我國高校數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問題與對策

肖永紅

(武漢紡織大學(xué)，湖北 武漢 430073)

1 高校數(shù)字檔案館的內(nèi)涵

由于數(shù)字檔案館這一概念在我國出現(xiàn)的時(shí)間不長，因此學(xué)界對高校數(shù)字檔案館的定義還不統(tǒng)一，不過對于高校數(shù)字檔案館的定義主要強(qiáng)調(diào)“數(shù)字”這一點(diǎn)取得了學(xué)界共識。

高校數(shù)字檔案館是指在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用的基礎(chǔ)上，高校以計(jì)算機(jī)技術(shù)和校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為依托，采用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的手段將電子檔案信息資源進(jìn)行有目的的整合處理，形成的用于存儲和利用的數(shù)字檔案信息資源，它是一個(gè)由信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施和組織機(jī)構(gòu)組成的虛擬個(gè)體檔案館或者檔案館群。

廣義的高校數(shù)字檔案館，是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個(gè)由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。狹義的數(shù)字檔案館，專指其中的個(gè)體檔案館，其含義涉及檔案信息的采集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護(hù)、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等過程，代表的是包括軟硬件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和組織實(shí)體的建立，是基于基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建的一種信息環(huán)境。

觀點(diǎn)雖然不同，但都強(qiáng)調(diào)了高校建設(shè)數(shù)字檔案館過程中計(jì)算機(jī)技術(shù)手段應(yīng)用的重要性，強(qiáng)調(diào)以計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ)優(yōu)化檔案管理。

2 我國高校數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問題

2.1 功能定位方面

首先，高校檔案館對自己的工作責(zé)任和工作內(nèi)容不夠明確，如學(xué)生檔案到底應(yīng)該保存在各二級學(xué)院檔案室還是學(xué)校檔案館，各個(gè)學(xué)校對此沒有明確的規(guī)定，教師檔案應(yīng)該保存在學(xué)校人事處還是學(xué)校檔案館，也因校情的不同而異，這種情況弱化了高校檔案館在學(xué)校的存在感。

其次，高校數(shù)字檔案館對其自身的功能定位也不明確，大多數(shù)高校數(shù)字檔案館沒有一個(gè)明確的主體用戶，在其數(shù)字檔案館建設(shè)方面，只是按照學(xué)校要求，把現(xiàn)有實(shí)體檔案數(shù)字化，然后不加區(qū)別地投入使用。

2.2 資源館藏方面

第一，目前，我國高校數(shù)字檔案館以學(xué)校文件及師生檔案等的收藏占多數(shù)。這導(dǎo)致高校數(shù)字檔案館的受眾范圍被限制在了學(xué)校師生及相關(guān)人員方面，但實(shí)際上，隨著高校與社會的交流日益增多，高校數(shù)字檔案館的潛在用戶早已不局限于學(xué)校師生，高校數(shù)字檔案館的館藏及歸檔范圍應(yīng)該隨之?dāng)U大。

第二，高校數(shù)字檔案館在進(jìn)行數(shù)據(jù)數(shù)字化時(shí)都采取了固定格式，外界通過高校數(shù)字檔案館進(jìn)行數(shù)據(jù)利用都要下載相應(yīng)的閱讀軟件，不同高校檔案館采用不同的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)給用戶利用新的檔案信息造成不便，這亦限制了師生使用的便利性。

2.3 分類檢索方面

首先，高校數(shù)字檔案館的檢索和分類密切相關(guān)，很多檢索方式都是依據(jù)高校數(shù)字檔案館的檔案分類情況所制定的。但目前不少高校數(shù)字檔案館的檢索系統(tǒng)與其分類系統(tǒng)不一樣，沒有針對檔案類別的檢索和針對檔案來源的檢索，造成利用者查閱檔案的不方便。

其次，高校數(shù)字檔案館沒有建立專頁服務(wù)，經(jīng)筆者調(diào)查，多數(shù)高校數(shù)字檔案館的專頁服務(wù)內(nèi)容明顯偏少偏舊。對于專頁服務(wù)來說，學(xué)校師生對利用信息的時(shí)效性要求高，提供太過陳舊和過時(shí)的檔案利用是一種資源的浪費(fèi)。

最后，筆者發(fā)現(xiàn)不少高校檔案館官網(wǎng)主頁對檔案及館藏的介紹及檢索都處于不顯眼的位置，處于顯眼位置的大部分是高校檔案館的工作動態(tài)、日常活動。其檢索系統(tǒng)的檢索關(guān)鍵詞也比較專業(yè)，專業(yè)要求較高，對普通學(xué)生來說并不方便。

2.4 利用服務(wù)方面

在利用方式方面，高校數(shù)字檔案館實(shí)行全文利用和預(yù)約利用兩種方式，全文利用只要下載閱讀軟件，打開網(wǎng)頁點(diǎn)擊閱覽即可利用，而預(yù)約利用則要進(jìn)行預(yù)約，目前不少高校檔案館的預(yù)約方式還需要學(xué)生本人前往檔案館預(yù)約登記，顯然這一利用方式對有利用需求的廣大師生來說是很耗時(shí)而不便的。

