推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化探析

【摘" " 要】本文以機關事業單位檔案管理工作為切入點，展開具體分析，并以此為依據。提出目前機關事業單位檔案管理中的問題、推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的有效措施，通過推進檔案改革，實現管理方式的升級優化;強化宣傳力度，提升工作人員的檔案管理意識;根據規范標準化進行全新整合等幾方面，進一步提升機關事業單位管理的工作規范化標準化，進而更好的適應時代發展和社會的要求。

【關鍵詞】機關事業單位" 檔案管理" 規范化 標準化

中圖分類號：G4" " " 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2018.10.182

隨著社會的發展，我國事業單位逐漸將加強檔案管理的工作提升日程，但是由于檔案的數量不斷地增加，管理的時間漫長，進而導致許多視事業機關單位在檔案管理工作中，逐漸出現許多問題，并且受到傳統觀念的影響，管理模式單一，沒有科學的認識。因此，在事業單位在實際開展檔案管理的過程中，就需要進行制定規范化和標準化的策略方案。本文就目前機關事業單位檔案管理出現的問題進行開展，并提出相關措施，進而更好的提升機關事業單位檔案管理工作質量。

一、目前機關事業單位檔案管理中的問題

（一）檔案管理方式過于陳舊

受到傳統觀念的影響，一些機關事業單位的檔案管理工作依然運用單一的管理模式，以紙質檔案管理為主，并將其放在指定的工作地點中，一旦會用到這些檔案，就得去指定的地點進行查找，查找時間會是幾個小時或者幾天不等，在傳統的管理中，這樣的方式也會有一定的顯著作用。但是，隨著我國的社會水平不斷的發展，工作內容上要求逐漸進行具體化，這樣也就意味著檔案的數目不斷增加，這樣以往傳統的管理方式就會更不上進度。一旦傳統工作無法做到效率的提升，就會加重管理部門工作無法更好開展，進而導致工作效率嚴重降低[1]。

（二）缺乏檔案管理工作的認識

許多機關事業單位都會認為檔案管理是屬于后勤的工作，進而在工作中對檔案管理的問題上缺乏全面的認識。由于單位領導對檔案管理工作缺乏關注，認為檔案管理工作對公司利益沒有實在的意義，所以不會將一些認定此案放在這一工作中，大都是讓年齡段較大或者工作水平一般的員工去管理檔案。這些員工和一線員工在工作水平和效率上都存在一定的差距，工作的態度也不是很積極，甚至絕大部分的工作人員都將這項工作視為養老和打發時間的工作，進而導致工作人員無法將全部的心思放在工作上。

二、推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的有效措施

（一）推進檔案改革，實現管理方式的升級優化

隨著我國社會的不斷發展，機關單位的工作壓力逐漸加大，在工作進行管理和檢查中，就會借鑒之前的數據，比如某些機關事業單位是否對工作進行了整改，是否真正實現了工作生產方式的優化等。隨著信息技術的不斷發展和進步，計算機技術不斷的在檔案管理工作中進行應用，信息化檔案管理模式的內容也逐漸進行多元化。因此，在實際開展工作中，采用現代先進的管理模式，就可以更加的進行以往數據的調取，進而更好的提升管理工作效率。在應用現代先進的管理模式后，檔案資料的種類會更加豐富，并在管理工作的開展過程中，機關事業單位的工作人員要不斷完善對檔案資料的維護措施，并加大管理制度，并在維護工作中要定期進行病毒的檢查，遇到問題時及時的進行解決，并借助數字化進行掃描，將機要文件進行及時的備份，進而防止工作數據的丟失。并在實際的檔案管理工作中，要不斷的進行創新，才能更好的讓檔案管理工作進行發展，進而提升工作效率[2]。

（二）強化宣傳力度，提升工作人員的檔案管理意識

機關事業單位的基本組成環節就要由檔案管理進行開展的，并且不屬于直接產生利益的工作，但是檔案工作的順利開展，可以更好的為后續工作，進行奠定良好的基礎，可以更好的幫助其他工作利益進行創造，一旦檔案的效率進行提高，就可以更好的保證工作中對重點工作的系統性排查。另外，機關事業單位還可以運用信息化技術，將以往無法儲存的照片、視頻等數據進行保存，這樣的創新管理模式，不但可以為后續工作起到更加積極的作用，進而更好保證檢查工作的直觀性。因此，機關事業單位要在實際工作中，加強檔案管理的宣傳力度，讓員工認識到檔案管理的重要性，進而更好的進行開展檔案管理工作。

（三）根據規范標準化進行全新整合

機關事業單位在進行檔案管理中，面對相對厚度重且內容比較復雜的信息資料，就需要及時的進行重新組卷，并將其他有所關聯的文件進行組合，在其中如果遇到沒有頁碼或者是沒有目錄的檔案，就要合理的將其進行重新編碼和目錄制定，這樣才可以更好的保證檔案資源在重新組合之后可以得到更為規范的管理，并且最大程度的將管理檔案場地進行解放，并通過實現檔案管理資源的優化，更好的實現檔案管理效率的提升。檔案還可以通過計算機的檢索，進行實現系統化的劃分，按照檔案的分類進行管理，進一步提升檢索工作效率的提升，進而更好進行規范標準化的檔案管理工作[3]。

三、結語

綜上所述，隨著信息技術的不斷發展和進步，計算機技術不斷的在檔案管理工作中進行應用，信息化檔案管理模式的內容也逐漸進行多元化。并且檔案管理工作的規范化和標準化，對于機關事業單位的工作帶著重要影響。因此，事業機關單位必然要將規范化標準化的檔案管理工作提升日程，并加強企業員工對檔案管理的認識，并了解其重要性，并在檔案管理工作中可以認真負責，并在檔案管理工作中實現科學性的要求，并通過檔案管理工作的效率提高，進而使其更好的適應現代社會的發展要求和時代工作的方向。

參考文獻

[1]王海民.新形勢下事業單位檔案管理的問題和對策[J].輕紡工業與技術，2019，48（11）：86-87.

[2]顏銳，楊帆，董鍵.事業單位檔案管理信息化建設問題[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2019（08）：36-37.

[3]李翠松.新常態下事業單位檔案管理規范化標準化建設探究[J].辦公室業務，2019（14）：120+142.