嵌入性理論在檔案管理與服務中的應用探討

曾 敏， 肖 波

(1.湖北省教育考試院，湖北 武漢 430074；2.華中科技大學檔案館，湖北 武漢 430074)

在互聯網信息化時代背景下，嵌入性理論運用到檔案管理與服務等工作當中，促進了現階段檔案管理理念和管理模式創新，形成一種新型的嵌入式檔案管理模式和檔案信息服務模式，不斷嵌入社會空間、技術空間、業務空間，提升了我國檔案管理效率和管理質量，為客戶提供更加優質的檔案信息服務，促進檔案管理的可持續發展。

1 嵌入式網絡形成動力分析

1.1 知識資源供需位勢差

知識主體通過傳播、被應用、更新以及創新等活動，將所有資源聚集起來，具有獨特的市場經濟發展優勢，形成一種獨特的知識主體發展趨勢；知識勢差主要是指不同知識主體在某個特定時期同種類型的知識上存在知識位勢的差異，知識勢差能夠表明不同主體知識之間支配能力存在顯著的差異性，其中包括縱向勢差和橫向勢差等兩種類型，就知識勢差而言，存在知識數量和知識質量等兩大影響因素，其中知識的質量主要是指知識主體在某單種知識面所占據的地位，也稱作是知識的深度，知識的數量是指知識的多元化，同樣稱作是知識的廣度，在現代化社會網絡發展趨勢下，不同知識主體的生活環境、教育環境以及經濟環境等方面均不盡相同，除此之外，不同專業領域形成的知識結構也存在差異性，具有一定的專業化發展趨勢，所以存在不同程度的知識位勢差，由于知識主體存在不同的深度和廣度，直接關系到知識主體在社會網絡中的知識位勢，不同知識主體的知識位勢差異，使得不同知識主體之間進行交叉作用，促進不同知識主體之間進行知識傳播、知識共享等。

1.2 技術資源供需位勢差

技術位勢差主要體現在嵌入式社會網絡各節點成員單位之間存在一定的技術差異，出現技術資源供需位勢差現象，可以促進各節點成員單位之間進行相互嵌入，倘若技術位勢差距適當，信息服務機構具有較高位勢的網絡化信息技術，則此信息服務機構的嵌入性顯著增大，反之，技術位勢較差的單位機構，其嵌入性顯著減少，換言之，技術差過高或者過低，都會影響嵌入雙方機構對技術的吸收消化功能，進而直接決定此機構的嵌入性，技術位勢差還體現在技術改革和創新的時間差距方面，若嵌入的各方在技術改革速度比較相近，那么雙方嵌入的可能較大，反之，如果嵌入的雙方在技術改革速度存在較大的差異性，則雙方嵌入性的可能性較低；就檔案專業化技術服務來看，其主要依賴于檔案中技術資源的系統化組織，以及不斷提升現代技術應用水平，使得檔案信息管理工作過程中的科學服務含量較高，在市場經濟發展中占據強有力的地位，通過全面實施嵌入式管理模式，對原有的檔案信息管理理念和管理模式等方面進行改革和創新，為實現科學化、規范化的檔案信息管理和服務等方面奠定堅實的基礎。

1.3 物質資源供需位勢差

物質資源供需位勢差主要體現在社會網絡節點成員單位所擁有的物質資源供需的不平衡性和差異性，其主要作用于組織聯合關系、集合網絡社會群體以及處理人際網絡關系等方面，部分專家認為所擁有的物質資源形成不同的社會網絡環境，并且對組織群體擁有不同的知識結構體系，以及存在差異性的價值觀體系，由于主要是為了獲得對自身有利用價值的社會物資資源，則會更加趨向于認可合作對象的知識結構體系和價值觀體系，進而雙方如愿達到互相嵌入的目標，因而形成一定形式的社會網絡團隊，或者是社會組織信息網絡群體，然而，任何事情均有特殊情況，物資資源供需方面當然也有特殊情形，由于人們除了物質資源以外，還有社會地位、權利、信仰以及身份等，統稱為非經濟動機，這些非經濟動機不一定會隨著物質資源的變化而發生相應的改變，價值觀體系與知識體系存在明顯的差距，其很難產生相互嵌入的動機，換言之，雙方難以達成相互嵌入的目的；物質資源供需位勢在應用嵌入性理論，實施嵌入式檔案管理模式，以及嵌入式檔案信息服務模式，雖然其在檔案管理和信息服務等方面工作當中的嵌入動機作用不夠顯著，但是，仍然可以從知識體系和價值觀體系的角度出發，建立嵌入式檔案社會組織信息網絡，將各級各類的檔案館與高等院校進行有機結合，為大學生構建社會實踐基地，為社會培養出更多高素質綜合型社會人才。

