大數據背景下的檔案信息化建設思考

周向玲

(廣東機電職業技術學院，廣東 廣州 510075)

隨著信息技術的進步與發展，全世界數據量呈現爆炸式的增長，大數據應運而生。全球定位技術、遙感技術等空間技術以及信息識別技術也獲得了廣泛推廣，為大數據的創新擴散奠定了基礎。大數據作為信息化的方向和核心，正在全方位改變著檔案理論研究和實踐操作的思維方式。大數據時代下應該如何加強檔案管理信息化建設，是檔案人需要思考的問題。

1 課題研究的意義

傳統意義檔案信息化建設是對傳統的檔案工作各個流程進行信息化，而在互聯網+和大數據時代，檔案信息化需要對傳統的工作流程進行再造，需要重新審視整個檔案工作，或者整個檔案生態。穆凌峰認為檔案信息化應當立足于檔案管理對檔案保存的客觀需求，加之多元化、多角度融入現代信息技術，以期促進檔案資源能在社會上得到更科學高效的運用。檔案信息化建設是提高檔案管理現代化水平和提升檔案服務能力的重要舉措，已逐漸成現階段檔案機構的主要工作內容。

大數據具有容量大、種類繁多、高速、可變性強、價值密度低、真實性、復雜性等特點，滲透于各個行業，深刻的影響著社會的變革與發展，全球已經進入大數據時代。大數據對社會、經濟、文化等各方面建設產生了深遠影響，深刻地影響人們的生產生活方式和思維方式。

檔案是人類重要的智力成果的保存與傳承，記錄著人類在政治、經濟、文化、社會生活等各個方面的傳播與發展，是一種不可再生的、稀缺的歷史性的資源，是重要的社會財富。傳統的檔案管理大多以傳統載體為主，信息量有限、工作繁雜、準確性低、工作效率不高，更重要的是不利于檔案資源的管理、使用、交互，無法發揮最大作用，也不利于長久保存。檔案管理的信息化建設即是進行檔案的資源化、信息化管理。大數據環境下，檔案工作也產生了諸多變化，思考和探索大數據背景下的檔案信息化建設也成為了時代必然要求。

2 挑戰與機遇并存

大數據時代給檔案管理信息化建設帶來了巨大的機遇，在存量數字化、增量電子化的大背景下，大量的數據資源接收進來，大量的館藏檔案數字化，形成了大量的電子文件和數據，對檔案的遠程利用帶來方便，也為數據分析、在線編研等打個基礎。同時也面臨很多新的挑戰和問題，比如檔案信息安全問題、檔案信息隱私問題、信息聚合的屬性變化等等，此外，檔案人員的水平能否適應新的環境、新的要求。

任何事物都有兩面性，所以，大數據時代對檔案信息管理的總體規劃和布局提出了更高要求。檔案信息化建設更是一項復雜的系統工程，建設的權限、規模、設備人員配備情況等各方面都要站在全局的角度。檔案管理的信息化建設需要先進的技術和儀器設備以及高素質人才的支撐，大數據時代的檔案信息化建設依托于計算機和互聯網，采用磁盤、云計算、虛擬信息存儲等方法進行電子檔案材料的搜集、加工、傳輸等，技術的安全性要求很高，目前我國的檔案管理的信息化建設在網絡搭建、計算機、掃描儀、多媒體設備、辦公系統等方面的資金和技術投入還十分欠缺，檔案信息的安全意識和安全觀念也不強。

3 檔案信息化舉措

大數據時代下的檔案信息化管理建設應順應信息時代的要求，抓住機遇，迎接挑戰，促進檔案管理的資源化和信息化，從而以嶄新的面貌服務于這個時代。否則就不能滿足社會發展的需求，也不能在未來社會發揮應有的作用。

3.1 完善制度增強力度

制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則, 無規矩不成方圓，沒有制度統一管理就沒有約束。結合實際，制定科學、合理的檔案管理制度，并嚴格監督落實，確保各項檔案活動有章可循，明確檔案管理人員明確的職責要求和檔案工作六環節。有了制度作為保障，檔案人員的操作才能更加規范，才能從制度層面保證檔案資料的完整性、安全性，為實現檔案的價值提供制度基礎，做好檔案管理的監督檢查工作。

有了制度,要使制度能夠真正發揮作用,還必須增加執行力度。對歸檔材料立卷及時、資料完備、數據完整的立卷單位給予獎勵或者鼓勵；而對于不重視檔案工作，或者履職不力的檔案立卷單位或個人應給予嚴厲的批評，并要求其盡快整改；對于違反檔案法規的，必須要按有關檔案法規進行處罰。

