實現(xiàn)檔案信息資源的共用共享、無法為檔案用戶和高職院校的管理工作提供服務。另一方面，學生信息的錄入千篇一律，導致檔案數(shù)據(jù)既缺乏個性又不能全面地反映學生在校旗期間的表現(xiàn)，對用人單位篩選錄用缺乏實際參考價值。

(3)制度建設嚴重滯后，檔案工作缺乏統(tǒng)一的業(yè)務規(guī)范。截止目前，我國并沒有專門的高校學生檔案管理辦法，2008年9月，由教育部和國家檔案局制定《高等學校檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》)僅將“學生類檔案”歸到高校檔案部門工作范疇，并沒有就學生檔案工作的開展進行指導與規(guī)劃。就筆者了解到的湖南省學生檔案工作的整體情況來看，因為缺乏全面統(tǒng)一的、且可操作的檔案管理規(guī)定，各院校學生檔案工作標準有差異，對學生檔案的收集范圍、歸檔流程、整理要求、保管利用等的要求也不同。

(4)隊伍建設落后，專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)員極其匱乏。一直以來，學生檔案工作始終處于高校管理工作的邊緣地帶。各高職院校普遍對學生檔案工作的重視不夠，專職檔案員能夠“走出去”參加檔案培訓和學習檔案信息化建設等方面業(yè)務知識的機會不多，導致他們的專業(yè)素養(yǎng)與綜合素質都得不到顯著地提升——高職院校學生檔案信息化建設急需一批既懂檔案業(yè)務，又能熟練掌握信息技術的檔案數(shù)據(jù)員。

2 高職院校學生檔案信息化建設的意義

(1)學生檔案信息化建設的重要性分析。學生檔案是人事檔案的雛形，其重要性不言而喻。作為用人單位篩選錄用畢業(yè)生的參考依據(jù)，學生檔案材料的歸檔完整性與豐富程度還將影響畢業(yè)生工作后的職位晉升、工齡認定、職稱考試等。

學生檔案信息化建設的另一個重要作用是充分地發(fā)揮學生檔案的育人功效。通過數(shù)據(jù)處理的方式將原先分散的紙質檔案信息以可視化的方式集中地呈現(xiàn)，實時更新與動態(tài)變化的檔案數(shù)據(jù)為學生工作、教學工作的開展提供第一手的參考資料與決策依據(jù)，結合數(shù)據(jù)所反映的學生個性特征(如心理困惑型、學習困難型、經(jīng)濟困難型、單親或孤兒、違紀學生、生理缺陷、網(wǎng)絡成癮、逃課、戀愛等)有的放矢地開展工作，提高應對學生突發(fā)事件的能力。

(2)學生檔案信息化建設的必要性分析。從檔案的形成特性來看，紙質檔案多為孤本，一旦出現(xiàn)遺失，很難彌補，尤其是多年前畢業(yè)學生的檔案很難補全。學生紙質檔案的數(shù)據(jù)化處理方式是解決檔案備份問題的最佳方案。

從提高工作效率、降低出錯率角度來說，通過數(shù)字化的檔案信息處理方式，不僅能夠使學生檔案工作人員從繁重的歸檔、立卷、整理等日常工作中解脫出來，還能夠通過信息化手段下的“前端控制”，在檔案數(shù)字化的過程中，將學生檔案歸檔要求與范圍提前預置到檔案管理系統(tǒng)中，在數(shù)字檔案的形成和維護階段進行監(jiān)督管理，降低出錯率。

從檔案用戶的“利用需求”體驗來看，畢業(yè)生參加工作后，舟車勞頓返校辦理提檔手續(xù)費時費力，而通過學生檔案管理系統(tǒng)的外網(wǎng)查詢渠道，畢業(yè)生只需輕擊鼠標，輸入檢索條件或上傳相關資料，即可輕松享受方便快捷的網(wǎng)絡服務。

(3)學生檔案信息化建設的可行性分析。高職院校學生檔案信息化建設是在原有的校園信息網(wǎng)絡平臺基礎上構建學生檔案管理系統(tǒng)，有現(xiàn)成的信息化建設經(jīng)驗可以借鑒，對服務器硬件要求不高，服務器成本相對較低，在技術層面和經(jīng)濟層面上來說都是可行的。

3 高職院校學生檔案信息化建設的途徑與方法

(1)加強制度建設，規(guī)范內(nèi)部管理。檔案工作是一項制度性很強的工作，2008年9月發(fā)布的《辦法》指出高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。

目前，國內(nèi)沒有專門的學生檔案管理辦法，結合當前學生檔案工作的形勢，高職院校急需根據(jù)相關法律法規(guī)、結合學院工作實際制定一套完整、嚴密、科學的學生檔案管理規(guī)范：如“學生檔案管理辦法”、“學生檔案實時歸檔制度”等，建立對于“收集范圍”、“歸檔流程”、“材料質量”、“整理要求”、“安全保密”等歸檔細則的業(yè)務標準，制定“利用服務”、“檔案轉遞”、“去向查詢”、“異地調(diào)檔程序”等辦法，使學生檔案管理有章可循、有據(jù)可依，實現(xiàn)學生檔案工作的規(guī)范化。

