淺析無紙化辦公下檔案資源整合構建的策略

摘 要：隨著科學技術的進步，我國社會實現了可持續發展，信息技術質量不斷提高。在信息化建設中，我國的辦公室工作也朝著無紙化辦公的方向發展，也反映了各種資源發展形勢下的新型的發展要求。

關鍵詞：無紙化辦公；檔案資源；整合構建；策略

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）29-0033-01

引 言

在現代社會中，無紙辦公是一個發展方向，它給檔案資源的整合與構建帶來了機遇和挑戰。在無紙化辦公條件中，使用的文件存儲在電子文件中，這對于能夠使用電子設備查看或保存數據的辦公人員來說是方便的，也可以使用互聯網進行傳輸。因此，無紙辦公文檔是信息和載體的結合，其個別性可以提高檔案資源整合的水平和效率。因此，本文主要分析了無紙化辦公下檔案資源整合構建的策略，詳情如下：

1 無紙化辦公的概念

現代網絡技術在辦公中的應用被稱為物質化辦公，可以說，無紙辦公的最關鍵要素是實現和完成辦公自動化。我們經常把辦公室自動化稱為通過使用計算機和網絡技術，使用先進的設備和通信技術在整個工作過程中收集和整理信息，以及通過加工來有效利用信息。在此過程中，管理人員可以更方便地共享信息，完成信息收集工作，不斷提高辦公效率。因此，不難得出結論，辦公自動化系統的核心內容是工作流，利用電子技術使業務流程在計算機設備和網絡上操作，不僅提高了工作效率，而且提高了系統性。

2 無紙化辦公下檔案資源整合構建的策略探析

2.1 將檔案資源的主要內容進行信息化轉變

在無紙化辦公環境中，整合檔案資源的工作需要首先對其內容進行改造，不僅要將紙質檔案轉化為電子檔案，還要將檔案具體內容添加到計算機信息系統，在存儲檔案資源時，一般是對重要檔案資源的統一存儲和統一管理，在與檔案信息相關的數據信息庫中，可以快速搜索所需的目標檔案資源，將需要使用的檔案信息通過整合收集在一起，在過去使用的整合方法一般是人工整合，在無紙化管理的要求下，整合方法逐漸向數字整合發展，不僅改變了原有的存儲方式，而且逐漸將管理整理方式改為信息化的形式，對檔案資源整合的具體工作內容做了合理的改變。

2.2 完善管理網絡建設工作

由于采用了無紙辦公的方法，工作人員將不可避免地應用一些網絡技術，因此，網絡建設工作對檔案資源的整合也具有一定的意義。無論是檔案資源的初期處理，還是后期科學整合材料的工作，都需要在計算機平臺上進行。依靠網絡技術這是一個關鍵的基本技術，讓所有的文件信息更好地整合，受網絡分散性的影響，技術人員需要采用合理的方法對網絡元素進行凝聚，使檔案資源整合性更強。盡管網絡建設工作一直處于發展過程中，但不完善的建設基礎無法支撐其他后續建設工作，因此，在無紙化檔案管理的工作環境中，優化和整合網絡系統是關鍵任務之一。除了在管理部門之間建立獨立的網絡系統外，整合人員和其他檔案管理人還必須保持良好的溝通，以便于獲取檔案中的全新信息，并實現各部門之間的信息流轉，在管理的同時完成共享檔案管理的任務。

2.3 檔案資源整合的標準性措施

一般而言，檔案是一種比較特殊的信息資源，在一定程度上對社會發展也很重要，其詳細記錄了歷史發展的過程，同時，也為我國未來道路發展的日常工作提供了重要的參考依據，它不僅詳細記錄了政治經濟學、文化等方面的發展，而且詳細記錄了有關事業及其社會發展歷程，因此，檔案在我國歷史發展中具有重要的意義，隨著歷史的不斷發展，檔案將為社會發展帶來更多的財富。但是，由于歷史的發展形勢，檔案信息管理工作仍然存在著不合理的現象，沒有標準化的監督形式，無論是檔案信息軟件還是存儲數據庫，都沒有完善的管理體系，缺乏統一的管理體系，進而對檔案信息化的有效實施帶來了一定的影響。因此，有關部門有必要根據這些問題制定切實可行的管理機制，并根據相關要求建立完善的管理體系，最大限度地實現檔案信息化的目的。同時，檔案的信息整合也需要各種標準，一般而言，這些標準可分為四個方面：檔案資源整合標準、檔案資源整合技術標準、檔案資源整合管理標準、檔案資源整合過程中的工作標準。整合檔案資源的一般標準，包括術語標準和其他綜合標準。檔案資源整合的技術標準包括數據庫構建標準和網絡基礎設施標準，如數字對象識別、置標語言標準、通信標準、元數據、字符集標準、對象數據、檔案信息安全標準等。檔案資源整合的管理標準。整合檔案資源的工作標準包括各信息服務機構的日常工作及服務標準及工作流程。

2.4 完善與整合資源相關的法律與規定

為了實現檔案信息資源的整合，必須制定、整合和構建各種相關的專業法律法規，因為只有通過立法才能使檔案信息資源的管理合法化，要從法律上解決整合過程中可能出現的一些新問題，為整合建設創造良好的法律政策環境，以有效且最大限度地促進檔案信息資源整合過程的順利進行。在制定整合建設專項法律時，要深入探討我國目前檔案信息管理存在的問題，同時尋求多方面的努力，合理開發多條渠道，借鑒其他國家在這一領域的實踐經驗。從而確保制定的法律法規能夠更好地解決實際問題，能夠解決尖銳的矛盾，同時必須符合整合建設的客觀規律。

3 結束語

通過以上描述，我們可以得出結論，辦公室的檔案管理與無紙化和自動化系統相結合，使檔案管理的效率在業務層面上提高了一步，而且它在文件的一體化管理中也有非常重要的作用，這也使文件一體化管理成為現實，無紙化辦公和檔案管理節約了辦公費用，使原來復雜的工作更加簡單，無紙化辦公環境使檔案管理人員取得了長足的進步，提高了檔案工作的智能化，無紙化辦公促進了檔案管理的進一步發展，提供了技術支持。

參考文獻

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收稿日期：2018-9-20