在利用者方面，由于高校數(shù)字檔案館館藏主要來源主要是高校各部門及師生，因此他們的檔案占據(jù)了高校數(shù)字檔案館的多數(shù)，且高校數(shù)字檔案館建設(shè)本身就是為了更好地方便高校各部門及師生的檔案查詢利用，而在高校數(shù)字檔案館的數(shù)字化館藏中除了現(xiàn)行文件及其他少量檔案外，其他超過一半的檔案年齡已有30年以上，其實(shí)際利用價(jià)值已遠(yuǎn)低于其歷史文化價(jià)值，除了高校極個(gè)別用戶可能有利用需求外，對普通的廣大師生來說幾乎不需要，因此就這些方面而言，高校檔案館的館藏亟待優(yōu)化。

3 完善我國數(shù)字檔案館建設(shè)的策略

3.1 明確高校數(shù)字檔案館功能定位

首先，對用戶需求館藏資源進(jìn)行分析，明確自己到底要建成一個(gè)怎樣的高校數(shù)字檔案館，可以建成一個(gè)怎樣的高校數(shù)字檔案館，從而充分利用已有的館藏資源，達(dá)到館藏資源的最優(yōu)化建設(shè)，這樣不僅可以減少高校數(shù)字檔案館建設(shè)過程中的重復(fù)性建設(shè)，也可以更大限度地利用資源。

其次，梳理清楚與各二級學(xué)院檔案室的關(guān)系，明確彼此工作職責(zé)與內(nèi)容，強(qiáng)化高校檔案館的作用。

最后，明確高校數(shù)字檔案館的發(fā)展階段，從文件到檔案是一個(gè)批判繼承的辯證過程。因此，高校數(shù)字檔案館的建設(shè)也是一個(gè)長期的過程，只有明確了這點(diǎn)才能在高校數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中不斷改進(jìn)，優(yōu)化服務(wù)。

3.2 加強(qiáng)數(shù)字檔案館信息資源的數(shù)字化、整合與共享

第一，加強(qiáng)對非本館管理范圍內(nèi)其他各類檔案的收集。

這主要是因?yàn)槲覈咝?shù)字檔案館在建設(shè)過程中存在一個(gè)普遍誤區(qū)，即認(rèn)為高校數(shù)字檔案館建設(shè)就是對本館館藏的數(shù)字化。 但實(shí)際上應(yīng)該通過建立相關(guān)專題的形式對非本館管理范圍內(nèi)的有用檔案進(jìn)行搜集整理，這樣一方面有利于豐富館藏，另一方面也可以擴(kuò)大高校數(shù)字檔案館的利用范圍。

第二，加強(qiáng)高校數(shù)字檔案館信息資源的整合與共享。

高校數(shù)字檔案館是一個(gè)開放的信息系統(tǒng)，它超越了時(shí)空的限制，其資源和服務(wù)不再僅僅是原來物理意義上的館藏資源，而是一個(gè)連接網(wǎng)絡(luò)上所有信息資源的網(wǎng)絡(luò)傳遞系統(tǒng)。 由于高校數(shù)字檔案館的此種特性，直接導(dǎo)致了兩種結(jié)果，一種是使高校數(shù)字檔案館自身突破了檔案館本身的限制，可以讓利用者自由地在高校數(shù)字檔案館中查取對其有用的信息；另一方面，也使得各種檔案信息繁雜，若不進(jìn)行有效整合，會給利用者的使用帶來更多的不便。因此，在高校數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，對數(shù)字信息資源進(jìn)行有效整合至關(guān)重要。筆者以為，在整合的過程中可以充分利用全宗理論和全宗群理論，然后再對已有檔案進(jìn)行專題化，知識化。這樣不僅有利于學(xué)校師生在查找所需文件時(shí)方便查閱相關(guān)文件，也有利于檔案的開放和共享。

3.3 進(jìn)一步優(yōu)化高校數(shù)字檔案館的分類和檢索

首先，進(jìn)一步優(yōu)化高校數(shù)字檔案館的館藏分類，按其來源和內(nèi)容進(jìn)行專題建設(shè)與整合，使所有館藏檔案成為一個(gè)相互聯(lián)系的整體，實(shí)現(xiàn)高校數(shù)字檔案的知識化、整體化。

其次，高校有必要在數(shù)字檔案的分類和檢索方面設(shè)置統(tǒng)一、科學(xué)、有效的體系以及標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化用戶使用以及檢索體驗(yàn)。

最后，利用新興媒體輔助優(yōu)化檢索。在這一方面可以借助微信公眾號、微博等新興媒體為輔助手段，應(yīng)用可視化分析技術(shù)，讓檢索資源可視化，以實(shí)現(xiàn)高校數(shù)字檔案館檢索資源的共通性、包容性、廣域性及準(zhǔn)確性。

4 結(jié)論

高校數(shù)字檔案館的建設(shè)不僅需要高校檔案部門自身的努力，更需要高校本身及社會各界的共同關(guān)注。高校數(shù)字檔案館是面向?qū)W校全體師生，以提供檔案信息利用為基礎(chǔ)的高校檔案設(shè)施，其本身是國家推進(jìn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的成果體現(xiàn)。由于數(shù)字檔案館這一概念在我國出現(xiàn)的時(shí)間不長，高校數(shù)字檔案館的建設(shè)和投入使用的時(shí)間就更短了，因此在實(shí)際提供利用的過程中或多或少會存在種種不如人意之處，要想不斷完善高校數(shù)字檔案館的功能，不僅需要高校本身的支持和高校檔案工作者的努力，還需要高校數(shù)字檔案館的利用者的建議，只有各方面相互支持，共同努力，才能有效推進(jìn)我國高校數(shù)字檔案館的建設(shè)和發(fā)展。