2 嵌入式管理機制分析

將嵌入性理論應用在檔案管理工作當中，有利于促進構建嵌入式檔案管理制度，將檔案管理工作融入到所處社會環境當中，才能充分發揮檔案部門與社會各領域的溝通、交流以及協作等功能，共同促進高效率、高質量地開展檔案管理工作；其中嵌入式管理機制主要包含了嵌入社會空間、技術空間以及業務空間等方面，其中還包括文化空間、虛擬空間以及認知空間等，對檔案管理工作的社會空間、技術空間以及業務空間等嵌入式管理機制展開探討和研究。

2.1 社會空間的嵌入

隨著互聯網信息時代的到來，使得嵌入性理論被廣泛運用到社會發展的各個領域當中，尤其是將嵌入性理論應用到檔案管理工作之中，有效促進檔案管理理念和管理模式等方面進行改革和創新，因為檔案管理工作涉及到我國政府機構、高等院校以及社會組織等機構方面具有緊密的聯系，在互聯網信息時代背景下，為檔案管理工作提供了更多有利的信息資源和優勢，檔案管理部門充分利用嵌入性理論，加強工作人員的社會網絡化意識，有利于擴寬檔案管理與互聯網兩者之間有效、及時的溝通交流，鞏固和維護檔案管理部門與社會各組織機構中的個體或群體，眾多群體在信息資源共享中的共生關系，增強檔案用戶之間的互動性、參與性以及共享性，逐漸形成一種新型的嵌入式檔案管理機制；通過采取社會空間嵌入式的管理措施，有利于建立檔案網絡組織信息體系，形成檔案管理網絡系統，加強人與人、組織于組織之間的交流互動，將一些正式或非正式的組織群體聯系起來，從多角度和多層面出發，構建高質量的網絡信息橋梁，不斷完善非正式群體的檔案管理體系。

2.2 技術空間的嵌入

現階段，在互聯網信息化時代發展背景下，促進了檔案管理工作的信息化發展進程，使得檔案管理逐漸朝著信息化方向發展，在實際的檔案管理工作當中，充分利用各種各樣的現代化信息技術手段，以及實施現代化檔案管理理念，實現在虛擬空間內開展檔案管理工作和檔案信息服務工作，所以，不斷在檔案管理工作中嵌入技術空間，有效提高檔案管理的效率和管理的質量，以及提高檔案管理信息服務的效應，將技術空間嵌入至檔案管理工作當中，首先，檔案信息網絡能夠無縫連接移動通信網絡、政務網絡以及廣播電視網絡當中，使得更加高效率、高質量地開展檔案管理工作和檔案信息服務工作，使得檔案管理工作變得更深層次，其次，將現有的科學信息技術和相關應用嵌入到檔案管理信息化工作當中，比如利用嵌入式系統和結果融合等信息化技術，將與之相關的網絡信息資源有效地運用到檔案管理工作當中，設定相對應的檔案用戶情境，對用戶需求量較大的數據進行數據挖掘等措施，將檔案信息資源定向推送給制定用戶。

