機關事業單位養老保險檔案管理的問題分析

摘 要：事業單位養老保險檔案的管理關系到所有參保職工的個人利益，是我國養老保險業發展的需要，屬于國民經濟和人民生活的范疇。有關部門和管理人員面對檔案管理的困難，應及時總結和制定解決方案，更好地服務于政府部門和事業單位的養老工作。

關鍵詞：機關事業單位；養老保險；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）35-0013-01

前 言

隨著機關單位養老保險制度的不斷改革，機關單位的退休待遇問題，成為機關單位人員關注的重點問題。在機關單位養老保險制度改革過程中，由于機關單位養老保險檔案管理工作缺乏規范性，存在較多問題，影響了檔案管理工作的有效開展。因此，保證機關單位養老保險檔案管理的規范性，對于機關單位而言，有著重要的意義。

1 機關事業單位養老保險檔案管理工作難點

隨著我國社會形勢的改變，老齡化加劇，機關事業單位需要提供養老保險服務的人員數量不斷增加，導致養老保險檔案的數量越來越多，我國對養老事業的重視程度也在不斷提升，所以保險制度也會隨著政策改變而發生變化，這都導致養老保險需要管理的檔案數量迅速增加，管理難度也越來越大；由于機關事業單位的工作特點，有些職員的工作部門和單位會發生調動，職員的工作間也會隨之改變，相應的，養老保險檔案內容也需要進行更新，機關事業單位崗位具有流動性這一特點，也導致養老保險檔案管理的工作內容更為復雜；由于我國社會和經濟的發展，有大量機關事業單位為適應國家和社會需要，進行了改制和并軌，職員退休時，已經脫離原工作單位，所以機關事業單位中增加了大量人事檔案，檔案量的增加直接影響了機關事業單位養老保險檔案管理難度，減緩了工作效率，甚至會影響部分退休工作者不能及時的享受到相關養老待遇。

2 機關單位養老保險檔案管理的現狀

2.1 養老保險檔案管理水平不高

目前我國養老保險檔案的登記工作和存儲工作還處于半人工狀態。表面上登記信息、問卷調查、分揀資料都是通過互聯網記錄，但實際上還是人力占大部分比重。不僅如此，檔案的起草與修改的是通過人為操作，電腦錄入，而檔案的儲存則是通過建立文檔，分類后儲存在數據庫中。兩種方式涉及的是不同的計算機開發語言，這就使得資料的存儲與提取出現斷層。而在不同的保險公司之間，這樣的差異會更加明顯，使用的計算機檔次不同，不同類型的計算機軟件也不同，由此造成的無統一化的規范，都在一定程度上拉低我國養老保險檔案的管理水平低下。

2.2 管理人員專業素質不高

現階段進行檔案管理的工作人員基本上都沒有受到專業的信息管理培訓，大多數上崗的檔案管理人員對檔案知識，信息技術知之甚少。保險公司招聘員工后也沒有進行系統專業的培訓，更甚之一部分僅是兼職人員，兼職人員流動性大，工作交接也不到位，將資料分裝到檔案盒后也沒有進行系統細致的整理，導致大量檔案信息混亂。

2.3 養老保險檔案管理信息化系統不完善

養老保險檔案信息化建設中一個突出問題就是檔案一經存儲后再次提取困難。這主要是因為后臺信息整理系統不夠完善，大量的檔案積壓，沒有進行及時整理。而工作人員之間分工不明確，大量重復存儲工作，卻沒有進行整理工作，出現問題便相互推卸責任。除了檔案信息混亂以外，檔案信息的分散也是一個嚴重的問題。這就要求有完善的機制在養老檔案信息錄入后進行整合分析，并進行后期管理以便提取。

3 機關事業單位如何完善養老保險檔案管理工作措施

3.1 完善檔案管理制度、提高檔案管理水平

檔案管理工作要基于我國已經制定的相關管理制度，制定科學有效的管理方案，以機關事業單位養老保險實際工作情況為基礎，加強檔案的規范化管理，制定行之有效的工作程序，將有效信息及時歸檔、存檔，確保檔案完整性。同時，要將檔案進行合理分類，注重檔案保密性，將這些工作內容都能得到相關規定和制度制約，從而保證機關事業單位養老保險檔案管理工作更加嚴謹。

3.2 加大宣傳，提升檔案管理的意識

機關單位需要加大養老保險檔案管理工作的宣傳，利用單位平臺和部門培訓等，提升檔案管理的意識。①單位領導需要重視檔案管理工作，領導重視，才能保證相應制度，可以有效的執行。②加強對檔案管理工作的監督。對檔案管理的工作情況，進行監督，保證檔案管理工作按照制度，規范化進行。③提升員工的檔案管理意識，自覺配合檔案管理人員的各項工作。

3.3 創新檔案管理方式，運用科技手段管理檔案

傳統的檔案管理方式較為落后，工作效率差，檔案管理風險高，容易出現檔案損壞和丟失現象。隨著科學技術水平不斷發展，信息化檔案管理方式以及逐漸被各行各業廣泛應用，作為機關事業單位，更應緊跟時代腳步，推行信息化檔案管理方式。具體實施方式為：建立數字檔案，利用計算機技術，將檔案轉化為數字資料，并對檔案進行存儲和管理；使用檔案管理軟件，將檔案管理向自動化方向推進，檔案管理軟件具有強大功能，不但可以幫助使用者快速將檔案進行分類，還能夠通過檢索功能立刻調出需要查詢的檔案內容。通過計算機網絡化融入檔案管理工作，可以有效提高工作效率，提升工作質量。

3.4 培養專業檔案管理人才

機關單位養老保險檔案管理工作的規范化開展，離不開專業的檔案管理人員，建設高素質的檔案管理團隊，才能實現規范化的檔案管理。因此，機關單位需要做好檔案管理人才的培養，具體措施有：①加強外部檔案管理人才引入和內部檔案管理人才的培養。外部招聘具有專業檔案管理知識的人員，內部依靠檔案管理方面的專家和教授，對單位檔案管理人員進行專業知識教學和講座，組織單位檔案管理人員，參觀市檔案局或者省檔案局，學習檔案管理的先進理念和經驗。②為了促進檔案管理的順利進行，做好檔案管理人才的儲備。制定檔案管理人才的招聘、培訓計劃等，保證檔案管理人員的人才供應。

對養老保險工作的執行和管理問題日益嚴峻，養老保險工作中的檔案管理，是養老保險工作內容的重點和基礎，需要相關工作人員對養老保險檔案進行及時的更新和不斷完善，以保證養老保險業務辦理的順利開展。

參考文獻

[1]杜曼麗.機關單位養老保險檔案管理的現狀分析與探索研究[J].辦公室業務，2017（15）：105.

收稿日期：2018-11-1