在信息化建設的過程中，檔案機構要注重網絡建設，搭建人性化的系統平臺，各項標準體系建設，人才隊伍培養與建設等。在發展規劃中，檔案機構應積極創新發展理念與建設思路，促進檔案信息化建設也本單位信息化建設同步發展。在運用現代化技術手段時，還必須注意統一規劃，統一步調，避免各行其是；大力推行檔案工作標準化，制定和完善檔案工作現代化對應標準，為現代化奠定堅實的基礎；加緊培養檔案現代化人才，通過在職培訓，建立一支擁有現代化專業知識技能的干部隊伍。

3.2 有效檔案信息預測

對檔案信息進行定性定量分析，進行有效預測。提高檔案信息化和科學化預測的方法很多，通過可以分為主觀判斷預測法和客觀計量預測法等，各種預測方法各有優勢與不足，也有其各自的適用條件，檔案部門應根據不同情況運用不同方法，或綜合運用各種方法，提高預測的精確度。

對預測結果進行評價，并通過檔案開發利用工作的實踐，不斷加以修正。首先，要確定預測目標，“根據檔案部門的不同特點進行，不同目標各不相同，所以進行預測工作的內容也就不同”，檔案的用戶主要是本單位的領導和具體辦事人員，就必須通過分析單位的工作計劃，一定時期的大數據預測，綜合檔案館一般都有自己的核心用戶，檔案館可根據對核心用戶的調查研究預測檔案利用的大體需求。其次，要收集全面、可靠的信息材料，預測科學認為，預測的制定和準確度與被預測事物相關的信息資料的數量和質量息息相關，因此要確保預測結果的可靠性，就必須加強統計工作，通過認真全面收集各種相關的可靠信息材料，如利用登記簿、反饋單、會議資料、工作計劃、發展規劃、科研課題、文件等。

3.3 開發檔案信息資源

檔案檢索工具是檔案信息資源開發的途徑之一，科學規范、詳實具體的檢索工具，對全面準確的揭示檔案信息起著至關重要的作用。對編制檢索工具，以前開發力度不足，成為檔案機構的主要薄弱環節，成為影響檔案利用、阻礙檔案信息開發工作的一個“瓶頸”，因此必須改變目前這豐富但往往開發不出來的落后狀況，使檔案信息成為檔案用戶需求的內容和規律，從而滿足信息化需求。

檔案利用的輔導的含義在于，“檔案工作人員針對用戶的實際狀況，在其利用檔案之前進行一系列指導性和輔助性的輔導，掌握檢索方法”，實現利用檔案的目的。實踐證明，積極開發檔案信息資源，主動地提供服務，特別是個性化服務的開展，可以培養和提高用戶利用檔案信息的能力，還能夠消除他們的心理障礙，提升對檔案機構的信任指數。

3.4 加強用戶研究

不同的用戶有不同的特點，有針對性的開發檔案信息，提供有針對性的服務。國際檔案大會把檔案利用劃分為學術利用、實際利用和普通利用等三種基本類型，三種類型的需求呈現出不同的特點。比如學術利用一般強調查準率，利用周期也較長；實際利用注重查準率，要求得到及時的檔案信息服務。檔案部門要取得較好的開發利用效果，就必須加強對用戶需求特點的研究，以提高開發利用工作的主動性和針對性。

人的行為是受心理活動支配的，檔案用戶從產生檔案信息需求到檢索利用檔案信息的行為，除了所要解決的問題比較嚴重外，在必須要用檔案時，可能更多的是受心理因素的控制。而且用戶對信息有著很強的需求時大多都有求便心理，并期望能迅速地獲取到所需的檔案信息。如果長時間得不能得到滿足，便會產生心理障礙，進而抑制檔案信息需求。因此，檔案部門要加強用戶的心理研究，根據用戶的心理，及時向用戶提供有針對性的服務；同時還要樹立良好的職業道德，通過服務質量優化檔案利用的環境，吸引更多的檔案用戶。

總之，在大數據環境下，檔案信息化建設迎來了新的發展機遇。檔案信息化建設是一個漫長而不斷變化的過程，應以努力收集、挖掘、保護檔案信息資源為基礎，以提升檔案信息服務利用的高效性和安全性為目標，推進檔案信息化管理水平向前發展。