精細化管理在辦公室接待工作中的應用

摘 要：隨著時代的發展和社會的進步，人們對生活的要求不斷提高，而對于大多數人而言，在工作的時間居多，因此，辦公室處在極為重要的位置。對于單位的日常管理而言，由于其綜合性較強，加強對辦公室的精細化管理不僅可以有效提高單位的形象和工作人員的素質，還可以增強管理質量，影響著整個管理流程，將精細化的管理理念應用到辦公室接待工作中有著重要意義。

關鍵詞：精細化管理；辦公室接待工作；應用

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）29-0016-02

1 引 言

隨著我國社會的發展，我國企業發展受到了社會細致分工與職業化的全新理念的影響，因此，企業管理人員需要不斷加強自己的管理素養，更好的管理好企業。在對辦公室的管理中引入精細化管理，可以加強員工對工作的積極性，改變員工的工作態度，從而提升員工的工作效率。企業管理人員需要不斷總結，并吸取工作經驗，從而更好的對辦公室進行精細化管理。

2 辦公室工作精細化管理的必要性

辦公室作為工作人員辦公的場所，主要職能是為領導進行決策和為機關基層工作服務，因此，辦公室的地位非常重要，有效發揮辦公室的職能，可以在一定程度上保證辦公室工作的順利展開。辦公室工作主要有以下幾個特點：①工作任務繁重，事情復雜，辦公室不僅承擔著許多臨時性、額外性和應急性的工作，平時日常工作的如接待安排、會議籌備、文稿起草和信息反饋等工作也都是在辦公室進行，工作人員經常處于“上班先到、下班后走、白天做雜事、晚上做正事”的工作狀態。②工作影響面廣，責任大，辦公室工作可以說是沒有小事，每一件事情都需要認真對待，辦公室工作的地位很特殊，如果工作把握不恰當，處理不合適，就有可能出現小事變大事，從而影響工作的正常進行，導致企業的形象和領導的威信受到影響。③辦公室工作難度大，要求高，如果是政務方面的工作，工作人員需要花費大量的時間處理工作，導致工作不能及時完成，不能為領導分擔工作。由于辦公室工作存在以上特點，因此，需要不斷加強辦公室工作的精細化、科學化和規范化，保證辦公室工作的有序進行。

3 辦公室接待工作中存在的問題

3.1 欠缺服務意識與工作熱情

服務意識在接待工作中尤為重要，也是接待工作的關鍵，一個接待人員的接待工作是否做到位，就看其工作時的服務意識，但就目前而言，很多接待人員對接待工作不重視，沒有服務意識，只注重解決工作中突發狀況；工作人員缺乏工作熱情也會影響其接待工作，在接待時，工作態度粗放，沒有創造性，只是為了工作而工作。

3.2 崗位職責不明確

在辦公室雖然會區分不同的崗位，但是辦公室崗位眾多，很多時候崗位職責存在相互重疊的情況，各個崗位之間需要相互幫助，沒有明確規定具體的崗位職責，有些崗位會出現職責懸空的情況，這就會導致員工出現相互推卸責任的情況，從而影響工作效率。另一方面，管理人員的管理工作沒有做到位，導致辦公室崗位職責劃分不明確，員工溝通出現問題，也會影響員工工作，降低員工工作積極性。

3.3 溝通協調機制不完善

接待工作并不是僅僅依靠行政辦公室的人員就能完成的，這項工作還需要與其他部門的緊密協調和配合。例如，接待人員需要與酒店聯系住宿和餐飲服務，需要預定會議活動的場所，需要與來賓接洽了解來賓的具體需求，并及時將來賓需求反饋給接待方等等。這些溝通協調工作是確保接待工作順利進行的重要保證。然而，目前有很多單位在接待過程中沒能做好溝通協調工作，使得來賓的意見得不到及時的傳達，需要辦理的接待事項沒有及時辦妥，影響了接待的質量。