2.3 業務空間的嵌入

在檔案管理工作中嵌入業務空間，主要表現在檔案管理工作全面參與各專業領域具體業務工作當中，將檔案管理工作有效地融入進去，從管理制度、創新團隊以及組織體系等方面建立良性業務雙向互動關系，有效提高檔案管理工作的規范性和科學性，業務空間的嵌入主要包含了四個部分，分別為：業務人員嵌入、部門嵌入、業務內容嵌入以及業務平臺嵌入等，將業務空間全面嵌入到檔案管理工作當中，形成新型的業務工作組織管理體系，傳統的被動式或訂單式的檔案信息服務模式，根據用戶提出的實際需求開展檔案管理工作，使得在檔案管理和信息服務過程中遇到很大的困難，如檔案用戶需求不夠明確、業務空間不足以及用戶信息資源遺失等諸多方面問題，通過在檔案管理工作中嵌入業務空間，建立業務空間嵌入式管理模式，促進形成訂單式、合同式以及伙伴式等新型的檔案管理模式，通過不斷挖掘用戶的實際需求，開展檔案管理和服務活動，使得檔案管理工作更加系統化，能夠更加全面地掌握用戶的真實需求，形成新型的嵌入式、零距離的檔案信息服務模式，為檔案管理的穩定、可持續以及健康發展提供強有力的保障。

3 嵌入式檔案信息服務

3.1 嵌入式專業服務

嵌入式專業服務主要指的是建立參與用戶專業活動的檔案信息服務，從社會網絡結構出發，將群體、個體以及組織網絡等三者之間的互相作用關系作為發展動力，致力于研究客戶對專業活動的信息需求，構建全新的檔案信息服務體系，通過群體、個體以及組織網絡等三者之間進行互動交流，開展檔案信息服務，將嵌入性理論引入信息資源服務模式研究范圍之內，經過我國檔案管理專家和學者的不斷努力，就嵌入式專業服務展開探討和研究，提出了嵌入式圖書館服務及嵌入式圖書館員等管理理念，并且組織相關專家和學者展開研究會議，部分專家提出了組織嵌入、虛擬嵌入、功能嵌入以及目標嵌入等等嵌入式服務思路，對實現嵌入式專業服務目標奠定了堅實的基礎；現階段，我國還沒有對嵌入式檔案信息服務展開真正的分析，也沒有針對檔案信息嵌入專業服務方面展開研究，檔案信息資源與圖書情報信息資源在開發、利用以及服務等諸多方面具有一定的共通性，所以，可以通過參考圖書情報領域在嵌入式服務方面已有的研究成果，以社會網絡組織結構為基礎，研究各種空間中開展嵌入式檔案信息服務的制度和模式，真正深入到專業領域進行信息需求的認真分析，從分析和判斷用戶的行為開始，以此為基礎開展個性化、針對性的檔案信息服務，促進有效提升檔案信息服務質量和服務水平。

3.2 嵌入式專題服務

專題信息服務主要是指檔案服務開展管理工作的一個關鍵環節，傳統的檔案專題服務通常是以領導、各部門以及群眾的真實信息為中心展開的信息服務工作，不斷挖掘全新的檔案信息資源，有助于規劃和設計創新型的檔案服務項目，促進研究和開發檔案信息，形成匯編成果和科研成果等形式，在開展專題檔案信息服務工作過程中，主要是以觀察檔案用戶的當前信息需求，定向為用戶提供檔案研究成果的主動式信息服務，與被動式信息服務相比較，其具有靈活性較強、空間廣泛等優勢，但是，定向不是代表個體化、專業化，而是使得檔案信息服務變得更加互動化，具有雙向性和共建共享性，使得檔案信息服務更加具有廣度和深入，促進提升檔案信息服務的質量和服務的水平，有效提高檔案信息服務的績效，促進檔案信息服務模式進行不斷的改革和創新，形成一種新型的嵌入式檔案信息服務模式，突破了傳統檔案信息服務的“枷鎖”，具有全過程融入用戶真實信息需求的優點，促進高效率、高質量地開展檔案信息服務工作。

4 結語

總而言之，隨著我國國民經濟的飛速發展，推動了我國信息互聯網技術的不斷發展，我國逐漸朝著信息互聯網方向發展，已經進入信息化互聯網時代，在信息化互聯網時代發展背景下，使得嵌入性理論受到社會各界人士的廣泛關注，尤其是將嵌入性理論應用到檔案管理與服務當中，取得了良好的成果，促進形成了嵌入式檔案管理機制和嵌入式檔案信息服務模式，促進提升檔案信息管理質量和檔案信息服務水平，促進高效率、高質量地開展檔案管理與信息服務等方面工作。