高職院校學生檔案信息化建設探究

沈 玲

(湖南城建職業技術學院，湖南 湘潭 411101)

2019年全國兩會，“檔案事業”寫入政府工作報告，李克強總理在政府工作報告中提出要繁榮文藝創作，發展新聞出版、廣播影視和檔案等事業。2019年3月29日，全國檔案局長館長會議在京舉行，會議傳遞出兩個重要的信息：第一，我國檔案法制建設將取得新的進展，最新修訂的《檔案法》將于2019年年內出臺；第二，在新修訂的《檔案法》中，將增加“信息化建設”專章，對電子文檔的歸檔、電子檔案的管理、運用信息網絡技術促進檔案資源的共享共用、檔案工作的數字化轉型發展等將提供法律支撐。

1 高職院校學生檔案工作現狀與問題分析

隨著“互聯網+”信息技術的發展，高職院校學生檔案工作中存在的問題開始凸顯，原有檔案管理模式開始成為制約其發展的掣肘。

(1)檔案管理水平落后，以傳統手工整理紙質檔案為主，信息化水平較低。高職院校招生規模的逐步擴大和檔案用戶的利用需求越來越多，導致學生檔案的工作量逐漸加大，但檔案工作的收集、利用、管理和利用等環節仍采用傳統的手工處理方式，工作效率低且容易出現偏差，已經不能適應新形勢下學生檔案工作發展的需要。在信息化建設的探索方面，有的學校已經開始采用學生檔案管理系統，提供“檔案去向查詢”網絡服務，開發專門的檔案網站推廣檔案業務等，但總體而言，學生檔案的信息化進程推進緩慢，且各高職院校的檔案信息化水平層次不齊，有的高校的信息化建設還沒有開始起步。

(2)檔案管理方式落后，檔案服務能力有待提升。檔案信息利用價值的開發，是體現檔案工作的意義所在。然而在高職院校學生檔案工作的實際中，普遍對學生檔案工作的認知僅限于學生檔案資料的“收集”與“管理”，業務考核的標準取決于檔案是否收齊?檔案是否妥投?普遍沒有將檔案工作的出發點落在為檔案用戶提供“利用需求”服務這一層面，“重管理輕服務”、“重藏輕用”的現象仍普遍存在。盡管部分高職院校學生檔案開始采用管理系統，但該系統重在實現“檔案管理”，一方面其單機管理的模式，無法實現檔案信息資源的共用共享、無法為檔案用戶和高職院校的管理工作提供服務。另一方面，學生信息的錄入千篇一律，導致檔案數據既缺乏個性又不能全面地反映學生在校旗期間的表現，對用人單位篩選錄用缺乏實際參考價值。

(3)制度建設嚴重滯后，檔案工作缺乏統一的業務規范。截止目前，我國并沒有專門的高校學生檔案管理辦法，2008年9月，由教育部和國家檔案局制定《高等學校檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》)僅將“學生類檔案”歸到高校檔案部門工作范疇，并沒有就學生檔案工作的開展進行指導與規劃。就筆者了解到的湖南省學生檔案工作的整體情況來看，因為缺乏全面統一的、且可操作的檔案管理規定，各院校學生檔案工作標準有差異，對學生檔案的收集范圍、歸檔流程、整理要求、保管利用等的要求也不同。

(4)隊伍建設落后，專業的檔案數據員極其匱乏。一直以來，學生檔案工作始終處于高校管理工作的邊緣地帶。各高職院校普遍對學生檔案工作的重視不夠，專職檔案員能夠“走出去”參加檔案培訓和學習檔案信息化建設等方面業務知識的機會不多，導致他們的專業素養與綜合素質都得不到顯著地提升——高職院校學生檔案信息化建設急需一批既懂檔案業務，又能熟練掌握信息技術的檔案數據員。

2 高職院校學生檔案信息化建設的意義

(1)學生檔案信息化建設的重要性分析。學生檔案是人事檔案的雛形，其重要性不言而喻。作為用人單位篩選錄用畢業生的參考依據，學生檔案材料的歸檔完整性與豐富程度還將影響畢業生工作后的職位晉升、工齡認定、職稱考試等。

學生檔案信息化建設的另一個重要作用是充分地發揮學生檔案的育人功效。通過數據處理的方式將原先分散的紙質檔案信息以可視化的方式集中地呈現，實時更新與動態變化的檔案數據為學生工作、教學工作的開展提供第一手的參考資料與決策依據，結合數據所反映的學生個性特征(如心理困惑型、學習困難型、經濟困難型、單親或孤兒、違紀學生、生理缺陷、網絡成癮、逃課、戀愛等)有的放矢地開展工作，提高應對學生突發事件的能力。

(2)學生檔案信息化建設的必要性分析。從檔案的形成特性來看，紙質檔案多為孤本，一旦出現遺失，很難彌補，尤其是多年前畢業學生的檔案很難補全。學生紙質檔案的數據化處理方式是解決檔案備份問題的最佳方案。

從提高工作效率、降低出錯率角度來說，通過數字化的檔案信息處理方式，不僅能夠使學生檔案工作人員從繁重的歸檔、立卷、整理等日常工作中解脫出來，還能夠通過信息化手段下的“前端控制”，在檔案數字化的過程中，將學生檔案歸檔要求與范圍提前預置到檔案管理系統中，在數字檔案的形成和維護階段進行監督管理，降低出錯率。

從檔案用戶的“利用需求”體驗來看，畢業生參加工作后，舟車勞頓返校辦理提檔手續費時費力，而通過學生檔案管理系統的外網查詢渠道，畢業生只需輕擊鼠標，輸入檢索條件或上傳相關資料，即可輕松享受方便快捷的網絡服務。