4 精細化管理在辦公室接待工作中的應用策略

4.1 加強工作人員的精細化服務意識

加強工作人員的精細化服務意識主要表現在三個方面，分別是加強工作人員的服務理念、加強工作人員的責任感、提高工作人員的創新意識。加強工作人員的服務意識主要是因為服務理念已經成為保證辦公室接待工作中非常重要的一個環節，在接待工作匯總，需要保證相關禮儀都做到了位，這樣對提升企業形象非常有幫助。因此，接待人員需要對接待禮儀非常熟悉，通過相關的肢體語言和表情動作對企業表達敬意，另外，接待人員的心理素質和合作能力也很重要，保證接待人員處于一種舒適的狀態，避免出現接待人員由于工作量大或者緊張而出現煩躁心理，影響接待工作。接待人員需要具備較強的服務意識，對接待工作保持認真的態度，這樣才能提高接待工作質量。加強工作人員的責任感主要指的是由于接待工作量較大，接待工作內容比較細致，在精細化管理理念下，接待人員需要具備較強的責任感，全身心的投入到接待工作中，做好所有的事，保證接待工作的工作質量，減少工作失誤率，從而提高工作質量。提高員工的創新意識主要是為了保證接待工作的有效實施。在工作中，每天接待的對象都在發生著變化，相應接待標準也不一樣，需要接待人員靈活使用不同的接待方法，避免工作沒有創新，過于呆板，另外，工作人員需要具備及時發現接待工作中出現欠缺的問題，對問題進行完善，對工作具有創新精神，保證接待工作的服務質量。

4.2 明確工作職責，加強溝通

一個工作如果沒有明確的崗位職責，工作就會出現混亂，如果工作出現問題，工作人員就會出現相互推脫的情況，對辦公室接待工作的質量和效率都會產生嚴重影響。因此，單位需要對每個崗位的工作都非常明確，將接待工作的具體細則落實到部門，部門再落實到個人身上，從而保證辦公室工作可以正常有序的進行。在辦公室進行工作時，工作人員之間需要經常進行溝通，相互之間應該多多理解和支持對方，通過相互合作，保證上級領導交代的任務可以有效完成。而作為上級領導，相互之間也要進行溝通，落實好接待工作的詳細方案和信息，如果發現問題，可以及時進行修改，保證接待工作的有序穩定。

4.3 建立順暢的溝通協調機制

辦公室的工作人員需要與其他地方建立常態化的溝通協調機制，例如與酒店簽訂長期接待服務合同，建立長期合作的機制，并制定專人負責我方的接待協調工作，確保房間和餐飲服務都能夠及時提供。再如，與會議承辦機構間達成長期使用協議，確保在有需要時能夠及時訂到會議場館。更為關鍵的是，接待方內部要建立及時有效的信息傳達機制，確保在接待中的各種重要信息能夠及時傳遞到相關部門，確保接待的順利進行。

4.4 完善日常接待工作的精細化流程

辦公室接待工作可能隨時會發生變化，模式不固定，服務方式也會發生變化，這是與其他部門最不一樣的地方，因此，需要對辦公室接待流程進行完善：①接待人員需要根據接待工作的具體情況進行隨機應變，出現問題及時解決；②在會議管理服務上需要接待人員根據相關規定擺放好會議所需物品，并對會議室的電腦、燈光和桌椅進行檢查，保證會議室處于一個衛生舒適的環境，對會議室定期進行空氣流通；③接待人員需要根據實際情況安排好接待者，并對接待的天氣情況、地點和日程安排、住宿房間等進行詳細記錄；④接待人員需要保證接待時的氣氛，為洽談工作做好鋪墊。

5 結束語

綜上所述，接待工作作為辦公室工作的重點，需要接待人員具備相應的責任意識，提高精益化管理，不斷完善辦公室工作。

參考文獻

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收稿日期：2018-8-6

作者簡介：莫曉梅（1975-），政工師，本科，主要從事行政事務管理、會議會務接待、檔案管理、制度標準建設、值班等工作。