(2)明確學生檔案的管理部門，完善學生檔案的領導體制。2008年頒布的《辦法》首次明確將學生類檔案納入高職院校檔案管理工作體系,以法規(guī)的形式明確規(guī)定了學生檔案的管理部門為高職院校檔案部門。作為專業(yè)管理和提供利用的學校檔案機構，高職院校檔案部門有一整套完善、系統(tǒng)的方法理論指導、科學分類體系和實踐應用基礎，既有專業(yè)的人才隊伍，能提供專業(yè)的業(yè)務指導，又有《檔案法》等法律法規(guī)的約束監(jiān)督，避免了高校學生檔案工作管理松散、工作不銜接等問題。因此，從學生檔案工作的長遠發(fā)展來看，高職院校必須明確檔案部門對學生檔案的絕對領導地位。

(3)實行“二級管理”，優(yōu)化檔案工作流程，構建完整的學生檔案管理體系。基于十余年的高職院校學生檔案工作經(jīng)驗，筆者分析認為應建立檔案“管理部門”與“形成部門”的二級管理制度：高職院校檔案部門負責檔案的“管理”、“利用”與業(yè)務指導，而紙質檔案的“收集”與檔案數(shù)據(jù)的“采集”則歸口到各類檔案資料的形成部門，如學籍部門負責學籍信息的采集、教務部門負責成績的采集、各院系負責學生基本信息、獎懲信息的采集和入學登記表、畢業(yè)生登記表等紙質檔案的收集、心理咨詢部門負責學生心理健康數(shù)據(jù)的維護等。通過“二級管理”，明確檔案工作各環(huán)節(jié)的責任部門，為高質高效地完成學生檔案的定時建檔與實時補充提供了保障，避免長久以來檔案材料歸檔質量不高、缺乏利用價值等問題。

(4)搭建“互聯(lián)網(wǎng)+”學生檔案管理系統(tǒng)平臺，健全檔案管理網(wǎng)絡。目前，湖南省人社系統(tǒng)的檔案信息化建設正在進行，湖南省教育系統(tǒng)檔案信息化建設也即將開始，各高職院校應抓住發(fā)展機遇，促進檔案工作的數(shù)字化轉型，搭建學生檔案管理系統(tǒng)。在該系統(tǒng)的運行過程中，檔案的形成部門主要負責基本數(shù)據(jù)的采集與紙質歸檔，檔案的管理部門主要負責檔案業(yè)務的指導、數(shù)字檔案形成和維護階段的監(jiān)督管理，信息技術部門則主要負責提供網(wǎng)絡信息技術支撐，通過構建運行良好檔案管理網(wǎng)絡，著力解決檔案工作中存在的問題：第一，通過數(shù)據(jù)信息的存儲解決檔案備份與保存問題；第二，通過網(wǎng)絡為檔案用戶提供便捷的服務。

(5)穩(wěn)定檔案工作隊伍，為檔案信息化建設提供人才保障。檔案從業(yè)人員的業(yè)務素質水平是做好學生檔案管理和保證服務質量的決定性因素，是實現(xiàn)學生檔案規(guī)范化和標準化管理的關鍵。

高職院校應加強對專職檔案人員的培養(yǎng)，通過完善檔案專業(yè)人員的職稱評定體系，穩(wěn)定人才隊伍，激發(fā)檔案人員的工作積極性；同時，高職院校檔案部門應創(chuàng)造條件，著力提高檔案從業(yè)人員的信息化水平，給予檔案從業(yè)人員參加業(yè)務培訓和學術研究的機會與時間。同時還應落實檔案的“二級管理”機制，通過加強業(yè)務指導、定期舉辦檔案培訓等提高兼職檔案人員的業(yè)務能力，形成全院上下“齊抓共管”學生檔案工作的合力。

(6)加強檔案宣傳，提高全院師生的檔案意識。在信息化的檔案管理網(wǎng)絡中，做好學生檔案工作不是一個部門的事，更不能憑一己之力，因此必須將加強檔案宣傳、提高全員的檔案意識擺在首要位置。通過將學生檔案知識的普及納入“新生入學教育”范疇，使他們了解到檔案的重要性，從源頭上規(guī)范檔案材料的形成；通過畢業(yè)生離校季進行檔案轉遞知識的宣講，使學生重視自己的檔案去向，避免出現(xiàn)“棄檔”和“死檔”；利用每年國際檔案日的契機，開展檔案普法宣傳、檔案征文、檔案主題講座等活動，使檔案意識深深植根于每一個師生員工的心中，時刻提醒他們重檔、歸檔、用檔。

4 結語

在高職院校學生檔案數(shù)字化轉型過程中，各高職院校應結合自身的實際情況，逐步推進對傳統(tǒng)檔案管理模式的改革與創(chuàng)新。在信息化建設的初期，我們應重視檔案信息安全，從業(yè)人員的信息化技能提升，信息化建設，檔案工作前端控制的標準化和檔案實體工作如何開展等問題。然后應逐步將信息化建設的工作重點轉向如何實現(xiàn)學生檔案信息的共享共用，如何通過檔案宣傳來體現(xiàn)檔案的功效、如何通過檔案利用價值的挖掘提升檔案地位等問題上來。