(3)學生檔案信息化建設的可行性分析。高職院校學生檔案信息化建設是在原有的校園信息網絡平臺基礎上構建學生檔案管理系統，有現成的信息化建設經驗可以借鑒，對服務器硬件要求不高，服務器成本相對較低，在技術層面和經濟層面上來說都是可行的。

3 高職院校學生檔案信息化建設的途徑與方法

(1)加強制度建設，規范內部管理。檔案工作是一項制度性很強的工作，2008年9月發布的《辦法》指出高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。

目前，國內沒有專門的學生檔案管理辦法，結合當前學生檔案工作的形勢，高職院校急需根據相關法律法規、結合學院工作實際制定一套完整、嚴密、科學的學生檔案管理規范：如“學生檔案管理辦法”、“學生檔案實時歸檔制度”等，建立對于“收集范圍”、“歸檔流程”、“材料質量”、“整理要求”、“安全保密”等歸檔細則的業務標準，制定“利用服務”、“檔案轉遞”、“去向查詢”、“異地調檔程序”等辦法，使學生檔案管理有章可循、有據可依，實現學生檔案工作的規范化。

(2)明確學生檔案的管理部門，完善學生檔案的領導體制。2008年頒布的《辦法》首次明確將學生類檔案納入高職院校檔案管理工作體系,以法規的形式明確規定了學生檔案的管理部門為高職院校檔案部門。作為專業管理和提供利用的學校檔案機構，高職院校檔案部門有一整套完善、系統的方法理論指導、科學分類體系和實踐應用基礎，既有專業的人才隊伍，能提供專業的業務指導，又有《檔案法》等法律法規的約束監督，避免了高校學生檔案工作管理松散、工作不銜接等問題。因此，從學生檔案工作的長遠發展來看，高職院校必須明確檔案部門對學生檔案的絕對領導地位。

(3)實行“二級管理”，優化檔案工作流程，構建完整的學生檔案管理體系?；谑嗄甑母呗氃盒W生檔案工作經驗，筆者分析認為應建立檔案“管理部門”與“形成部門”的二級管理制度：高職院校檔案部門負責檔案的“管理”、“利用”與業務指導，而紙質檔案的“收集”與檔案數據的“采集”則歸口到各類檔案資料的形成部門，如學籍部門負責學籍信息的采集、教務部門負責成績的采集、各院系負責學生基本信息、獎懲信息的采集和入學登記表、畢業生登記表等紙質檔案的收集、心理咨詢部門負責學生心理健康數據的維護等。通過“二級管理”，明確檔案工作各環節的責任部門，為高質高效地完成學生檔案的定時建檔與實時補充提供了保障，避免長久以來檔案材料歸檔質量不高、缺乏利用價值等問題。

(4)搭建“互聯網+”學生檔案管理系統平臺，健全檔案管理網絡。目前，湖南省人社系統的檔案信息化建設正在進行，湖南省教育系統檔案信息化建設也即將開始，各高職院校應抓住發展機遇，促進檔案工作的數字化轉型，搭建學生檔案管理系統。在該系統的運行過程中，檔案的形成部門主要負責基本數據的采集與紙質歸檔，檔案的管理部門主要負責檔案業務的指導、數字檔案形成和維護階段的監督管理，信息技術部門則主要負責提供網絡信息技術支撐，通過構建運行良好檔案管理網絡，著力解決檔案工作中存在的問題：第一，通過數據信息的存儲解決檔案備份與保存問題；第二，通過網絡為檔案用戶提供便捷的服務。

(5)穩定檔案工作隊伍，為檔案信息化建設提供人才保障。檔案從業人員的業務素質水平是做好學生檔案管理和保證服務質量的決定性因素，是實現學生檔案規范化和標準化管理的關鍵。

高職院校應加強對專職檔案人員的培養，通過完善檔案專業人員的職稱評定體系，穩定人才隊伍，激發檔案人員的工作積極性；同時，高職院校檔案部門應創造條件，著力提高檔案從業人員的信息化水平，給予檔案從業人員參加業務培訓和學術研究的機會與時間。同時還應落實檔案的“二級管理”機制，通過加強業務指導、定期舉辦檔案培訓等提高兼職檔案人員的業務能力，形成全院上下“齊抓共管”學生檔案工作的合力。

(6)加強檔案宣傳，提高全院師生的檔案意識。在信息化的檔案管理網絡中，做好學生檔案工作不是一個部門的事，更不能憑一己之力，因此必須將加強檔案宣傳、提高全員的檔案意識擺在首要位置。通過將學生檔案知識的普及納入“新生入學教育”范疇，使他們了解到檔案的重要性，從源頭上規范檔案材料的形成；通過畢業生離校季進行檔案轉遞知識的宣講，使學生重視自己的檔案去向，避免出現“棄檔”和“死檔”；利用每年國際檔案日的契機，開展檔案普法宣傳、檔案征文、檔案主題講座等活動，使檔案意識深深植根于每一個師生員工的心中，時刻提醒他們重檔、歸檔、用檔。

4 結語

在高職院校學生檔案數字化轉型過程中，各高職院校應結合自身的實際情況，逐步推進對傳統檔案管理模式的改革與創新。在信息化建設的初期，我們應重視檔案信息安全，從業人員的信息化技能提升，信息化建設，檔案工作前端控制的標準化和檔案實體工作如何開展等問題。然后應逐步將信息化建設的工作重點轉向如何實現學生檔案信息的共享共用，如何通過檔案宣傳來體現檔案的功效、如何通過檔案利用價值的挖掘提升檔案地位等問題上來。